प्राप्य को कैसे संभालना है

विषय

• चरणों
• भाग 1 क्रेडिट प्रथाओं को परिभाषित करना
• भाग 2 चालान ग्राहकों
• भाग 3 प्राप्य खातों पर पालन करें
• भाग 4 लेखा प्राप्य लेखा पद्धतियों को लागू करें

यदि आप एक क्रेडिट संस्थान के मालिक हैं और अपने ग्राहकों को क्रेडिट प्रदान करते हैं, तो व्यापार प्राप्तियों के लिए प्रक्रियाओं को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। ग्राहक क्रेडिट तब है जब आप अपने ग्राहक को एक सेवा प्राप्त करने की अनुमति देते हैं या तुरंत बाद में आपको भुगतान करने के वादे के बदले किसी उत्पाद पर कब्जा कर लेते हैं। दूसरे शब्दों में, आप उसे अपने उत्पादों पर कब्जा करने से पहले अनुमति देते हैं इससे पहले कि वे आपको भुगतान करें। यदि आप क्रेडिट कार्ड स्वीकार करते हैं, तो जारी करने वाली कंपनी जोखिमों का प्रबंधन करती है। इस घटना में कि ग्राहकों को चेक या नकदी से भुगतान करना है, आपको भुगतानों की जांच करनी चाहिए और जोखिमों का प्रबंधन करना चाहिए। व्यापार प्राप्तियों से निपटने में ऋण देने के लिए प्रक्रियाएँ स्थापित करना, चालान बनाना, देय भुगतानों के विवरण रखना और लेखा कार्यों को प्राप्त करना शामिल है।

चरणों

भाग 1 क्रेडिट प्रथाओं को परिभाषित करना

1. 
   

   
   क्रेडिट एप्लिकेशन प्रक्रिया विकसित करें। निर्धारित करें कि आप व्यक्तियों को क्रेडिट देना चाहते हैं या केवल कंपनियों को। अपने सभी ग्राहकों से एक आवेदन पूरा करने के लिए कहें ताकि उनकी साख का आकलन किया जा सके। सभी क्रेडिट आवेदकों के खातों की जांच करें।
   • व्यक्तियों को अपना नाम, संपर्क जानकारी, रोजगार की जानकारी और सामाजिक सुरक्षा संख्या प्रदान करनी होगी।
   • व्यवसायियों को अपना व्यवसाय नाम, उनके लेखा विभाग के लिए संपर्क जानकारी, अन्य कंपनियों से क्रेडिट इतिहास और उनके निदेशकों के नाम प्रदान करना होगा।

2. 
   

   
   बिक्री की सामान्य शर्तों को स्थापित करें। अपनी आवश्यकताओं और ग्राहक के दायित्वों को समझाते हुए एक दस्तावेज विकसित करें। भुगतान की निर्धारित तिथि भी बताएं। उदाहरण के लिए, आप संकेत कर सकते हैं कि भुगतान खरीद के 30 दिनों के भीतर किया जाना चाहिए। देर से भुगतान के लिए देय ब्याज की राशि निर्दिष्ट करें। संकेत दें कि ग्राहक को चेक या ऋण संग्रह के लिए शुल्क का भुगतान करना होगा।
   • क्रेडिट आवेदक इस बात की पुष्टि करने के लिए फॉर्म पर हस्ताक्षर करने में सक्षम होना चाहिए कि उन्होंने खंड को पढ़ा और समझा है।

3. 
   

   
   
   
   उपभोक्ता ऋण पर कानूनों का सम्मान करें। उपभोक्ता ऋण एक अनुबंध है जिसके द्वारा एक ऋणदाता उधारकर्ताओं (या तो व्यक्तियों या वित्तीय निगमों) को माल और सेवाओं की खरीद के लिए धन की वापसी योग्य राशि उपलब्ध कराता है। फ्रांस में, लागार्ड कानून ने उपभोक्ताओं की सुरक्षा के लिए उपभोक्ता ऋण में सुधार किया है। यह कानून उधारदाताओं पर नए दायित्वों को भी लागू करता है। यहाँ कुछ प्रावधान हैं जो यह कानून प्रदान करता है।
   • उधारदाताओं को किसी भी तरह से विज्ञापन नहीं देना चाहिए कि क्रेडिट ग्राहक की स्थिति में सुधार करता है।
   • ऋणदाता बीमा का चयन करने के लिए स्वतंत्र है जो उसे सबसे अच्छा लगता है।
   • उधारकर्ता की साख की जांच के लिए क्रेडिट संस्थानों की आवश्यकता होती है और यह सुनिश्चित करना होता है कि उधारकर्ता एफआईसीपी फाइल में पंजीकृत नहीं है।
   • उपभोक्ता ऋण को नियंत्रित करने वाले कानूनों के बारे में अधिक जानने के लिए, इस लेख को देखें।

भाग 2 चालान ग्राहकों

1. 
   

   
   
   
   समझें कि एक बिल क्या है। एक चालान एक दस्तावेज है जो एक विक्रेता को बिक्री के समय एक विक्रेता से प्राप्त होता है। यह उन उत्पादों और सेवाओं का विवरण देता है जिन्हें बेचा गया है, उनकी लागत और जिस तिथि पर भुगतान अपेक्षित है। चालान रसीद से अलग है। खरीद रसीद तभी जारी की जाती है जब ग्राहक खरीदारी के समय पूरा भुगतान करता है। यदि वह बाद की तारीख में या कंपित तरीके से भुगतान करता है, तो आपको उसे चालान जारी करना होगा।
   • चालान बयान से अलग है। ग्राहक को एक या अधिक वर्तमान चालान के साथ एक बयान भेजा जाता है और कुल देय राशि निर्दिष्ट करता है। इसकी मुख्य भूमिका बिलिंग प्रक्रिया को सरल बनाना है।

2. 
   

   
   अपनी बिलिंग विधि चुनें। आपके लिए दो विकल्प उपलब्ध हैं: आप या तो खुद इनवॉयस जारी कर सकते हैं या इसे करने के लिए किसी कंपनी को नियुक्त कर सकते हैं। यदि आप अभी शुरुआत कर रहे हैं, तो इसे स्वयं करें। आप अपनी कंपनी के वित्त पर अपने ज्ञान को गहरा करने में सक्षम होंगे। बाद में, आप इस कार्य को किसी अन्य व्यक्ति को दे सकते हैं।

3. 
   

   
   चालान पर सभी संबंधित जानकारी शामिल करें। स्पष्ट रूप से बिल शब्द लिखें। ग्राहक और प्रदान किए गए उत्पादों या सेवाओं की पहचान करने के लिए जानकारी शामिल करें। अपना नाम, अपनी व्यावसायिक इकाई का नाम और ग्राहकों को भुगतान भेजने के लिए पता स्पष्ट रूप से बताना न भूलें।
   • प्रत्येक इनवॉइस के लिए एक अद्वितीय संख्या असाइन करें।
   • स्पष्ट रूप से तारीख बताएं।
   • क्लाइंट के नाम और पते के साथ-साथ आपकी कंपनी का नाम और पता भी बताएं।
   • स्पष्ट रूप से खरीदे गए उत्पादों या सेवाओं के साथ-साथ खरीद की तारीख भी बताएं।
   • भुगतान की देय तिथि और देय राशि का संकेत दें।

4. 
   

   
   इलेक्ट्रॉनिक या पेपर चालान जारी करना चुनें। आप मेल, इलेक्ट्रॉनिक चालान द्वारा ईमेल, या दोनों के द्वारा पेपर चालान भेज सकते हैं। ग्राहकों को यह इंगित करना चाहिए कि वे बिल कैसे प्राप्त करना चाहते हैं। इलेक्ट्रॉनिक चालान पेपर बिलिंग की तुलना में अधिक सुविधाजनक और कम खर्चीला है। हालांकि, कुछ ग्राहक ऑनलाइन वित्तीय जानकारी का खुलासा करना पसंद नहीं करते हैं। इसके अलावा, यदि कोई ग्राहक ई-मेल पता बदलता है, तो आपको उससे संपर्क करने में परेशानी हो सकती है।

5. 
   

   
   उत्तर लिफाफे को बिल में संलग्न करने का प्रयास करें। ग्राहक अपने भुगतान को अधिक आसानी से भेज सकेंगे। सीधे लिफाफे पर अपना पता दर्ज करें। यदि आप चाहें, तो एक खिड़की का लिफाफा लें, चालान पर अपना पता प्रिंट करें और ग्राहक से यह सुनिश्चित करने के लिए कहें कि आपका पता खिड़की में दिखाई दे। यदि कोई ग्राहक आमतौर पर ऑनलाइन या व्यक्तिगत रूप से भुगतान करता है, तो उसे नोट करें। यदि कोई ग्राहक प्रतिक्रिया लिफाफा प्राप्त नहीं करना चाहता है, तो उस खर्च को बचाएं।
   • भुगतान प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए, प्राप्य चालान की कीमतों को स्वचालित रूप से घटाने के लिए एक सीधी जमा प्रणाली स्थापित करें। आम तौर पर, अपने बैंकों के माध्यम से इस तरह की प्रणाली स्थापित करना आसान होता है।

भाग 3 प्राप्य खातों पर पालन करें

1. 
   

   
   एक ऋण प्रबंधन प्रणाली के लिए ऑप्ट। आप एक्सेल का उपयोग करके ऑफ़लाइन मैनुअल डेटा एंट्री सिस्टम पसंद कर सकते हैं। हालांकि, यदि आपकी कंपनी बढ़ रही है, तो आप अपनी प्रबंधन प्रक्रिया को क्विकबुक जैसे ऋण प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ स्वचालित कर सकते हैं। आप वेब-आधारित वित्तीय प्रबंधन उपकरण जैसे मिंट या फ्रेशबुक का भी उपयोग कर सकते हैं।

2. 
   

   
   मैन्युअल क्रेडिट रिपोर्टिंग सिस्टम का उपयोग करें। आपके पास एक्सेल में एक स्प्रेडशीट तैयार करने का अवसर होगा। दिनांक, ग्राहक का नाम, देय राशि, चालान संख्या और भुगतान तिथि के लिए कॉलम बनाएं। अपने बिल भेजने और भुगतान प्राप्त करने के लिए चार्ट में जानकारी दर्ज करें।
   • आपको एक चालान टेम्पलेट बनाने और अपने सभी चालान जारी करने के लिए इसका उपयोग करने की आवश्यकता होगी।
   • एक प्राप्य फ़ाइल और एक सशुल्क चालान फ़ोल्डर रखें।
   • रसीद फ़ाइल में अवैतनिक चालान रखे गए हैं।
   • एक बार चालान का भुगतान करने के बाद, उन्हें सीधे प्राप्य फ़ाइल से हटा दें और उन्हें भुगतान किए गए चालान फ़ोल्डर में डालें।

3. 
   

   
   सॉफ्टवेयर का उपयोग करके प्राप्य ट्रैक करें। यदि आप एक प्राप्य विकल्प के साथ लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो आप इसे चालान और भुगतान के कारण आसानी से ट्रैक करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। आप सिस्टम में ग्राहक और बिक्री की जानकारी को सीधे संपादित कर सकते हैं। यह आपको स्वचालित रूप से कागज और इलेक्ट्रॉनिक चालान बनाने की अनुमति देगा। यदि सिस्टम इंटरनेट का उपयोग करता है, तो आप ग्राहकों को सीधे ईमेल द्वारा चालान भेज सकते हैं। आपके पास एक रिपोर्ट चलाने का विकल्प है जो आपको बताएगा कि कौन से चालान अभी भी बकाया हैं, इसलिए आपको भुगतान किए गए और अवैतनिक चालान के लिए अलग से कागजी फाइलें रखने की आवश्यकता नहीं है।
   • एक लेखा सॉफ्टवेयर के साथ, आप कालानुक्रमिक क्रम में चालान भी वर्गीकृत कर सकते हैं। इस प्रक्रिया में देर से भुगतान के दिनों की संख्या से अवैतनिक चालान को अलग करना शामिल है, जिससे आपको एक संग्रह नीति लागू करने की अनुमति मिलती है जो कुछ उपायों को निर्धारित करती है जब भुगतान 30, 60 या 90 दिनों तक देरी से होते हैं।

4. 
   

   
   ग्राहकों को खाते के मासिक विवरण जारी करें। खाते का विवरण चालान से अलग है। इसे महीने में एक बार जारी किया जाता है और पुराने चालान के कारण शेष सभी राशियों का विवरण दिया जाता है। खाते का विवरण प्राप्त भुगतानों को भी इंगित करता है। अंत में, यह दस्तावेज़ किसी भी शेष राशि को इंगित करता है जो अवैतनिक बनी हुई है। अवैतनिक खातों के मामले में, बकाया खातों को पहचानने, ट्रैक करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए एक प्रणाली होनी चाहिए।

भाग 4 लेखा प्राप्य लेखा पद्धतियों को लागू करें

1. 
   

   
   प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। लेखांकन सॉफ्टवेयर न केवल आपको चालान बनाने की अनुमति देगा, बल्कि स्वचालित रूप से आपके मासिक वित्तीय विवरण भी सेट करेगा। इस तरह के स्वचालन का लाभ यह है कि यह आपको बहुत समय बचाता है और आपके काम को आसान बनाता है, बजाय एक ही सूचना को मैन्युअल रूप से एक से अधिक बार दर्ज करने के। इस प्रणाली का एक और लाभ यह है कि जब आप अलग-अलग मात्राएँ टाइप करते हैं या विभिन्न रिपोर्टों के बारे में जानकारी प्राप्त करते हैं तो आपको कम त्रुटियाँ होती हैं।

2. 
   

   
   क्रेडिट पर सेवाओं की बिक्री का विवरण दें। पहले, सेवा के कारण राशि के साथ बिक्री खाते को क्रेडिट करें। फिर, उसी राशि के लिए प्राप्य डेबिट करें। जब ग्राहक भुगतान करता है, तो भुगतान की गई राशि के चालू खाते को डेबिट करें। फिर, उसी राशि के लिए ग्राहक के खाते को क्रेडिट करें।
   • मान लीजिए कि आप किसी ग्राहक को सेवा के प्रावधान के लिए $ 5,000 का बिल भेजते हैं।
   • प्राप्तियों पर € 5,000 की डेबिट प्रविष्टि पास करें। बैलेंस शीट में, प्राप्य वृद्धि में दिखाई देने वाले प्राप्य।
   • बिक्री पर 5,000 € के क्रेडिट के लिए एक लेखन खर्च करें। वित्तीय विवरणों में बिक्री में वृद्धि।

3. 
   

   
   क्रेडिट पर माल की बिक्री का एक बयान दें। सबसे पहले, बिक्री और संबंधित प्राप्तियों को रिकॉर्ड करने के लिए जर्नल प्रविष्टियों को जर्नल में रखें। जैसे आपने सेवा के लिए किया था, आपको बिक्री और व्यापार प्राप्य क्रेडिट करना चाहिए। फिर ग्राहक को बेचे जाने वाले स्टॉक को लागत के रूप में कम करने और इसे बचाने पर विचार करें।
   • मान लीजिए कि आपने $ 10,000 का व्यापारिक लेन-देन किया, जिसमें आपने ग्राहक को $ 7,000 का सामान बेचा।
   • बिक्री पर € 10,000 की क्रेडिट प्रविष्टि और प्राप्तियों पर € 10,000 की डेबिट प्रविष्टि पास करें।
   • फिर, बेचे गए सामान की लागत पर € 7,000 का डेबिट लिखें। यह वित्तीय वक्तव्यों में खर्च के रूप में है। फिर इन्वेंट्री खाते में $ 7,000 की क्रेडिट प्रविष्टि लिखें। बैलेंस शीट में इन्वेंट्री की कमी € 7,000 से कम हो जाती है।

4. 
   

   
   खराब ऋणों को पोस्ट करें। बुरे ऋणों को पहचानने का सबसे अच्छा तरीका जर्नल प्रविष्टियों में हर महीने जमा होने वाले अवैतनिक चालान की संख्या का अनुमान लगाना है। इस तकनीक के साथ, उसी महीने में खराब ऋण खर्चों को रिकॉर्ड करना संभव है जो चालान जारी किए गए थे।यह सामंजस्य के सिद्धांत के अनुरूप है, जिससे सभी खर्चों को उसी महीने में मान्यता दी जानी चाहिए जो राजस्व उत्पन्न किया गया था।
   • यदि आप खराब ऋण जमा नहीं करते हैं और जब ग्राहक भुगतान नहीं करता है तो केवल बुरे ऋणों का हिसाब लगाने की अपेक्षा करता है, यह सुलह के सिद्धांत का उल्लंघन करता है।
   • उदाहरण के लिए, यदि आप अनुमान लगाते हैं कि € 40,000 का चालान एक महीने के भीतर भुगतान नहीं किया जाएगा, तो खराब ऋण खाते पर € 40,000 का व्यय दर्ज करने के लिए आगे बढ़ें। यह आपके वित्तीय विवरण में व्यय मद के रूप में दिखाई देता है।
   • इसके अलावा, बैलेंस शीट में संदिग्ध खातों के लिए भत्ता खाते में उसी राशि के क्रेडिट की लेखांकन प्रविष्टि रखें।
   • जब आप ऐसे बिलों की पहचान करते हैं जो अवैतनिक रहते हैं, तो आपको केवल खराब ऋण खातों और प्राप्य खातों से धन निकालने की आवश्यकता होती है।

5. 
   

   
   शीघ्र भुगतान के लिए पोस्ट छूट। यदि आप अग्रिम भुगतान के लिए छूट की पेशकश करते हैं, तो ग्राहक चालान पर कुल राशि से कम का भुगतान करेगा। फिर बिक्री छूट खाते में लाभ में कमी के रूप में प्रसार को बचाएं। यह आपको आय विवरण में विसंगतियों की जांच करने की अनुमति देगा।
   • मान लीजिए कि आप किसी ग्राहक को $ 1,000 का बिल भेजते हैं और आप उसे 10 दिन पहले भुगतान करने के लिए 10% की छूट, या € 100 देते हैं। हालांकि, यह ग्राहक केवल 900 € का भुगतान करता है।
   • प्राप्तियों पर € 1,000 प्रविष्टि पास करें।
   • बिक्री पर डेबिट 900 € और बिक्री खाते पर 100 €।

6. 
   

   
   व्यापार प्राप्य का एक ऐतिहासिक विवरण तैयार करें। इस तरह की एक रिपोर्ट आपको सभी बकाया चालानों का विवरण देगी। यह दिखाने के लिए संरचित है कि पुराने बिल कितने पुराने हैं। उदाहरण के लिए, वर्तमान बिलों के लिए कॉलम हो सकते हैं, जिनका भुगतान 0 से 15 दिनों के देर से भुगतान, 16 से 30 दिन, 31 से 45 दिन और 45 दिनों से अधिक हो सकता है। आप इसका उपयोग खराब ऋण का अनुमान लगाने के लिए कर सकते हैं। आप इस रिपोर्ट का उपयोग उन चालानों की पहचान करने के लिए भी कर सकते हैं जिनके लिए अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता होती है।