अपने समय को प्रभावी ढंग से कैसे व्यवस्थित करें

विषय

• चरणों
• भाग 1 अपने समय के वर्तमान प्रबंधन का आकलन करें
• भाग 2 विक्षेपों से बचना
• भाग 3 अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करना

हर किसी ने कभी न कभी किसी को शिकायत करते सुना है कि दिन में इतने घंटे नहीं होते जितने के लिए उन्हें करना पड़ता है। अपने समय को व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने के लिए कुछ बुनियादी सुझाव आपको अपना सबसे अधिक समय देने में मदद कर सकते हैं। अपने समय को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने का तरीका सीखने से आप कई और चीजों को पूरा कर पाएंगे।

चरणों

भाग 1 अपने समय के वर्तमान प्रबंधन का आकलन करें

1. 
   

   
   अपनी दैनिक गतिविधियों का निरीक्षण करें। देखें कि आप हर दिन क्या करते हैं और अपना समय बिताने के विभिन्न तरीकों पर ध्यान दें। आपको यह देखकर आश्चर्य होगा कि आप उस दिन को कितना समय बर्बाद करते हैं जब आप इसकी तुलना उस समय से करते हैं जो आप कर रहे हैं जो आपको करना है।
   • अधिक व्यर्थ गतिविधियों को नोट करना न भूलें, उदाहरण के लिए जब आप अपना नाश्ता तैयार करते हैं, जब आप घर का काम करते हैं, जब आप स्नान करते हैं, आदि।

2. 
   

   
   अपनी सभी गतिविधियों को एक नोटबुक में लिखें। एक बार जब आप अपनी सभी गतिविधियों का अवलोकन कर लेते हैं और यह अनुमान लगा लेते हैं कि आप उन्हें करने में कितना समय देते हैं, तो इसे एक नोटबुक में लिखें। सभी सूचनाओं को एक ही नोटबुक में रखें, क्योंकि आप उन पैटर्न को अधिक आसानी से पहचान पाएंगे जो बार-बार दोहराए जाते हैं और यदि आप समय गंवाते हैं यदि आप उन्हें एक ही पृष्ठ पर देखते हैं।
   • कुछ भी नहीं याद रखें और नोटबुक में प्रत्येक प्रविष्टि को स्पष्ट रूप से नोट करें। अलग-अलग घटनाओं को एक प्रविष्टि में समूहित न करें, मामूली कार्यों को कम न करें, और यह आकलन करते समय सही समय लिखें कि आपका दिन कैसे टूटता है।
   • यह कुछ गतिविधियों को श्रेणियों में समूहित करने के लिए उपयोगी हो सकता है। उदाहरण के लिए, आपको नीला गृहकार्य, लाल काम की गतिविधियाँ और शौक काले रंग में नज़र आ सकते हैं। यह आपको बेहतर कल्पना करने में मदद करेगा कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं।

3. 
   

   
   
   
   अपने समय का मूल्यांकन करें। क्या आप एक घंटे तक कुछ नहीं करते हैं? दो घंटे में तय करना है कि कहां खाना है? इंटरनेट सर्फ करने के लिए आठ घंटे? ऐसे टेम्पलेट खोजें जो आपको बताएं कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं और यह निर्धारित करते हैं कि किन गतिविधियों की आवश्यकता है और किन गतिविधियों की आवश्यकता नहीं है।
   • क्या आप समय खो रहे हैं क्योंकि आपके पास खुद पर नियंत्रण नहीं है? क्या आप अक्सर रात भर बातें करते हैं? क्या आप बहुत अधिक जिम्मेदारी स्वीकार करते हैं? ये ऐसे प्रश्न हैं जिनका मूल्यांकन करते समय आपको खुद से पूछना चाहिए कि आप अपना समय कैसे व्यतीत कर रहे हैं।
   • आपको एहसास हो सकता है कि आप अपने दिन को इस तरह से विभाजित करते हैं जिसका कोई मतलब नहीं है। उदाहरण के लिए, आधे घंटे के काम पर वापस जाने से पहले महत्वहीन चीजें करने से पहले दस मिनट काम करने में समझदारी नहीं हो सकती है। यदि आप एक घंटे के लिए काम करते हैं तो आप अधिक केंद्रित और उत्पादक होंगे और बाद में कम महत्वपूर्ण बातों का ध्यान रखेंगे।
   • बेहतर होगा कि आप अपने कामों को तोड़-मरोड़ कर पेश करें। यह विधि आपको विचलित किए बिना एक निश्चित कार्य के लिए एक निश्चित समय आवंटित करने के लिए कहती है।

4. 
   

   
   
   
   समायोजन के बारे में सोचो। अब जब आप जानते हैं कि आप अपने समय में क्या कर रहे हैं, तो अपने कार्यक्रम में सक्रिय समायोजन करना शुरू करें। सुनिश्चित करें कि आप उन क्षेत्रों की पहचान करते हैं जिन्हें आप कम नहीं कर सकते हैं। ऐसा नहीं है क्योंकि किसी चीज़ में बहुत समय लगता है, यह वह समय है जब आप बर्बाद करते हैं।

5. 
   

   
   जो गलत है उसे ढूंढो। यदि आप एक दिन में तीन घंटे काम के कागजात भेजते हैं, तो यह संभावना नहीं है कि आप इस गतिविधि पर खर्च होने वाले समय को कम कर पाएंगे। हालांकि, यदि आप नौकरियों के बीच चार या पांच स्टाफ सदस्य भेजते हैं, तो आप इस गतिविधि पर खर्च होने वाले समय को कम करने में सक्षम हो सकते हैं।

6. 
   

   
   अपनी आदतें बदलें। अपने समय के प्रबंधन के साथ आपकी जो भी समस्या है, हमेशा एक समाधान है। एक बार जब आप अपना समय बर्बाद कर लेते हैं या जिस तरह से आपको अपना समय व्यतीत करना चाहिए, आपको अपने समय प्रबंधन की आदतों को बदलने के लिए एक ठोस प्रयास करने की आवश्यकता होगी।
   • यदि आप बहुत अधिक समय घर का काम करने या खाने की तैयारी में बिताते हैं, तो एक हाउसकीपर या कुक को काम पर रखने पर विचार करें। कुछ लोगों के लिए, उनका समय उनके पैसे से अधिक है।
   • आप अपने दिन का एक अच्छा हिस्सा इंटरनेट पर लक्ष्यहीन रूप से व्यतीत कर सकते हैं। आप कुछ साइटों या सामाजिक नेटवर्क तक अपनी पहुंच को सीमित कर सकते हैं जब आपको काम करना चाहिए या कुछ और करना चाहिए।

भाग 2 विक्षेपों से बचना

1. 
   

   
   अपने जीवन में आने वाले विकर्षणों को पहचानें। लगातार ध्यान भटकाना अच्छे टाइम मैनेजमेंट के लिए सबसे बड़ा खतरा है। आपको यह समझने की जरूरत है कि कौन सी गतिविधियां या कौन से व्यक्ति आपका समय बर्बाद करते हैं। चाहे वह दोस्त हो जो कभी भी बात करना बंद नहीं करता है या एक दोषी खुशी है जो आपको आपकी नौकरी से दूर ले जाती है, आपको अपना समय बर्बाद करने वाली किसी भी चीज़ से बचने के लिए तरीके खोजने की आवश्यकता है।
   • यदि आप कुछ ऐसा समय बिताते हैं जो वांछित परिणाम नहीं देता है, तो यह संभवतः आपके जीवन में एक व्याकुलता है जिससे आपको बचना चाहिए।
   • यदि आप एक कार्यालय में काम करते हैं, तो आप शायद अपने कई सहयोगियों को ध्यान भंग के रूप में सोचेंगे। जब आपके पास करने के लिए अनावश्यक बातचीत से बचें। हालांकि, यह मत भूलो कि कार्यालय में आपका रवैया आपके कैरियर की प्रगति के लिए उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आपके समय प्रबंधन कौशल, इसलिए आपको बुरा नहीं होना चाहिए।

2. 
   

   
   फोन पर लंबी बातचीत से बचें। यदि आप फोन पर लटके हुए बहुत समय बिताते हैं, तो आपको अपनी बातचीत की आदतों को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है। अक्सर, आप टेलीफोन पर चर्चा के बजाय आमने-सामने के साथ तेजी से परिणाम प्राप्त कर सकते हैं, यही कारण है कि आपको लाइन पर लटकाए गए समय की मात्रा को कम करने की आवश्यकता होती है।
   • कई फोन वार्तालाप, विशेष रूप से शुरुआत या अंत में, अनावश्यक या अनावश्यक चर्चाओं को शामिल करते हैं। लोग फोन पर रहते हुए विषय से भटक जाते हैं, इसलिए आपको ध्यान देना होगा। आमने-सामने की बैठकों में, आप केवल उस विषय पर चर्चा करने के लिए अधिक बाध्य महसूस करते हैं जो आपकी रुचि है। ऐसा तब होता है क्योंकि जब आप अपने फोन करने वाले के सामने होते हैं तो कोई और दुराव नहीं होता।

3. 
   

   
   इंटरनेट पर ज्यादा समय न बिताएं। बहुत से लोग कार्यों को पूरा करने के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में नेट का उपयोग करते हैं जिन्हें करने की आवश्यकता होती है। हालाँकि, ऐसे बहुत से लोग हैं जो बेकार लेखों या खेल समाचारों को पढ़ने या सितारों, बिल्लियों या पिल्लों की तस्वीरों को देखने के लिए प्रेरित करते हैं। इंटरनेट का उपयोग करते समय ध्यान केंद्रित रखें। ऐसे प्रोग्राम हैं जो आप वेब को प्रदान किए जाने वाले विक्षेप को कम करने में मदद करने के लिए कुछ एप्लिकेशन, साइट्स और डोमेन को स्थापित कर सकते हैं।
   • जब आप किसी और चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने वाले हों तो फेसबुक और अन्य सोशल नेटवर्किंग साइट्स से बचें।
   • आप Google पर विभिन्न विषयों की तलाश में बहुत समय बर्बाद करेंगे। आप किसी एक विषय पर त्वरित खोज करने के बारे में सोच सकते हैं और इसे जानने से पहले, आपने नेट की गहराई की खोज में तीन घंटे बिताए।

4. 
   

   
   "परेशान न करें" संकेत का उपयोग करें। आप शायद इस संकेत को जानते हैं जो होटल के कमरे के दरवाजे पर लटका हुआ है। यह कार्यालय या आपके कार्यस्थल पर उतना ही प्रभावी हो सकता है। आप इस तरह के संकेत को अगले होटल में उठा सकते हैं, जहां आप रह रहे हैं या घर पर एक प्रिंट कर रहे हैं जिसे आप आवश्यक होने पर अपने कार्यालय के दरवाजे पर लटका सकते हैं। इससे आपको अनावश्यक वार्तालापों के जोखिम से बचने में मदद मिलेगी जो आपको अपने काम से विचलित कर देगा।
   • यदि आप घर पर काम करते हैं, तो केवल काम के लिए एक समर्पित स्थान होना आवश्यक है। घर के सामान्य क्षेत्रों में काम न करें क्योंकि टीवी, टेलीफोन या वीडियो गेम कंसोल आपको अपने काम से आसानी से विचलित कर सकते हैं।

5. 
   

   
   अपरिहार्य विकर्षणों के लिए समय निकालें। कुछ ऐसी व्याकुलताएँ हैं जिन्हें लोग सिर्फ टाल नहीं सकते। कभी-कभी यह आपका बॉस होता है जो आपके पास चीजों और दूसरों या आपके परिवार के किसी पुराने सदस्य पर चर्चा करने के लिए आता है जिसे सरल चीजों के साथ मदद की जरूरत होती है। इन अपरिहार्य विकर्षणों को, यदि आप पहले से तैयार करते हैं, तो वे उस समय के साथ हस्तक्षेप नहीं करेंगे जो आपको अन्य परियोजनाओं या गतिविधियों के लिए आवश्यक है जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है।

भाग 3 अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करना

1. 
   

   
   सब कुछ लिखो। उन कार्यों को पूरा करने के लिए अपनी स्मृति पर भरोसा न करें जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है। एक जगह पर आपको जो कुछ करना है, उसे लिखें और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इस सूची से परामर्श करने के लिए तैयार रहें।
   • यहां तक ​​कि अगर विचाराधीन कार्य आपको मामूली या माध्यमिक लगता है, तो इसे नोट करें। आपका कैलेंडर "जॉन को बुलाओ", "लाभ के मार्जिन की तलाश करें" या "बॉस को भेजें" जैसी छोटी टिप्पणियों से भरा होना चाहिए।
   • दिखाई देने वाले कार्यों को नोट करने के लिए लगातार अपने साथ एक नोटबुक रखें। आपको लगता है कि आप उन्हें बाद में लिखना याद रखेंगे, लेकिन आप ऐसा नहीं करेंगे।

2. 
   

   
   एक कैलेंडर का उपयोग करें। अपने टूल में एक साधारण कैलेंडर जोड़कर, जो आपको व्यवस्थित करने में मदद करता है, आप अपने समय को अधिक कुशलता से व्यवस्थित कर सकते हैं। जब वे आपके शेड्यूल में शामिल होते हैं तो नई समय सीमा, गृहकार्य या बैठकें लिखें। अपने कैलेंडर को फिर से पढ़ने के लिए प्रत्येक सुबह का समय निकालें ताकि पता चल सके कि आगे क्या है।

3. 
   

   
   अधिक परिश्रम से बचें। एक ही समय में बहुत सी परियोजनाओं के लिए बहुत सी चीजें करने या जिम्मेदार होने से बचने के लिए अपने कार्यक्रम को व्यवस्थित करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास समय है, कुछ भी स्वीकार करने से पहले अपने कैलेंडर की जाँच करें। यह आपको संगठित रहने में मदद करेगा और आपके कैलेंडर पर नियमित रूप से नज़र रखेगा।

4. 
   

   
   विकर्षणों को दूर करें। उन तत्वों को समाप्त करके अपना समय व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित करें जो विचलित हो सकते हैं या आपके लक्ष्य की दृष्टि खो सकते हैं या देर से हो सकते हैं। टीवी और गेम कंसोल को उस कमरे से दूर रखें जहां आप अध्ययन करते हैं या बिल का भुगतान केवल उन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए करते हैं जो पहले किए जाने की आवश्यकता है और बाद में शौक रखने के लिए।

5. 
   

   
   अपने कार्यों को व्यवस्थित करें। पहले कुछ महत्वपूर्ण या जरूरी काम करने के लिए खुद को व्यवस्थित करके अपने समय को कुशलता से प्रबंधित करें। इसे अपने कैलेंडर में एक विशेष रंग मार्कर के साथ हाइलाइट करके या स्टिकर लगाकर नोट करें। इन जरूरी गतिविधियों पर ध्यान दें, पहले खुद को उन्हें खत्म करने के लिए पर्याप्त समय दें, फिर पहले वाले को खत्म करने के बाद कम जरूरी गतिविधियों पर काम करें।
   • अपनी प्राथमिकताओं को समय-समय पर बदलने में संकोच न करें। ऐसी चीजें हैं जो अंतिम समय में दिखाई दे सकती हैं और जो जल्दी से आपका ध्यान आकर्षित करती हैं। आपको वह करना बंद करना होगा जो आप कर रहे हैं और कभी-कभी अंतिम-मिनट की गतिविधि पर अपनी ऊर्जा और समय को रोकते हैं। बस यह सुनिश्चित करें कि ऐसा अक्सर नहीं होता है।
   • यदि आपको एहसास है कि आप दिन के दौरान अपनी प्राथमिकताओं को लगातार बदल रहे हैं, तो कुछ गलत है। यहां तक ​​कि अगर आपको समय के उपयोग में मामूली समायोजन की उम्मीद करनी है, अगर आपको लगातार बदलाव करना है, तो यह हो सकता है क्योंकि आपने शुरू से ही अपनी गतिविधियों को ठीक से व्यवस्थित नहीं किया है।

6. 
   

   
   यथार्थवादी बनो। अपने प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए खुद को यथार्थवादी समय दें। अगर आपको लगता है कि किसी गतिविधि को पूरा होने में आधे घंटे से लेकर एक घंटे का समय लगेगा, तो आप खुद को एक घंटा दें। किसी गतिविधि में कितना समय लगेगा, इसके बारे में यथार्थवादी रहकर आप अतिभारित या देर से आने से बचते हैं।
   • रोकथाम हमेशा इलाज से बेहतर है और आपको ज़रूरत से ज़्यादा समय दें। यदि आप अपना कार्य पहले समाप्त कर लेते हैं, तो आप अगले कार्य पर जा सकते हैं, जिससे आपकी उत्पादकता प्रभावित नहीं होनी चाहिए।

7. 
   

   
   बुनियादी गतिविधियों को व्यवस्थित करें। भोजन या शॉवर जैसी बुनियादी गतिविधियों के लिए आवश्यक समय को गिनना न भूलें। यह आपको स्वाभाविक लग सकता है, लेकिन यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि उन्हें अपनी अन्य गतिविधियों के बीच करने के लिए सुनिश्चित करें कि आप उन्हें भूल न जाएं या देर न करें।

8. 
   

   
   अनुस्मारक की एक प्रणाली का उपयोग करें। आपको महत्वपूर्ण कार्यों और समय-सीमाओं को याद रखने में मदद करने के लिए अपने शेड्यूल के अलावा एक सरल रिमाइंडर सिस्टम सेट करें। कुछ करने या किसी गतिविधि की योजना बनाने के लिए दिन के निश्चित समय पर अपने फ़ोन पर पोस्ट-अलर्ट या अलर्ट का उपयोग करें। यह प्रणाली आपको कुछ भी नहीं भूलने में मदद करेगी।
   • आपको क्या करना है यह याद रखने के लिए दूसरों पर निर्भर रहने से बचें। वे शायद आपको भूल जाएंगे क्योंकि आप खुद को भूल जाएंगे।
   • यदि आपके पास करने के लिए कुछ बहुत महत्वपूर्ण है, तो कई अनुस्मारक व्यवस्थित करें। आप फोन पर पोस्ट-इट या अलर्ट को नजरअंदाज कर सकते हैं।

9. 
   

   
   मदद के लिए पूछें। यदि आवश्यक हो तो किसी को आपकी मदद करने या सरल कार्यों को सौंपने के लिए कहें। यदि आप अपने आप पर गर्व करते हैं और किसी को सरल कार्य करने के लिए कहेंगे, जैसे कि गृहकार्य में मदद करने या व्यस्त होने पर रात का भोजन तैयार करने में, आप अपने कार्यक्रम को प्रबंधित करने में अपनी सहायता करेंगे
   • योग्य लोगों के लिए अपनी जिम्मेदारियों को सौंपना सुनिश्चित करें। प्रश्न में कार्य को पूरा करना पर्याप्त नहीं है, आप यह भी चाहते हैं कि यह अच्छा हो।
   • अपने सहकर्मियों से लगातार मदद मांगने की आदत न डालें। यह इंगित करता है कि आप अपने समय का प्रबंधन करना नहीं जानते हैं। आप आलसी और अकुशल होंगे।

10. 
    

    
    अपनी उत्पादकता का मूल्यांकन करें। समय-समय पर, एक कदम पीछे लेना और विश्लेषण करना आवश्यक है कि आपने क्या पूरा किया है, आपके प्रदर्शन की गुणवत्ता और समय जो आपको ले गया है। अपने काम और अपने जीवन के इन पहलुओं से अवगत होने से, आप अपने कार्यक्रम और अपनी दैनिक आदतों में बदलाव कर पाएंगे, जो आश्चर्यजनक रूप से प्रभावी परिणाम दे सकते हैं।

11. 
    

    
    स्वयं को पुरस्कृत। यदि आप कड़ी मेहनत करते हैं या बहुत अधिक करते हैं, तो आप थकावट के एक चरण में पहुंच जाएंगे और आपके लिए सबसे सरल कार्यों पर भी ध्यान केंद्रित करना मुश्किल होगा। फिर आपको समय-समय पर एक क्षण लेना होगा कि आपने जो पूरा किया है उसे मनाने के लिए और कुछ ऐसा करने के लिए जिसे आप वास्तव में प्यार करते हैं, खुद को पुरस्कृत करें।
    • सुनिश्चित करें कि आप अपना खाली समय मज़े से बिता रहे हैं। फोन बंद करें और अपने सवालों के जवाब देने से बचें। यदि आप काम और आनंद को मिलाते हैं, तो आप खुद को आनंद नहीं देंगे और आप थकान को जमा करेंगे।
    • यदि आप सोमवार या शुक्रवार को काम करते हैं, तो सप्ताहांत पर आराम करें। यदि आपने एक ही प्रोजेक्ट पर ब्रेक के बिना सिर्फ तीन महीने काम किया है, तो एक बार छुट्टी ले लें।