कैसे एक प्रदर्शन का आयोजन करने के लिए

विषय

• चरणों
• भाग 1 पहले से महीनों की तैयारी करें
• भाग 2 दो सप्ताह पहले व्यवस्थित करें
• घटना से 24 घंटे पहले भाग 3
• भाग 4 इवेंट को चलाने का प्रबंधन करना

आप शायद सोचते हैं कि एक कार्यक्रम का आयोजन एक भारी काम है। यदि आपके पास संगठन या योजना की भावना नहीं है तो यह मामला हो सकता है। लेकिन बाकी का आश्वासन दिया, क्योंकि हम एक साथ देखेंगे कि तैयारी से कैसे करें, जो महीनों तक रह सकता है, घटना के दिन तक।

चरणों

भाग 1 पहले से महीनों की तैयारी करें

1. 
   

   
   घटना की वस्तु को परिभाषित करें। एक महत्वपूर्ण वाक्यांश या दो आपको अपनी घटना के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने और इसे संदर्भ में रखने में मदद कर सकते हैं। क्या आप अपने समुदाय के सदस्यों को प्रशिक्षित करने का इरादा रखते हैं? क्या आप अपने कुछ प्रोजेक्ट्स के लिए डोनर्स को समझाने की कोशिश कर रहे हैं? क्या आप कुछ लोगों या लोगों के समूह का सम्मान करना चाहते हैं? अपनी कार्रवाई के दायरे को कम करने के लिए प्रयास करें। आप जो भी करने जा रहे हैं, उसके बावजूद, शिक्षित करना, राजी करना या सम्मान करना, आदि सवाल का जवाब देते हैं: क्यों क्या आप इस कार्यक्रम का आयोजन करने जा रहे हैं?
   • इसे मिशन के बयान के रूप में लें। सफलता के लिए आपकी रूपरेखा जब आप स्पष्ट रूप से जानते हैं कि आप क्या करना चाहते हैं, तो आपके लिए कार्य करना आसान हो जाएगा!

2. 
   

   
   
   
   लक्ष्य निर्धारित करें। आप क्या हासिल करना चाहते हैं? वास्तव में ? नहीं कि प्रतिभागियों की संख्या कितनी होगी या यदि घटना घटेगी, तो आप क्या चाहते हैं कि वह इस घटना से बाहर आए। 5 लोग जो आपके संगठन के एक नए घटक की ओर अपना मुंह मोड़ रहे हैं? € 1,000 का संग्रह? मानसिकता का बदलाव? एक उत्साही दर्शक?
   • अपने ईवेंट के संगठन के माध्यम से आप जिन तीन चीजों को पूरा करना चाहते हैं, उन्हें पहचानें और उन्हें पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करें। आपके पास एक वित्तीय लक्ष्य, एक सामाजिक लक्ष्य और एक व्यक्तिगत लक्ष्य हो सकता है। यह केवल आप पर निर्भर करता है!

3. 
   

   
   स्वयंसेवकों को इकट्ठा करो। आपको विभिन्न कौशल के साथ एक अच्छी टीम की आवश्यकता होगी। आपके स्वयंसेवक विभिन्न प्रकार से आपकी मदद कर सकते हैं, जैसे कि कार्यक्रम, निमंत्रण, और पोस्टर तैयार करना, या प्रतिभागियों की मेजबानी करना और आयोजन के बाद व्यवस्था करना। दूसरे शब्दों में, वे काम पूरा करने में आपकी मदद कर सकते हैं। और यदि आप कर सकते हैं, स्वयंसेवकों आप पर भरोसा कर सकते हैं!
   • सुनिश्चित करें कि प्रबंधक और आपकी टीमों के सदस्य आपके कार्य कार्यक्रम का सम्मान करते हैं। सहयोग से बहुत सी चीजें आसान हो सकती हैं। जब आप उन्हें एक हाथ उधार देने के लिए कहते हैं, तो शुरू से ही उनकी अपेक्षाओं और उनकी भागीदारी के बारे में स्पष्ट रहें।
   • यदि आप स्वयंसेवकों को नहीं रख सकते हैं, तो एक टीम को किराए पर लें! यह सब उस घटना की प्रकृति पर निर्भर करता है जिसे आप आयोजित कर रहे हैं। आपके ईवेंट के होस्ट साइट के प्रबंधक आपके निपटान में एक टीम रख सकते हैं, अन्यथा आप एक अस्थायी कार्य एजेंसी के माध्यम से जा सकते हैं।

4. 
   

   
   
   
   एक बजट तैयार करें। आपको अपने बजट में सभी संभावित खर्चों, राजस्व, दान और अप्रत्याशित खर्चों को शामिल करना होगा। यदि आप बजट नहीं करते हैं, तो आप अपने हाथों में बिलों का एक बंडल, एक खाली बटुआ और नवीनतम समस्या का कोई विचार नहीं करेंगे। घटना के दिन आश्चर्य से बचने के लिए शुरुआत से यथार्थवादी बनें।
   • अपनी लागत कम करने के तरीकों की तलाश करें। क्या आप स्वयंसेवकों की भर्ती कर सकते हैं जो मुफ्त में काम करेंगे? क्या आप अपने किसी मित्र के घर की तरह एक सस्ती घर की साइट चुन सकते हैं? याद रखें कि एक सरल लेकिन सफल मैच एक घटना से अधिक प्रभावशाली है जो अपने रास्ते पर है, लेकिन यह एक फिस्स्को में बदल जाता है।

5. 
   

   
   कहां और कब तय करें। वह चीज है सबसे महत्वपूर्ण करने के लिए, जब यह आपके घटना की बात आती है।क्या जगह है और वह कौन सी तारीख है जो किसी को कहेगी: "हाँ, मैं उसे देखूंगा! एक समय चुनें जब हर कोई स्वतंत्र हो, आसानी से सुलभ स्थान और आपकी पहुंच के भीतर कुछ हो!
   • अपने क्षेत्र की घटनाओं के कैलेंडर की जाँच करें और अपने दर्शकों को निर्धारित करें। यदि आप उन लोगों को लक्षित कर रहे हैं जो घर पर अपना समय बिताते हैं, तो आपका सबसे अच्छा विकल्प दिन के दौरान, शायद बच्चे की देखभाल की पेशकश करते हुए, पड़ोस में अपनी बैठक का आयोजन करना है। लेकिन अगर आप छात्रों को लक्षित कर रहे हैं, तो शहर के केंद्र में रात में अपनी बैठक आयोजित करना सबसे अच्छा है। यदि आप कर सकते हैं, तो जहां आपके दर्शक जाएं पहले ही मिल गया.
   • बेशक, कुछ मामलों में आपको अपनी साइट बुक करने के लिए मजबूर किया जाएगा। उस स्थान के प्रभारी व्यक्ति से संपर्क करें जिसे आप जल्द से जल्द उपयोग करेंगे। मत भूलो वह शायद आप के रूप में व्यस्त है!

6. 
   

   
   रसद के बारे में सोचो। आपको हर चीज के लिए लॉजिस्टिक्स चाहिए। पार्किंग की संभावनाएं क्या होंगी? विकलांग लोगों के लिए उपयोग के साधन क्या हैं? आप अपने बैठक स्थान के आकार के आधार पर क्या कर सकते हैं? आपको किन उपकरणों की आवश्यकता होगी? पेय, बैज, ब्रोशर जैसी अतिरिक्त वस्तुओं के लिए आपको अतिरिक्त खर्चों की क्या आवश्यकता होगी? इवेंट को सुचारू रूप से चलाने के लिए आपको कितने लोगों की आवश्यकता है?
   • अपनी टीम के साथ इन सभी मुद्दों पर विचार करें और समस्या के सभी पहलुओं पर चर्चा करें। क्या आप कुछ अप्रत्याशित घटनाओं का अनुमान लगा सकते हैं और उनसे बच सकते हैं? क्या इसमें भाग लेने के लिए विशेष अतिथि हैं? क्या आपको अपवाद बनाना है?

7. 
   

   
   मार्केटिंग और विज्ञापन के बारे में सोचें। जब आप इस पर हों, तो एक पोस्टर बनाएं। इसमें तिथि, स्थान, समय, अतिथि का नाम, शीर्षक और विषय या घटना का नारा होना चाहिए। चूंकि आप अभी भी प्रारंभिक चरण में हैं, आप इन विवरणों को निपटाने के लिए अपना समय ले सकते हैं। हालांकि, अपने संगठन के बारे में व्यापक दृष्टिकोण रखने के लिए एक अस्थायी रिकॉर्ड जल्दी से बनाना दिलचस्प है!
   • सूचना प्रसारित करने के अन्य तरीकों के बारे में भी सोचें। एक आईएनजी? एक मेलिंग? फेसबुक, या आधा दर्जन अन्य इवेंट वेबसाइट (अधिक जानकारी थोड़ा और आगे)? आपको क्या जरूरत पड़ेगी से पहले प्रतिभागियों को आकर्षित करने के लिए और आपकी जरूरतें क्या होंगी के लिए उनकी रुचि बनाए रखने के लिए घटना?

8. 
   

   
   संगठित हो। यह संभावना है कि कुछ समय के लिए आपके सिर में सब कुछ भ्रामक है और आप नहीं जानते कि कैसे शुरू करें। गहरी सांस लें और एक्सेल खोलें। अपने ईवेंट का एक अनंतिम कैलेंडर तैयार करें। अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए कुछ स्प्रेडशीट बनाएं। यह अनावश्यक लग सकता है, लेकिन दो महीनों में आप इस काम को करने के लिए खुद को बधाई देंगे।
   • प्रत्येक गतिविधि के लिए, समय सीमा के साथ एक कार्यक्रम तैयार करें। अपने सहयोगियों के नाम लिखें और उनके कार्यों और निष्पादन की अवधि निर्दिष्ट करें। इसलिए आप उनके पास मौजूद किसी भी प्रश्न को व्यवस्थित और उत्तर दे सकते हैं।

भाग 2 दो सप्ताह पहले व्यवस्थित करें

1. 
   

   
   सुनिश्चित करें कि सब कुछ ठीक है। अपने इवेंट की तारीख और स्थान निर्धारित करें, अपने गेस्ट ऑफ ऑनर, अपने स्टाफ, थीम और अपने इवेंट का स्लोगन चुनें। ऐसे कौन से मुद्दे हैं जिनके कारण समस्याएँ होने की संभावना है? अंतिम मिनट में कौन से प्रश्न उठ सकते हैं? इस बिंदु पर, आपको अपने सभी विवरणों को अंतिम रूप देना होगा।

2. 
   

   
   अपनी टीम के साथ मिलें। अपने टीम के सदस्यों और प्रबंधकों द्वारा अनुमोदित अपना बजट, शेड्यूल आदि प्राप्त करें। सभी मुद्दों की जांच और हल करने का समय आ गया है। क्या आपके कर्मचारी समझ गए हैं कि उन्हें क्या करना है? क्या वे पूरी प्रक्रिया के साथ सहज महसूस करते हैं?
   • एक बार फिर, अपने सहयोगियों और स्वयंसेवकों के साथ किसी भी संभावित मुद्दों पर चर्चा करने के लिए इकट्ठा हों। कार्य योजना विकसित करने का भी सही समय है।
   • सुनिश्चित करें कि आपकी टीम को कोई आंतरिक समस्या नहीं है। प्रत्येक समूह के नेताओं और सदस्यों के साथ-साथ अपने स्वयंसेवकों के संपर्क में रहें।

3. 
   

   
   अपने कुछ सहयोगियों को जिम्मेदारियाँ सौंपें और सभी गतिविधियों को समन्वित करने के लिए उनमें से अधिक अनुभवी को असाइन करें। यदि यह एक विशाल घटना है, तो एक ही व्यक्ति की देखरेख में कई गतिविधियों को समन्वित करने के लिए कई लोगों से शुल्क लें। याद रखें कि एक समूह के सदस्यों को अपने समूह के नेता पर भरोसा करना चाहिए।
   • घटना के दिन, प्रतिभागियों को मिलने या अभिवादन करने के लिए एक या दो लोगों को नियुक्त करने पर विचार करें, क्योंकि वे दृश्य में आते हैं। सिद्धांत रूप में यह रिसेप्शन कमेटी है जो सभी को खुश करने और प्रतिभागियों को अच्छे हाथों में होने का एहसास दिलाने के लिए जिम्मेदार है।

4. 
   

   
   घटना से संबंधित वेबसाइटों को अद्यतित रखना सुनिश्चित करें। आप शायद फेसबुक पर हैं और, लेकिन कई अन्य साइटें हैं जिनका उपयोग करके आप अपने ईवेंट को बेहतर तरीके से बढ़ावा दे सकते हैं। Eventbrite, Evite और Meetup सबसे महत्वपूर्ण साइटों में से 3 हैं जिनके बारे में आपको सोचने की ज़रूरत है। यदि आप उन्हें अभी तक नहीं जानते हैं, तो अभी इंटरनेट पर जाएं!
   • और हां, अपनी वेबसाइट, अपने ब्लॉग या अपने फेसबुक पेज को न भूलें, अगर आपके पास कोई है। आप अनुस्मारक भेज सकते हैं, चित्र पोस्ट कर सकते हैं और अपने उत्तर अनुरोधों (RSVP) को प्रबंधित कर सकते हैं। आप जितने सक्रिय होंगे, उतने ही अच्छे से आप सभी पर ध्यान देंगे।

5. 
   

   
   प्रतिनिधियों को निधि और कुछ गतिविधियों को प्रायोजित करने के लिए कहें। आपको अगले दिनों के दौरान कई खर्चों का सामना करना पड़ेगा और आप अपनी जेब से हर चीज का भुगतान नहीं करेंगे! स्टार्ट-अप लागत को कवर करने के लिए कम से कम पैसा इकट्ठा करें, जैसे कि कमरे और उपकरण किराए पर लेना और शायद कैटरर्स। आपको कुछ चीजों या सेवाओं के लिए भुगतान करना पड़ सकता है।
   • सुनिश्चित करें कि आपके पास उन सेवाओं की प्राप्ति, पुष्टि और बिलिंग के लिए एक पर्याप्त प्रशासनिक प्रक्रिया है। आपको अपने द्वारा की जाने वाली सभी चीज़ों पर नज़र रखने की ज़रूरत है ताकि आप बाद में इसका उल्लेख कर सकें, इसलिए आप बेहतर तरीके से अपने आप को जल्दी व्यवस्थित कर सकते हैं, खासकर अगर आपके ट्रेडिंग पार्टनर कुछ गलत कर रहे हैं।

6. 
   

   
   अपने ईवेंट का विज्ञापन करें। ब्रोशर तैयार करें, विज्ञापन चलाएं, मीडिया को सूचित करें, सीधा मेल करें, फोन कॉल करें, समूहों को समूह भेजें, और संभावित प्रतिभागियों या प्रायोजकों का दौरा करें। लोगों को आने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए और क्या करना है? पूर्ण जानकारी का प्रसार करने के लिए ध्यान रखें जो प्रश्नों के लिए बहुत कम जगह छोड़ती है। लेकिन आखिरकार, आप भी अपने दर्शकों की जिज्ञासा को देख रहे हैं!
   • अपने लक्षित दर्शकों को परिभाषित करें। यदि आप वरिष्ठों तक पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप उन्हें भेजने में अपना समय बर्बाद नहीं करेंगे Snapchats। अपने प्रतिभागियों द्वारा बार-बार जाने वाले स्थानों पर जाएं और उन उपकरणों का उपयोग करें जिनसे वे परिचित हैं। बहुत सुलभ होने के लिए प्रयास करें और सामान्य रूप से व्यवहार करें।

7. 
   

   
   अपने ईवेंट के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए, उसे इकट्ठा करें। उदाहरण के लिए, पदक, खेल, छोटे स्मृति चिन्ह, पुरस्कार या प्रमाण पत्र। बहुत सी चीजें और गैजेट्स हैं जो एक अनुभवहीन आंख के लिए किसी का ध्यान नहीं जा सकते हैं, लेकिन आप हर नुक्कड़ और कपनी को जानते हैं और यह सब वहां जा सकता है। और टेबल, कुर्सियां, साउंड सिस्टम, पोस्टर, टेबलक्लॉथ और इन सभी महत्वपूर्ण चीजों को मत भूलना!
   • यह सवाल अकेले ही आपके कर्मचारियों के साथ काम करने के पूरे सत्र का हकदार है। जब तक आप पेन, फर्स्ट एड किट, बैटरी, आइसक्रीम और एक्सटेंशन जैसी 5 चीजें नहीं लेते, तब तक इस बारे में सोचना बंद न करें। आपको किसी भी कीमत पर यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके पास सब कुछ है।

8. 
   

   
   के लिए खुद को व्यवस्थित करें सब. चित्र और वीडियो लेने की व्यवस्था करें। मेहमानों के आंदोलनों को व्यवस्थित करें। भोजन और सफाई टीम की भी व्यवस्था करें। सूची को दिन-प्रतिदिन लंबा किया जा सकता है, लेकिन यह सामान्य है, क्योंकि आप अपना कार्यक्रम आयोजित कर रहे हैं!
   • भोजन और जलपान का ध्यान रखें। यह विशेष सुविधाओं की योजना बनाने का भी समय है, जैसे कि विकलांग लोगों के लिए इत्यादि। यह भी जांचें कि क्या कुछ प्रतिभागी शाकाहारी हैं या उन्हें विशेष आहार की आवश्यकता है।
   • कुर्सियों, टेबल, सेट, माइक्रोफोन, स्पीकर, कंप्यूटर, लिक्विड क्रिस्टल प्रोजेक्टर (LCDs), पोडियम, सभी आवश्यक उपकरण घटना स्थल को ठीक से स्थापित करने के लिए प्रदान करें।

9. 
   

   
   संपर्क करने के लिए लोगों की सूची तैयार करें। आपको फोन नंबर, पते और अपने सभी कर्मचारियों की आवश्यकता होगी। इसी तरह, वीआईपी और अपने आपूर्तिकर्ताओं की सूची तैयार करें। ये सूचियाँ उपयोगी होंगी यदि कोई व्यक्ति सुस्त या देर से है।
   • मान लीजिए आपके कैटरर देर से आए? क्या आप इसे करना जानते हैं? आप अपनी सुंदर सूची लेते हैं और आप उन्हें फोन करते हैं। क्या वे वास्तव में सोचते हैं कि आप जा रहे हैं तलाश इन 100 किलो खींचा पोर्क? खैर, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। आप सूची फ्रांस्वा को देते हैं और आप उसे अपने ट्रक से संकेतित पते पर जाने के लिए कहते हैं। और यह बात है! अब आप जानते हैं कि आपको क्या करना है, या तो उनका उपयोग करना बंद कर दें या अपने विवरणों को संप्रेषित करके अधिक सटीक बनें!

10. 
    

    
    अपने कर्मचारियों के साथ ईवेंट की जगह पर जाएं। भ्रमण करें और पार्किंग क्षेत्र, शौचालय, ग्रीन रूम, प्रवेश द्वार और निकास का प्रावधान ध्यान से देखें। आस-पास के स्थानों का पता लगाएं जहां आप फोटोकॉपी कर सकते हैं या फोन कॉल कर सकते हैं और आपातकालीन स्थिति में खरीदारी कर सकते हैं। एक शब्द में, इलाके को अपनी जेब के रूप में जानने का प्रयास करें।
    • अपने संपर्क व्यक्ति से भी बात करें। उसे किसी से बेहतर जगह पता होनी चाहिए। क्या कोई विशेष समस्या है जिसे आपको जानना आवश्यक है? क्या समय की कमी है? क्या आपको निश्चित समय पर दरवाजे बंद रखने पड़ेंगे? क्या ईश्वर न करे, विरोध के दौरान नित्य अग्नि ड्रिल हो?

घटना से 24 घंटे पहले भाग 3

1. 
   

   
   शांत रहें। आप अपने वाक्यों के अंत में लगभग आ चुके हैं। अपने विचारों को स्पष्ट रखने और ट्रैक पर रहने के लिए यह बेहद महत्वपूर्ण है। आपने महीनों की तैयारी कर ली है! सब ठीक हो जाएगा। यदि आप शांत रहते हैं, तो आपकी टीम आपके जैसा व्यवहार करेगी और घटना अच्छी स्थिति में होगी। इसके अलावा, सब कुछ बहुत जल्दी खत्म हो जाएगा!
   • गंभीरता से, आप लगभग अपने वाक्यों के अंत तक पहुँच चुके हैं। आपने हर चीज की योजना बनाई है, आपने सभी संभावित समस्याओं के बारे में सोचा है। अगर कुछ होता है, तो आप कठिनाई को दूर करेंगे। और याद रखो, कोई तुम्हें दोष नहीं देगा। एक शोर अतिथि, औसत दर्जे का भोजन, बहुत चिंता न करें, क्योंकि प्रतिभागियों को पता है कि आप सब कुछ नियंत्रित नहीं कर सकते। तो, आराम करो, सब ठीक हो जाएगा।

2. 
   

   
   अपनी टीम के साथ अंतिम जांच करें। सुनिश्चित करें कि आपने सभी को घटना का समय बताया है और वहां कैसे जाना है। आप घटना के दिन नहीं चाहते हैं कि आपके सभी कर्मचारी आपसे उसी समय पूछें जहां यह पवित्र सेवा द्वार है।
   • यहां तक ​​कि अगर आपको प्रश्न नहीं मिलते हैं, तो अपने कर्मचारियों के व्यवहार का मूल्यांकन करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करें। क्या वे अपने कार्यों के विवरण से संतुष्ट हैं? क्या उनके बीच बदबू आती है? यदि नहीं, तो उनके साथ चर्चा करें और एक साथ कठिनाई को दूर करने का प्रयास करें। हो सकता है कि कोई व्यक्ति कुछ और करने या किसी और के साथ काम करने में अधिक सहज होगा।

3. 
   

   
   आपके द्वारा प्राप्त सभी निमंत्रण और उत्तरों की जांच करें। मेहमानों की सूची बनाएं और किसी को उन लोगों की गिनती करने के लिए चार्ज करें। ज्यादातर मामलों में, उपस्थित लोगों की संख्या होगी विभिन्न जवाब देने वाले लोगों की। आपको 50 सकारात्मक उत्तर मिले और 5 समाप्त हो सकते हैं या 500 लोग उपस्थित। इसलिए, आपके द्वारा प्राप्त प्रतिक्रियाओं की संख्या को जानते हुए भी, चरम स्थितियों के लिए तैयार रहें!
   • जब आप वहां हों, तो अपने विशिष्ट अतिथियों को कार्यक्रम याद दिलाएं। आप आश्चर्यचकित होंगे कि कितने लोग कहेंगे, "अरे हाँ, यह सही है! कल है ना? आप एक साधारण फोन कॉल या एसएमएस भेजकर ओवरसाइट से बच सकते हैं।

4. 
   

   
   कार्यक्रम स्थल पर जाएं और सुनिश्चित करें कि सब कुछ तैयार है। क्या कमरा साफ और उपलब्ध है? क्या इलेक्ट्रॉनिक उपकरण स्थापित किया गया है? क्या अच्छे कामकाज के परीक्षण किए गए हैं? क्या आप अग्रिम में उपकरण स्थापित कर सकते हैं, यदि आवश्यक हो? क्या स्टाफ तैयार है?
   • जांचें कि क्या घटना की देखरेख के लिए मौजूद लोगों की संख्या पर्याप्त है। बेशक, अधिक लोगों के लिए हमेशा बेहतर होता है। आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता हो सकती है जो एक तत्काल दौड़ कर सकता है, एक अतिथि को सम्मानित कर सकता है, या किसी अप्रत्याशित घटना का निपटारा कर सकता है; या कॉफी पाने के लिए, बस।

5. 
   

   
   प्रतिभागियों की किट तैयार करें। प्रत्येक किट में पानी की एक बोतल, एक हल्का नाश्ता, एक नोटबुक, एक कलम, एक पुस्तिका और आवश्यक जानकारी शामिल हो सकती है। आप छोटी यादों को भी शामिल कर सकते हैं। यह वास्तव में विस्तार है जो प्रतिभागियों को यह सोचने के लिए प्रेरित करेगा कि घटना अच्छी तरह से डिजाइन की गई थी और अच्छी तरह से व्यवस्थित थी। और वे वास्तव में सोचेंगे कि आप दोनों का ख्याल रखते हैं!
   • यह मेहमानों या आपके कर्मचारियों या दोनों के लिए आरक्षित किया जा सकता है! एक ग्रेनोला बार और एक कलम प्राप्त करना किसे पसंद नहीं है?

6. 
   

   
   एक स्क्रिप्ट बनाओ। यह एक सूची है जिसमें अनुसूची और कमरे के अनुसार वर्गीकृत सभी आवश्यक जानकारी शामिल है। महत्वपूर्ण गतिविधियों के लिए एक समयबद्ध कार्यक्रम तैयार करें। फॉर्म की संरचना आप पर निर्भर करती है। आसान पढ़ने के लिए इसे लोड न करने का प्रयास करें।
   • यदि आप वास्तव में योग्य और बहुत मेहनती हैं, तो आप स्थापित कर सकते हैं कई स्क्रिप्ट। स्पीकर आपके स्थान और शेड्यूल के साथ अन्य वक्ताओं की सूची के लिए आपसे पूछ सकते हैं। आपकी टीम उपकरण, कार्यक्रम और सफाई कार्यों के नियमों की सूची चाहेगी। यदि आपके पास उन्हें तैयार करने का समय है, तो ये सूचियाँ उपयोगी हो सकती हैं।

7. 
   

   
   घटना के दौरान कार्रवाई करने के लिए एक चेकलिस्ट तैयार करें। यदि आप वहां हैं, तो यह एक आपदा होगी, सब कुछ वहां है, हर कोई वहां है और अचानक आपको एहसास होता है कि आप घर पर कॉफी ब्रेक के लिए 1,200 बकरियों को भूल गए हैं। तुमने सब कुछ बर्बाद कर दिया होता। तो, एक चेकलिस्ट बनाइए और अपने साथ वह सब कुछ ले जाइए जिसकी आपको आवश्यकता होगी!
   • यदि चीजें जमा होती हैं, तो अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य को एक विशिष्ट कार्य सौंपें। इसलिए, घटना के दिन, आप अपने समय को दाएं और बाएं चलाने में बर्बाद नहीं करेंगे, पंक्चरिंग क्राइसिस। दो और हाथ बोझ को कम करते हैं ... जैसा कि कहा जाता है।

भाग 4 इवेंट को चलाने का प्रबंधन करना

1. 
   

   
   अपने कर्मचारियों और स्वयंसेवकों के साथ घटना स्थल पर जल्दी पहुंचें। जांचें कि हर कोई मौजूद है और सुनिश्चित करें कि इलेक्ट्रॉनिक उपकरण ठीक से काम कर रहे हैं। क्या कोई अंतिम प्रश्न हैं? यदि आपके पास समय बचा है, तो एक ड्रिंक हाथ से छोड़ दें, उन्हें प्रोत्साहन के कुछ शब्द बताएं, फिर उन्हें एक ब्रेक दें! आप इसके हकदार हैं। आप तैयार हैं।
   • सुनिश्चित करें कि आयोजक एक विशिष्ट बैज या अन्य प्रतीक चिन्ह पहनते हैं, ताकि प्रतिभागी जरूरत पड़ने पर आसानी से उन्हें ढूंढ सकें। कभी-कभी थकावट होना पर्याप्त नहीं है।

2. 
   

   
   सब कुछ स्थापित करें। अंदर और बाहर। क्या आपको मेलबॉर्न या कोने पर एक बिलबोर्ड पर गुब्बारे लटकाए जाने हैं? और आप दरवाजे और मुख्य प्रवेश द्वार के बारे में क्या सोचते हैं? यदि प्रतिभागियों को एक जटिल पथ को नेविगेट करना है, तो उन्हें बेहतर मार्गदर्शन करने के लिए अधिक से अधिक संकेत दें।
   • स्वागत बैनर और जानकारीपूर्ण बैनर को मत भूलना जो बहुत उपयोगी हैं। घटना के स्थान को खोजने के लिए प्रतिभागियों के लिए इसे आसान बनाना याद रखें। बिना कहे चली जाती है!
   • एक रिसेप्शन और पंजीकरण डेस्क स्थापित करें। साइट पर आने पर, प्रतिभागियों को ध्यान देना चाहिए कि उन्हें खुद को मार्गदर्शन करने की आवश्यकता क्या है। अन्यथा, वे हलकों में चारों ओर दौड़ सकते हैं और असहज महसूस कर सकते हैं।क्या आपको याद है कि हमने पहले जिस रिसेप्शन कमेटी की बात की थी? प्रतिभागियों को अभिवादन करने और उनके सवालों के जवाब देने के लिए किसी को प्रवेश द्वार पर रखें।
   • कुछ संगीत पोस्ट करें! यह किसी भी शर्मिंदगी को दूर कर सकता है जो अन्यथा मूड बढ़ा सकता है।

3. 
   

   
   सुनिश्चित करें कि महत्वपूर्ण लोग घटनाओं से अवगत हैं। यदि कोई स्पीकर देर से आता है, तो अपने शेड्यूल को समायोजित करें और इच्छुक पार्टियों को सूचित करें। यदि भोजन अपेक्षा से अधिक समय तक रहता है, तो आपको उन्हें कार्यक्रम परिवर्तन के लिए सतर्क करना होगा। शेड्यूल के अनुसार चीजों का चलना दुर्लभ है, इसलिए बदलाव होते ही लोगों को सूचित करना सुनिश्चित करें।

4. 
   

   
   तस्वीरें ले लो! आप शायद अपनी घटना की यादें रखना चाहते हैं। और किसी को कैमरे के साथ घूमते देखना प्रतिभागियों को उत्साहित कर सकता है। प्रायोजक के बैनर, तुम्हारा, प्रवेश द्वार, रिसेप्शन आदि को मत भूलना। हो सकता है कि आप उन्हें अगले साल इस्तेमाल कर सकें!
   • यदि संभव हो, तो इन सभी विवरणों का ध्यान रखने के लिए अपने किसी मित्र या किसी पेशेवर फोटोग्राफर से पूछें। वहाँ आपके पास करने के लिए पर्याप्त है! लेकिन आपको अपने मेहमानों की देखभाल करनी है, इसलिए किसी को फ़ोटो आदि की देखभाल करने के लिए प्राप्त करें।

5. 
   

   
   एक स्मारिका अर्पित करें। हो सकता है कि आपके प्रतिभागियों ने आपके ईवेंट में भाग लेकर कुछ सीखा हो, और आप चाहते हैं कि वे कुछ के बारे में सोचना छोड़ दें या सवाल पूछें या कार्रवाई करने के बारे में सोचें। इसलिए एक फ़्लायर या कुछ ऐसा वितरित करें जो वे अपने साथ ले जा सकें ताकि वे उन्हें विचार दे सकें कार्य घटना के बाद।
   • प्रतिक्रिया के लिए एक मंच बनाने के लिए याद रखें। प्रतिभागियों को अनुसरण करने का अवसर दें, वे कहें कि वे क्या सोचते हैं, सुधार का सुझाव दें और अगले कार्यक्रम के लिए अपनी इच्छाओं को साझा करें। और निश्चित रूप से, वे कैसे सरल कर सकते हैं!

6. 
   

   
   स्वागत क्षेत्र को साफ करें! बिजली के मीटर को उठाएं, बैनर उठाएं, तालिकाओं को हटा दें, आदि। स्थानों को उनकी मूल स्थिति में वापस रखें, क्योंकि वे घटना से पहले थे। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप कमरा किराए पर लेते हैं और वापस आना चाहते हैं। मालिक आपसे एक शुल्क ले सकते हैं, जिसे आप अन्यथा से बचा सकते थे। ऑपरेशन को यथासंभव आसान बनाने के लिए कार्यों को विभाजित करें।
   • जांचें कि कोई भी कीमती चीज मौके पर नहीं भूली गई है और यदि हां, तो खोई हुई संपत्ति सेवा को स्थापित करें
   • स्थान के प्रभारी व्यक्ति के ध्यान में लाएं, जो नुकसान घटना के दौरान आ सकता है। ईमानदार और प्रत्यक्ष होना बेहतर है।
   • कचरे का ख्याल रखें और अपने साधनों के भीतर कार्य करें। सफाई सेवा इस मुद्दे का ध्यान रखेगी।

7. 
   

   
   अपने कार्य के आयोजन से उत्पन्न होने वाले सभी कार्यों का ध्यान रखें। वास्तव में, यह प्रश्न में घटना की प्रकृति पर निर्भर करता है। हो सकता है कि आपके पास करने के लिए बहुत कुछ न हो, लेकिन आप लोगों की लंबी सूची के साथ धन्यवाद और प्रबंधन करने का नुस्खा भी समाप्त कर सकते हैं। यहां कुछ विचार शुरू करने हैं।
   • अपने सभी टीम के सदस्यों, स्वयंसेवकों और प्रायोजकों का धन्यवाद करें। आप उनके बिना अपना कार्यक्रम नहीं बना सकते थे!
   • अपने खातों को अपडेट और अंतिम रूप दें। इस कार्य को जल्द से जल्द पूरा किया जाना चाहिए। समायोजित करने के लिए न्यूनतम विवरण होना बेहतर है।
   • उन सभी के लिए एक धन्यवाद रिसेप्शन का आयोजन करें जिन्होंने आपकी मदद की है, आपके कर्मचारियों को सराहना महसूस करनी चाहिए और आपके दाताओं को लगता है कि उन्होंने एक अच्छे कारण में भाग लिया है।
   • संबंधित लोगों को स्मृति चिन्ह या ब्रोशर दें।
   • प्रायोजकों और लोगों को वितरित करने के लिए नुस्खा के बारे में चिंतित हैं।
   • घटना की तस्वीरें अपनी वेबसाइट पर पोस्ट करें।

8. 
   

   
   भविष्य में अपने संगठन को बेहतर बनाने के लिए घटना के बाद एक मूल्यांकन बैठक का आयोजन करें। अब जब आपने सब कुछ पूरा कर लिया है, तो क्या आप कुछ अलग कर सकते हैं? किन चीजों ने अच्छा काम किया और कौन सा काम नहीं आया? क्या आप इस तरह के आयोजन को फिर से आयोजित करने के लिए सहमत होंगे? आपने क्या सीखा?
   • यदि आपको प्रतिक्रिया मिलती है, तो इस पर विचार करें। यदि आपके मेहमान नहीं करते हैं, तो अपने कर्मचारियों से इसे करने के लिए कहें! वे घटना के बारे में क्या सोचते हैं? कम से कम, क्या उन्होंने खुद की सराहना की? बेशक, चूंकि उनके पास एक ग्रेनोला बार और एक पेन था, क्या वे नहीं थे?