पेशेवर तरीके से फोन पर कैसे बात करें

विषय

• चरणों
• भाग 1 फोन का जवाब दें
• भाग 2 कॉल स्थानांतरित करें
• भाग 3 प्रबंध मुश्किल कॉल

एस, साइटों की बिल्लियों, सामाजिक नेटवर्क, सभी का अपना स्थान है, लेकिन फोन काम की दुनिया में संचार का पसंदीदा साधन बना हुआ है। आपने कितनी बार किसी से फोन पर बात की और देखा कि वे कितने अनप्रोफेशनल हैं? सुनिश्चित करें कि आप अपने बारे में इतना नहीं कहेंगे। पेशेवर तरीके से फोन पर बात करना सीखें।

चरणों

भाग 1 फोन का जवाब दें

1. 
   

   
   अपने हाथ के नीचे एक पेंसिल और एक कागज रखें। कॉल करने वाले व्यक्ति का नाम, साथ ही उसके कॉल का समय और कारण बताकर अपनी कॉल का ट्रैक रखें। सबसे अच्छा समाधान कार्बन रहित नोटबुक पर इस जानकारी को रिकॉर्ड करना होगा। यह सारी जानकारी उसी स्थान पर संग्रहीत की जाएगी और जब कॉल आपके लिए नहीं थी, तो आप आसानी से कॉल की प्राप्तकर्ता को जानकारी की एक प्रति दे सकते हैं।

2. 
   

   
   जितनी जल्दी हो सके फोन का जवाब दें। किसी को इंतजार करना पसंद नहीं है। फोन को जल्दी से उठाकर, आप अपने वार्ताकार को दिखाते हैं, जो एक ग्राहक हो सकता है, कि आपका व्यवसाय प्रभावी हो। आप कॉल करने वाले को यह भी समझा देते हैं कि उसकी कॉल महत्वपूर्ण है।

3. 
   

   
   
   
   अपना परिचय दें और अपना व्यवसाय शुरू करें। उदाहरण के लिए कहें "पेंटिंग्स ऑफ प्रोवेंस को कॉल करने के लिए धन्यवाद, जूली डिवाइस है। यदि आपकी कंपनी के पास अवांछित कॉल पर सख्त नियम हैं, तो दूसरे व्यक्ति को अपना परिचय देने के लिए कहें और आपको बताएं कि वे किसे कॉल करते हैं यदि वे स्वयं ऐसा नहीं करते हैं।

4. 
   

   
   सही प्रश्न पूछें। ज्यादा से ज्यादा जानकारी जुटाएं। आप आसानी से अवांछित कॉल की पहचान करेंगे। सावधानी बरतें कि पूछताछ करने का आभास न हो। अपने प्रश्नों को मशीन की तरह धोखा न दें, शांति से बोलें और संयमित स्वर का प्रयोग करें।
   • कॉलर: "क्या मैं विलियम से बात कर सकता हूँ? "
   • प्रतिवादी: "क्या यह किससे, कृपया? "
   • कॉलर: "टॉम। "
   • प्रतिवादी: "आप कहाँ बुला रहे हैं? "
   • कॉलर: "इंग्लैंड से। "
   • प्रतिवादी: "क्या मुझे आपके व्यवसाय का नाम मिल सकता है? "
   • कॉलर: "यह एक व्यक्तिगत कॉल है। "
   • उत्तर: "क्या विलियम आपके कॉल का इंतजार कर रहा है? "
   • अपीलार्थी: “नहीं। "
   • प्रतिवादी: "ठीक है, मैं इसे आप तक पहुँचाने की कोशिश करूँगा। "

5. 
   

   
   
   
   मान लें कि आप सुन रहे हैं। हमेशा ध्यान रखें कि आपके संगठन का कोई व्यक्ति वार्तालाप सुन सकता है। आने वाली कॉल रिकॉर्ड करने वाली कंपनियां आमतौर पर प्री-रिकॉर्डेड कॉल से कॉल करने वालों को सचेत करती हैं। यहां तक ​​कि अगर आपका कॉल रिकॉर्ड नहीं किया गया है, तो यह कल्पना करते हुए कि यह गिट्टी है, आप अपनी सबसे अधिक पेशेवर आवाज का उपयोग करने के लिए अधिक इच्छुक होंगे। और यदि कॉल आपकी कंपनी द्वारा पंजीकृत है, तो आपको अपनी आवाज़ सुनने और उस कार्य पर काम करने का अवसर मिल सकता है जिसे आप सुधारना चाहते हैं।

भाग 2 कॉल स्थानांतरित करें

1. 
   

   
   उसे रोककर रखने से पहले दूसरे पक्ष को सूचित करें। उससे पूछें कि क्या वह पकड़ में आने के लिए सहमत है और उसके जवाब की प्रतीक्षा करें। बहुत से व्यवसाय कॉलगर्ल को बहुत लंबे समय तक रोक कर रखते हैं। ज्यादातर लोग इससे नफरत करते हैं और सोचते हैं कि वे दो बार इंतजार कर रहे हैं जब तक वे वास्तव में हैं। जितनी जल्दी हो सके कॉल को स्थानांतरित करके, जब आप उसके कॉल को फिर से शुरू करेंगे, तो आपको नाराज संवाददाता के पास लौटने की संभावना बहुत कम होगी!

2. 
   

   
   सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता कॉल लेना चाहता है। जब फोन करने वाला व्यक्ति किसी विशेष व्यक्ति से बात करने के लिए कह रहा है, तो कहें कि आप जा रहे हैं देखें कि क्या यह उपलब्ध है धारण करने से पहले। फिर जांचें कि प्राप्तकर्ता उपलब्ध है और वह उस व्यक्ति से बात करना चाहता है। यदि यह मामला नहीं है, तो एक ले लो।

3. 
   

   
   व्याकरण की गलतियों से बचें। सुनिश्चित करें कि आप समझौते, व्याकरण या संयुग्मन में कोई गलती नहीं करते हैं।

4. 
   

   
   अपनी आवाज के प्रति चौकस रहें। यह आपकी आवाज़ के लहजे के लिए धन्यवाद है कि आपका वार्ताकार आपके सच्चे इरादों को समझेगा। चाहे फोन पर हो या व्यक्तिगत रूप से, आपका लहजा आपके शब्दों से अधिक कहेगा। फोन पर पेशेवर बात करने का रहस्य अंदर से मुस्कुराना है!
   • एक कॉल सेंटर में, एक प्रबंधक ने प्रत्येक कर्मचारी के स्टेशन पर एक दर्पण भी रखा था, यह कहते हुए, "वे सुनते हैं जो आप देखते हैं! "

5. 
   

   
   फोन करने वाले के नाम का उपयोग करें। जितनी जल्दी हो सके, अपने संपर्क को नाम से पुकारें। यह आपके एक्सचेंज को अधिक व्यक्तिगत बना देगा और उस व्यक्ति को दिखाएगा जिसे आप सुन रहे हैं: "मुझे क्षमा करें मिस्टर ड्यूपॉन्ट, लेकिन श्री गिरौद फिलहाल उपलब्ध नहीं हैं। क्या मैं आपको किसी चीज के लिए मदद कर सकता हूं या एक ले सकता हूं? "

6. 
   

   
   जब आप फोन करते हैं, तो पहले अपना परिचय दें। उदाहरण के लिए कहें: "यहाँ मेरी डे ला टूर, मैं लुई मेयर से बात करना चाहूंगा। लेकिन सावधान रहें कि झाड़ी के आस-पास न फटकें और अनावश्यक विस्तार में न जाएं।

7. 
   

   
   पेशेवर तरीके से बातचीत बंद करें। अपनी आवाज में ईमानदारी के साथ, "कॉल करने के लिए धन्यवाद।" आपका दिन शुभ हो! "

भाग 3 प्रबंध मुश्किल कॉल

1. 
   

   
   सक्रिय रूप से सुनना सीखें। ग्राहक के साथ बहस न करें या उसे काट दें। यहां तक ​​कि अगर व्यक्ति गलत है या आप जानते हैं कि आगे क्या कहना है, तो उसे यह कहने दें कि उसके दिल में क्या है। अपने वार्ताकार को सक्रिय रूप से सुनकर, आप उनके साथ एक संबंध स्थापित करेंगे और स्वर को बढ़ने से रोकेंगे।

2. 
   

   
   अपनी आवाज़ कम करें और एक समान स्वर में बोलें। यदि ग्राहक अपनी आवाज़ उठाना शुरू कर देता है, तो शांत स्वर रखते हुए, अधिक धीरे-धीरे बोलें। यह आपको अपने वार्ताकार को खुश करने की अनुमति देगा। ग्राहक के स्वर से प्रभावित नहीं होने से, आप उसे उबरने और शांत होने का अवसर देंगे।

3. 
   

   
   सहानुभूति दिखाओ। यह आपको अपने वार्ताकार के साथ एक लिंक बनाने की अनुमति देगा। उसे समझाएं कि आप उसकी हताशा या उसके दावे को समझते हैं। वह उसे शांत करने के लिए पर्याप्त हो सकता है। यह आपके सिर को हिलाने के बराबर मौखिक है, और यह ग्राहक को समझने में मदद करता है।

4. 
   

   
   परेशान होने से बचें। यदि कोई ग्राहक असभ्य है, तो गहरी सांस लें और बातचीत जारी रखें जैसे कि कुछ भी नहीं हो रहा था। क्योंकि, यह बहुत अशिष्ट नहीं है कि आप चीजों को व्यवस्थित करेंगे, और स्थिति खतरनाक भी हो सकती है। विनम्रता से उस ग्राहक को याद दिलाएं कि आप उनकी मदद करने की कोशिश कर रहे हैं और चीजों को सही बनाने के लिए आप वह सब कुछ करेंगे जो आप कर सकते हैं। बहुत बार, यह सरल टिप्पणी तनाव को शांत करने के लिए पर्याप्त होगी।

5. 
   

   
   अपमानजनक टिप्पणी को दिल से बहुत अधिक लेने से बचें। समस्या पर ध्यान केंद्रित करें और ग्राहक की आलोचना को दिल पर न लें। याद रखें कि ग्राहक आपको नहीं जानता है और कंपनी के प्रतिनिधि के रूप में आपसे केवल निराश और नाराज है। बातचीत को कॉल के विषय और समाधान के प्रस्ताव पर शांति से वापस लाएं और अपमानजनक टिप्पणियों को अनदेखा करें।

6. 
   

   
   यह मत भूलो कि तुम एक इंसान के साथ संभोग करते हो। हम सभी के बुरे दिन हैं, और हो सकता है कि आपके वार्ताकार ने अपनी पत्नी के साथ झगड़ा किया हो, जुर्माना लगाया गया हो या पूरे हफ्ते खराब रहा हो! हम सभी इस तरह की स्थिति में रहे हैं। अपने दिन को शांत रहकर रोशन करने की कोशिश करें और इसे धारण न करें। आप भी बेहतर महसूस करेंगे!