रिपोर्ट कैसे लिखनी है

विषय

• चरणों
• भाग 1 तैयार हो रहा है
• भाग 2 बैठक के दौरान नोट लेना
• भाग 3 मिनट लिखना
• भाग 4 मीटिंग मिनट टेम्पलेट का उपयोग करना

आपको अपनी समिति के सचिव के रूप में चुना या नियुक्त किया गया है। बधाई! लेकिन, क्या आपने पहले से ही नोट्स, तैयार और ड्राफ्ट किए गए मिनट ले लिए हैं? चाहे आप जानबूझकर विधानसभाओं के लिए एक प्रक्रिया कोड के नियमों को लागू करते हैं, जैसे रॉबर्ट्स नियम के आदेश या मोरिन कोड, या आप अपने तरीके से अपने मिनटों का विकास करते हैं, आपको उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए कुछ तरीकों का पालन करना होगा।

चरणों

भाग 1 तैयार हो रहा है

1. 
   

   
   अपनी कंपनी की मीटिंग प्रक्रियाओं से खुद को परिचित करें। यदि सचिव को एक औपचारिक रिपोर्ट तैयार करनी चाहिए, तो लागू होने वाली प्रक्रिया के कोड के बारे में पूछताछ करना बेहतर होगा कोड मोरिन या कोई और। एक कम औपचारिक सेटिंग में, यह निर्धारित करें कि मिनटों में क्या शामिल करना है और उनका उपयोग कैसे किया जाएगा।
   • एक तालमेल के रूप में, आपको प्रक्रिया के सभी नियमों को जानने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, किसी भी प्रश्न के विशिष्ट उत्तर के लिए कोड की एक प्रति या अध्यक्ष से पूछना उपयोगी होगा।
   • अपनी भूमिका से खुद को परिचित करें। कुछ तालमेल वाद-विवादों में सीधे हस्तक्षेप नहीं करते हैं, जबकि अन्य चर्चा में भाग लेते हैं। किसी भी मामले में, सचिव को एक अन्य महत्वपूर्ण भूमिका नहीं निभानी चाहिए, जैसे कि कुर्सी या सुविधा।

2. 
   

   
   
   
   एक मॉडल तैयार करें। बैठक के मिनटों में लगभग समान सामग्री होती है। एक टेम्पलेट आपको आसान समीक्षा के लिए अपने मिनटों की प्रस्तुति को मानकीकृत करने की अनुमति देता है। आप नमूना मिनट टेम्प्लेट भी डाउनलोड कर सकते हैं। नीचे सूचीबद्ध कम से कम वस्तुओं के लिए पर्याप्त जगह की अनुमति दें।
   • संगठन का नाम।
   • बैठक का प्रकार। क्या एक नियमित वार्षिक या साप्ताहिक बैठक, समिति की एक छोटी बैठक, या एक बैठक एक विशेष उद्देश्य के लिए बुलाया जाता है?
   • दिनांक, समय और स्थान। सत्र के प्रारंभ और समाप्ति समय को रिकॉर्ड करने के लिए स्थान छोड़ दें।
   • बैठक के अध्यक्ष या मध्यस्थ का नाम और सचिव या प्रत्याशी का नाम।
   • की सूची प्रतिभागियों और अनुपस्थित बहाना। वास्तव में, यह उपस्थिति पत्रक है। ध्यान दें कि यदि कोरम पूरा हो गया है, यानी यदि प्रस्तुत करने की संख्या न्यूनतम मतदान करने के लिए आवश्यक है।
   • अपने हस्ताक्षर के लिए एक स्थान छोड़ दें। एक सचिव के रूप में, आपको हमेशा अपने काम पर हस्ताक्षर करना होगा। एक अतिरिक्त हस्ताक्षर की आवश्यकता तब हो सकती है जब मिनटों को अनुमोदित किया जाना है, लेकिन यह आपकी कंपनी की प्रक्रियाओं पर निर्भर करता है।
   • दिन का आदेश, यदि कोई हो। यदि आपने खुद एजेंडा का मसौदा तैयार नहीं किया है, तो बैठक के लिए कुर्सी या मॉडरेटर से पूछें कि आपको एक प्रति देनी है, जो आपके नोट्स को व्यवस्थित करने के लिए उपयोगी होगी।

3. 
   

   
   
   
   अपने साथ एक नोटबुक या लैपटॉप रखें। सुनिश्चित करें कि आप अपने उपकरणों के साथ सहज हैं। यदि आप अक्सर मिनट लिखते हैं, तो इस उद्देश्य के लिए एक लैपटॉप रखें या अपने कंप्यूटर पर एक फ़ोल्डर बनाएं।
   • यदि आपने पिछली बैठक के कार्यवृत्त तैयार किए हैं और इसे अनुमोदन के लिए प्रस्तुत नहीं किया गया है, तो आप से भी धोना सुनिश्चित करें।
   • एक टेप रिकॉर्डर आपको मिनटों को बाद में लिखने में मदद कर सकता है, लेकिन यह नोट लेने की जगह नहीं लेगा। यदि आप मीटिंग के दौरान कार्यवाही रिकॉर्ड करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि उपस्थित सभी लोग सहमत हैं। शब्द के लिए प्रतिभागियों के बयान शब्द को पुन: पेश करने के प्रलोभन का विरोध करें।
   • यदि आप स्टेनोग्राफी सीखते हैं, तो आप तेजी से नोट्स लेंगे, लेकिन आपको प्रतिभागियों को अपना मिनट लिखने के लिए कहने के लिए सब कुछ पुन: पेश करने की आवश्यकता नहीं होगी। वास्तव में, आपको इस तरह से करने से बचना चाहिए।
   • यदि आपको सार्वजनिक रूप से नोट्स लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है, तो एक ओवरहेड प्रोजेक्टर या फ्लिपकार्ट का उपयोग करें। अपने नोट्स को ध्यान से क्रमबद्ध करें ताकि आप आसानी से मिनट लिखने के लिए उनका उपयोग कर सकें।

भाग 2 बैठक के दौरान नोट लेना

1. 
   

   
   समय पत्रक वितरित करें। जैसे ही हर कोई होता है, एक शीट या अधिक को परिचालित करें यदि कई प्रतिभागी हैं। इसका उपयोग सभी को अपना नाम और संपर्क जानकारी लिखने के लिए किया जाएगा। इस सूची का उपयोग मिनटों के उस भाग को भरने के लिए किया जाएगा, जो बैठक में भाग लेने वाले व्यक्तियों के नाम दर्ज करने के लिए आरक्षित है। आप शीट को मिनटों में भी संलग्न कर सकते हैं।
   • यदि आप उपस्थित लोगों में से अधिकांश को नहीं जानते हैं, तो एक तालिका योजना बनाएं और इसे भरें जब आप सभी को अपना परिचय देने के लिए कहें। नोट्स लेते समय सूची को संभाल कर रखें, ताकि जरूरत पड़ने पर आप प्रत्येक को नाम से बुला सकें।

2. 
   

   
   अपने मॉडल को अधिकतम भरें। बैठक के उद्घाटन को लंबित करते हुए, संगठन का नाम, तिथि और स्थान और बैठक का प्रकार, जैसे "निदेशक मंडल की साप्ताहिक बैठक, समिति की विशेष बैठक, आदि" दर्ज करें। "। जब बैठक शुरू होती है, तो समय पर ध्यान दें।
   • यदि आपके पास कोई टेम्पलेट नहीं है, तो अपने नोट्स की शुरुआत में यह जानकारी लिखें।
   • यदि बैठक किसी विशेष उद्देश्य या विशेष समय के लिए बुलाई गई थी, तो प्रतिभागियों को भेजे गए नोटिस की एक प्रति अपने पास रखें। इसके लिखे जाने के बाद आपको इसे मिनटों तक संलग्न करना होगा।

3. 
   

   
   पहले प्रस्ताव का परिणाम लिखिए। अधिकांश आधिकारिक बैठकें अनंतिम एजेंडे को अपनाने के प्रस्ताव के साथ शुरू होती हैं। यह पहला कदम प्रक्रिया को स्पष्ट करने के लिए एक उदाहरण के रूप में काम करेगा। यदि बैठक एक अलग प्रस्ताव के साथ शुरू होती है, तो सुनिश्चित करें कि आप उसी प्रासंगिक जानकारी को रिकॉर्ड करते हैं।
   • "I प्रपोज़" से शुरू होने वाली गति का सटीक ई। इसका आमतौर पर मतलब होता है “मैं इस एजेंडे को अपनाने का प्रस्ताव करता हूं। "
   • प्रस्ताव के लेखक का नाम।
   • वोट का नतीजा। यदि वोट सकारात्मक है, तो "प्रस्ताव पारित" लिखें।
   • यदि आप लंबे प्रस्तावों को सटीक रूप से पुन: पेश नहीं कर सकते हैं, तो आप अनुरोध कर सकते हैं कि उन्हें लिखित रूप में प्रस्तुत किया जाए। यदि यह एक आवर्ती समस्या है, तो इस प्रक्रिया को उन प्रस्तावों के लिए आधिकारिक प्रक्रिया में शामिल करने के लिए कहें जो कुछ निश्चित शब्दों से अधिक हों।
   • यदि आपने एजेंडा का मसौदा तैयार किया है, तो आप बैठक के सचिव रहते हुए प्रस्ताव के प्रायोजक हो सकते हैं। यह तब तक सही है जब तक आप उद्देश्यपूर्ण बने रहें क्योंकि मिनटों में अपने कार्यों को शामिल करना असंगत नहीं है।

4. 
   

   
   बैठक के दौरान प्रस्तुत अन्य प्रस्तावों को बचाएं। कार्यवाही का सावधानी से पालन करें, लेकिन मिनटों में उन्हें रिकॉर्ड न करें, जब तक कि अन्यथा निर्देश न दिया जाए! जब एक नई गति प्रस्तुत की जाती है, तो संबंधित जानकारी रिकॉर्ड करें।
   • याद रखें कि प्रत्येक प्रस्ताव में प्रस्ताव की शर्तें, लेखक का नाम और वोट का परिणाम शामिल होना चाहिए।
   • कुछ प्रस्तावों को वोट डालने से पहले दूसरे प्रतिभागी के समर्थन की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कहता है, "गति का समर्थन करें," गति के सह-लेखक के रूप में मिनट में उस व्यक्ति का नाम रिकॉर्ड करें।
   • यदि आपको प्रस्ताव प्रायोजक का नाम नहीं पता है या उसे फिर से सुनने की आवश्यकता है, तो कृपया बैठक को विनम्रता से रोकें और प्रश्न पूछें। इस थोड़ी सी रुकावट को सही ठहराने के लिए सूचना की सटीक रिकॉर्डिंग काफी महत्वपूर्ण है।
   • यदि कोई प्रस्ताव बदला जाता है, तो बस अपने नोट्स में शब्दों को दोहराएं। यह इंगित करने के लिए आवश्यक नहीं है कि प्रस्ताव में संशोधन किया गया है जब तक कि संशोधन पर विवाद नहीं हुआ है जिसने एक लंबी बहस को जन्म दिया है।

5. 
   

   
   रिपोर्ट की प्रस्तुति को सुनो और प्रतियों के लिए पूछें। जब भी कोई रिपोर्ट, समाचार पत्र या इसी तरह के दस्तावेज़ को जोर से पढ़ा जाता है, तो रिपोर्ट का नाम और इसे पढ़ने वाले व्यक्ति का नाम या इसे लिखने वाली उपसमिति का नाम रिकॉर्ड करें। यदि कोई संलग्न गति है, तो इसे किसी अन्य गति के लिए सहेजें।
   • हालांकि, बैठक के अंत में दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त करना सबसे अच्छा है। इस प्रतिलिपि को प्राप्त करने के लिए स्पीकर या कुर्सी को एक नोट प्रस्तुत करें। बाद में, आप प्रत्येक रिपोर्ट की एक कॉपी मिनटों में लिखेंगे।
   • यदि प्रतिलिपि उपलब्ध नहीं है, तो ध्यान दें कि मूल दस्तावेज़ कहाँ रखा गया है। आपको बैठक के बाद इस जानकारी का अनुरोध करने की आवश्यकता हो सकती है।
   • यदि कोई प्रतिभागी किसी दस्तावेज़ को पढ़ने के बजाय मौखिक रिपोर्ट करता है, तो उनके बयान का सारांश लिखें। विवरण में मत जाओ और स्पीकर के शब्दों को पुन: पेश न करें।

6. 
   

   
   नोट किए गए या असाइन किए गए कार्यों पर ध्यान दें। इसमें शामिल है सत्यापन पिछली बैठक के निर्णयों का कार्यान्वयन और नई कार्रवाइयों का कार्यान्वयन। क्या किसी को पत्र लिखने के लिए कमीशन दिया गया है? इसमें शामिल लोगों के नाम और उनके द्वारा किए गए कार्यों को लिखें।
   • आपकी बैठक की औपचारिकता की डिग्री के आधार पर, इनमें से कई कार्रवाई का हिस्सा हो सकता है प्रस्तावों। कम औपचारिक बैठकों के लिए, आपको उन निर्णयों के प्रति चौकस रहना होगा जो स्पष्ट रूप से तैयार नहीं किए गए हैं।
   • किसी निर्णय के कारणों को संक्षेप में बताएं, यदि कोई हो।

7. 
   

   
   आदेश और प्रक्रियात्मक बिंदुओं के सभी बिंदुओं को रिकॉर्ड करें। जब भी किसी कार्यवाही के खिलाफ आपत्ति की जाती है, तो पूरी आपत्ति और उस सिद्धांत पर ध्यान दें, जिस पर वह आधारित है, साथ ही राष्ट्रपति द्वारा दिए गए पूर्ण निर्णय पर भी।
   • प्रक्रिया के कोड के संदर्भ को शामिल करना याद रखें, चाहे आप विधियों या संगठन के प्रोटोकॉल को लागू करें।

8. 
   

   
   पता है कि कब चर्चाओं का सारांश लिखना है। केवल स्पष्ट रूप से बताए गए अनुरोध का पालन करना आवश्यक होगा। आधिकारिक तौर पर, एक रिपोर्ट दर्शाती है कि क्या किया गया है तथ्य और जो नहीं रहा है कहा । हालाँकि, आपको अपने संगठन की अद्वितीय आवश्यकताओं पर विचार करना चाहिए।
   • अपने नोट्स लेकर, जो भी हालात हों, वस्तुनिष्ठ होने का प्रयास करें। ठोस बिंदु लिखें और भावनाएं नहीं। विशेषणों और क्रियाविशेषणों का उपयोग कम से कम करें। आपका लक्ष्य एक सूखा, तथ्यात्मक और कभी-कभी बेस्वाद दस्तावेज़ लिखना है!
   • चर्चाओं का सारांश नाममात्र नहीं होना चाहिए। इसलिए, बहस में बोलने वालों के नाम का उल्लेख करने से बचें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जब एक गर्म बहस के दौरान, एक बेईमान वक्ता कुछ की संवेदनशीलता को रोक सकता है।

9. 
   

   
   बैठक के अंत में बंद करें। उस समय को नोट करें जिस पर बैठक स्थगित की गई है। रिपोर्ट की सभी प्रतियां लेने के लिए याद रखें या लोगों को आपको उन्हें भेजने के लिए याद दिलाएं।
   • यह सुनिश्चित करने के लिए अपने नोट्स की समीक्षा करें कि सब कुछ स्पष्ट है और आप कुछ भी नहीं भूले हैं। यह समय प्रतिभागियों को छोड़ने से पहले अपने सवाल पूछने का है।

भाग 3 मिनट लिखना

1. 
   

   
   जल्द से जल्द लिखना शुरू करें। बैठक के तुरंत बाद मिनटों का वर्णन करना सबसे अच्छा है, जब तक कि घटनाएं आपकी स्मृति में अभी भी ताजा हैं।

2. 
   

   
   अपने मीटिंग नोट्स टाइप करने के लिए कंप्यूटर का उपयोग करें। हो सकता है कि आपने सत्र के दौरान लैपटॉप कंप्यूटर पर अपने नोट्स ले लिए हों। अपने नोट्स सहेजें और एक नया दस्तावेज़ शुरू करें। आप उन्हें मिनटों की तुलना कंधे से कंधा मिलाकर कर सकते हैं।

3. 
   

   
   पैराग्राफ में अपने नोट्स स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करें। हर नए प्रस्ताव, नए फैसले या बिंदु के साथ एक स्वतंत्र पैराग्राफ में निपटा जाना चाहिए। ऑपरेशन के दौरान, जाँच करें कि:
   • आपने वर्तनी और व्याकरण के नियमों का सम्मान किया है, भले ही यदि आप आवश्यक हो तो वर्तनी सुधारक का उपयोग करें,
   • आपने पूरे ई या अतीत में या तो वर्तमान में एक ही समय का उपयोग किया है, लेकिन कभी भी एक ही दस्तावेज़ में एक समय से दूसरे समय पर स्विच किए बिना,
   • आप वस्तुनिष्ठ हैं, दूसरे शब्दों में आपकी राय कभी भी मिनटों में प्रकट नहीं होनी चाहिए, क्योंकि आप एक ऐसा उद्देश्य दस्तावेज़ बनाने की कोशिश कर रहे हैं जो सभी के लिए अभिप्रेत है।
   • आपने एक सरल और सटीक शब्दावली का प्रयोग किया और अस्पष्ट शब्दों को फूलों के भावों के प्रयोग से बचाते हुए उपयुक्त शब्दों से प्रतिस्थापित कर दिया,
   • आपने केवल तब तक की गई कार्रवाइयों का उल्लेख किया है, जब तक कि आपको उन्हें रिकॉर्ड करने के लिए नहीं कहा गया था, क्योंकि आपने जो किया था, उस पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए तथ्य और जो नहीं है उस पर कहा,
   • आपने स्पष्टता के लिए पृष्ठों को गिना है।

4. 
   

   
   सदस्यों को अपने मिनट के मसौदे की एक प्रति वितरित करें। टाइम शीट पर संपर्क जानकारी का उपयोग करके प्रत्येक सदस्य को एक प्रति भेजें। यदि आपके पास संपर्क जानकारी नहीं है, तो मीटिंग फैसिलिटेटर को आपसे संवाद करने में सक्षम होना चाहिए।

5. 
   

   
   बैठक के मिनटों को मंजूरी दे दी है। आपको अगली बैठक में इसे जोर से पढ़ने और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करने के लिए कहा जा सकता है। यदि गति को अपनाया जाता है, तो ध्यान दें कि मिनटों को अपनाया गया है।
   • यदि रिपोर्ट को अनुमोदित करने से पहले संशोधित किया जाता है, तो परिवर्तन करें और दस्तावेज़ के अंत में नोट करें कि इसे किए गए परिवर्तनों का वर्णन किए बिना संशोधित किया गया है।
   • यदि संशोधनों का प्रस्ताव मिनटों की मंजूरी के बाद किया जाता है, तो प्रस्ताव की सटीक सामग्री और उसके गोद लेने या अस्वीकृति के निर्णय के बारे में बताएं।

भाग 4 मीटिंग मिनट टेम्पलेट का उपयोग करना

1. 
   

   
   एक साइट पर जाएँ जो बैठकों के नमूना मिनट पेश करती है। ये टेम्पलेट आपको समय बचाएंगे और गलतियों से बचेंगे।

2. 
   

   
   अपनी साइटों की समीक्षा के लिए समय निकालें। हर एक द्वारा प्रस्तुत मॉडल का पता लगाने के लिए संभावनाओं का उपयोग करें जो आपको सूट करता है।
   • यदि आपको एक विशेष प्रकार के मॉडल की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए एक वर्तमान या मानक मॉडल, तो अपना शोध करें और "डाउनलोड" बटन या "टेम्पलेट का उपयोग करें" बटन पर क्लिक करके चुने हुए मॉडल को डाउनलोड करें। इसे आसानी से ढूंढने वाली जगह पर सहेजना सुनिश्चित करें ताकि आप इसे खो न दें।

3. 
   

   
   फ़ाइल तक पहुँचें। अब जब आपने डाउनलोड करना समाप्त कर लिया है, तो फ़ाइल को अनज़िप करें और इसे "माइक्रोसॉफ्ट वर्ड" या "एक्सेल" में खोलें। आसानी और गुणवत्ता के लिए "माइक्रोसॉफ्ट वर्ड" के नवीनतम संस्करण का उपयोग करें। सॉफ़्टवेयर को अप-टू-डेट रखने से आपको नई सुविधाओं का उपयोग करने की अनुमति देते समय चीजें आसान हो जाएंगी।

4. 
   

   
   हेडर में अपनी कंपनी का लोगो और कॉपीराइट प्रतीक जोड़ें। टेम्पलेट से नमूना लोगो निकालें और डाउनलोड साइट के उपयोग की शर्तों को पढ़ना सुनिश्चित करें। आप खुद को कानूनी समस्याओं का सामना नहीं करना चाहते हैं, क्या आप हैं?

5. 
   

   
   शीर्षक बदलें। शीर्षक क्षेत्र में, "मीटिंग शीर्षक" शब्दों को हाइलाइट करें और अपने मिनटों के वास्तविक शीर्षक को दर्ज करें।

6. 
   

   
   दस्तावेज़ की प्रस्तुति बदलें (वैकल्पिक)। अपने मॉडल को अधिक आकर्षक बनाने के लिए, आप रंगों को बदल सकते हैं या किसी अन्य विषय को चुन सकते हैं। यह सरल है: "लेआउट" टैब ढूंढें और "रंग और थीम" अनुभाग पर क्लिक करें। इस तरह, आप अपने मॉडल का रूप बदल सकते हैं और यहां तक ​​कि ऐसे रंग भी चुन सकते हैं जो आपकी कंपनी के लोगो से मेल खाते हों।

7. 
   

   
   अनुभागों के उपशीर्षक दर्ज करें। कई फ़ील्ड होने चाहिए जिन्हें आप भर सकते हैं। आपको अधिक फ़ील्ड की आवश्यकता हो सकती है या ई को बदलना पसंद कर सकते हैं। अपनी आवश्यकताओं के अनुसार उन्हें अनुकूलित करें।

8. 
   

   
   अपने लैपटॉप पर टेम्पलेट सहेजें। इस प्रकार, आप सत्र के दौरान अपने मिनट लिखने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। यदि आप "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" का उपयोग करना जारी रखते हैं, तो चीजें तेजी से और आसान हो जाएंगी और आप पहले से अधिक संगठन और परिशुद्धता के साथ बैठक का पालन कर पाएंगे। वैकल्पिक रूप से, आप हस्तलिखित नोट्स लेने के लिए अपने टेम्पलेट को प्रिंट कर सकते हैं, लेकिन सुनिश्चित करें कि आपके पास आवश्यक जानकारी लिखने के लिए पर्याप्त स्थान है।

9. 
   

   
   अपने मॉडल की जाँच करें। बधाई! रिपोर्ट का आपका मॉडल समाप्त हो गया है। आपकी उत्पादकता और सटीकता में तेजी से सुधार होना चाहिए अब आपके पास एक मॉडल है जिसका अनुसरण करने में आपको अपने विचारों को व्यवस्थित करने में मदद मिलती है। किसी भी परियोजना के साथ, गलत या गुम वस्तुओं की पहचान करने के लिए अपने मॉडल के विवरण की समीक्षा करें। जैसे ही सब कुछ क्रम में है, आप इसे अपनी अगली बैठकों में उपयोग कर सकते हैं।