अटेंशन का लेटर कैसे लिखें

विषय

• चरणों
• भाग 1 उपयुक्त प्रारूप का पालन करें
• भाग 2 पत्र लिखें
• भाग 3 पत्र को अंतिम रूप दें

एक व्यावसायिक लाइसेंस प्राप्त करना या परीक्षा में प्रवेश के लिए एक आवेदन पत्र को यह प्रमाणित करने के लिए अधिकांश समय की आवश्यकता होती है कि आप आवश्यक शर्तों को पूरा करें। साथ ही, आपको पूर्व सहयोगी या किसी कर्मचारी के लिए ऐसा पत्र लिखना पड़ सकता है जो नई नौकरी के लिए आवेदन कर रहा हो। यह पत्राचार यह दर्शाता है कि आपने व्यक्तिगत रूप से कुछ देखा है या आप एक तथ्य के बारे में निश्चित हैं। एक सामान्य नियम के रूप में, यह एक आधिकारिक व्यावसायिक पत्र के रूप में लिखा जा सकता है।

चरणों

भाग 1 उपयुक्त प्रारूप का पालन करें

1. 
   

   
   हो सके तो लेटरहेड का प्रयोग करें। यदि आप मुख्य रूप से एक पेशेवर क्षमता में एक पत्र लिखते हैं, तो अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करना बेहतर है। हालांकि, व्यक्तिगत पत्र लिखने के लिए उत्तरार्द्ध का उपयोग अनुशंसित नहीं है।
   • उदाहरण के लिए, आप अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग किसी पूर्व कर्मचारी के लिए उसकी जानकारी और विशेषज्ञता की गवाही देने के लिए लिख सकते हैं।
   • अपने स्वयं के पत्र के लिए कंपनी के लेटरहेड का उपयोग न करें यदि आप जिस विषय पर चर्चा कर रहे हैं उसमें कंपनी के लिए आपके काम के साथ कुछ भी सामान्य नहीं है।

2. 
   

   
   एक पढ़ने योग्य फ़ॉन्ट चुनें। लेटर ऑफ अटेंशन के लिए, टाइम्स न्यू रोमन जैसे अधिक औपचारिक और अधिक क्लासिक टाइपफेस चुनना वांछनीय है। इसके अलावा, उत्तरार्द्ध सभी ई प्रसंस्करण सॉफ्टवेयर पर उपलब्ध है।
   • आप एरियल या हेल्वेटिका डिफ़ॉल्ट फोंट का भी उपयोग कर सकते हैं।

3. 
   

   
   
   
   अपना पत्र दिनांक। आपके द्वारा लिखी जाने वाली तारीख के लिए मिसाइल की पहली पंक्ति आरक्षित होनी चाहिए। अगर आपको नहीं लगता है कि आप इसे एक या दो दिन के लिए मेल में भेज सकते हैं, तो इस मामले में कोशिश करें। संख्याओं का उपयोग करने के बजाय पूरे अक्षरों में महीना लिखें।
   • यदि आप अपने ई-प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में एक पेशेवर मेल टेम्पलेट का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको दिन की डिफ़ॉल्ट तारीख डालने की आवश्यकता हो सकती है।

4. 
   

   
   प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करें। ज्ञात होने पर प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और शीर्षक रखें। हालाँकि, जब आपके मेल को एक स्कूल, एक निगम या एक पेशेवर आयोग को संबोधित किया जाता है, तो बस दाल का नाम रखा जाता है।
   • एड्रेस को ब्लॉक फॉर्मेट में डालें अगर यह एक प्रोफेशनल मेल है, तो उसी तरह जैसे आप इसे लिफाफे पर लिखते हैं। यदि आप अपने ई-प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर से टेम्पलेट का उपयोग करते हैं, तो ये ई फ़ील्ड पहले से ही डिफ़ॉल्ट रूप से कॉन्फ़िगर किए जाएंगे।
   • यदि आप लेटरहेड पर अपना पत्र नहीं लिखते हैं तो पहले ब्लॉक में अपना नाम और पता लिखें। फिर आप प्राप्तकर्ता का नाम और पता इंगित करेंगे।

5. 
   

   
   
   
   के विषय को इंगित करें। ऑब्जेक्ट प्राप्तकर्ता को बताता है कि यह क्या है।यदि आपका मेल किसी विशेष व्यक्ति को संबोधित नहीं है तो यह बहुत महत्वपूर्ण है। जो कोई भी इसे खोलता है, उसे पता होना चाहिए कि इसे भेजने वाले को कैसे भेजा जाए।
   • विषय पंक्ति सामान्य रूप से वह कारण होगी जो आप मेल लिखते हैं। यदि आप इसे किसी अन्य व्यक्ति के लिए लिखते हैं, तो उसका नाम ऑब्जेक्ट के रूप में रखें। उदाहरण के लिए, आप निम्नलिखित लिख सकते हैं: "लेटर ऑफ अटेंशन फॉर कॉरिन लेरॉय। "

6. 
   

   
   अपना हस्ताक्षर ब्लॉक बनाएं। पत्र के शरीर के लिए स्थान छोड़ने के लिए कुछ पंक्तियों को छोड़ दें, फिर अपने हस्ताक्षर क्षेत्र को जारी रखें और प्रारूपित करें। एक सरल समापन सूत्र का उपयोग करें जैसे "ईमानदारी से" फिर चार पंक्तियों के नीचे जाएं, फिर अपना पहला और अंतिम नाम दर्ज करें।
   • यदि आप मूल प्रति को वैध बनाने की योजना बनाते हैं, तो हस्ताक्षर ब्लॉक को शामिल करना भी महत्वपूर्ण है। नोटरीकृत हस्ताक्षर ब्लॉक टेम्पलेट के लिए इंटरनेट पर खोजें।

भाग 2 पत्र लिखें

1. 
   

   
   पत्र को उपयुक्त व्यक्ति या संस्था को संबोधित करें। आमतौर पर, एक पेशेवर मेल में, ग्रीटिंग में "महंगी" शब्द से शुरू करना आवश्यक नहीं है। ऐसा करने के लिए, बस उस व्यक्ति या विभाग का नाम रखें जिसे पत्र प्राप्त होगा।
   • उदाहरण के लिए, यदि आप यह प्रमाणित करने के लिए एक पत्र लिखते हैं कि आपने लाइसेंस प्राप्त करने के लिए निरंतर शिक्षा की आवश्यकताओं को पूरा किया है, तो आप "लाइसेंसिंग कमीशन" लिख सकते हैं और फिर दो अंक बना सकते हैं।
   • यदि संभव हो, तो "किसके लिए" का वर्णन करने के बजाय, संबंधित सेवा या निदेशक मंडल का नाम रखें।
   • यदि आप किसी अन्य व्यक्ति के लिए समर्थन का पत्र लिखते हैं, जैसे कि एक पूर्व कर्मचारी, संभव हो तो नाम से प्राप्तकर्ता को संबोधित करने का प्रयास करें।

2. 
   

   
   यदि आवश्यक हो तो अपना परिचय दें। विशेष रूप से, यदि मेल किसी अन्य व्यक्ति की ओर से लिखा गया है, तो पहले पैराग्राफ में अपना परिचय दें। आप प्राप्तकर्ता और आपके पास लागू किसी भी प्रमाणपत्र को अपने रिश्ते को निर्दिष्ट कर सकते हैं।
   • एक दृष्टांत के रूप में, यदि आप एक पूर्व कर्मचारी के लिए यह पत्र लिखते हैं, तो कंपनी में अपने कार्य का वर्णन करके शुरू करने का प्रयास करें और आप कितने समय से इस पर काम कर रहे हैं।
   • यदि आप इसे अपने लिए लिखते हैं, तो आपका नाम आपको परिचय देने के लिए पर्याप्त है। उदाहरण के लिए, आप इसे लिख सकते हैं: "मैं, कोरीन लेरॉय, ग्रासलिन जिले में सप्ताहांत सेमिनार में मेरी उपस्थिति के लिए उपस्थित थे, जो 10 से 17 अक्टूबर तक हुआ था। इस तरह के मेल के लिए, पत्र का शरीर आमतौर पर एक या दो वाक्यों से अधिक नहीं होता है।

3. 
   

   
   उस व्यक्ति को पहचानें जिसके लिए आप पत्र लिख रहे हैं। यदि आप किसी और की व्यावसायिक योग्यता की गवाही देने के लिए एक पत्र लिखते हैं, तो आपको अपना परिचय देने के बाद उनका नाम देना होगा। पहले वाक्य में सम्मिलित करना और फिर अपना परिचय देना भी संभव है।
   • उदाहरण के लिए, यदि आप एक पूर्व कर्मचारी के लिए मेल लिखते हैं, तो आप यह लिख सकते हैं: "मैं पॉल डोबोइस, डबॉइस मोटर्स का अध्यक्ष हूं। मैं Corine Leroy के यांत्रिक कौशल की गवाही देने के लिए लिख रहा हूं। "

4. 
   

   
   तथ्य या प्रासंगिक जानकारी प्रदान करें। पत्र के शरीर में, आपको मोटे तौर पर कोई भी जानकारी प्रदान करनी होगी जिसे आप पत्राचार के माध्यम से प्रमाणित करना चाहते हैं। आपके कारणों के आधार पर, यह एक वाक्य या कई पृष्ठों तक सीमित हो सकता है।
   • तथ्यों से चिपके रहें और एक स्पष्ट लहजे का उपयोग करके यथासंभव स्पष्ट और सुसंगत लिखें।

5. 
   

   
   यदि आप अपने लिए मेल लिखते हैं तो एक बयान दें। मान लीजिए कि आप किसी संस्था या संगठन को अपने बारे में कुछ बताने के लिए पत्र लिखते हैं। आपको एक कथन के साथ समाप्त होना चाहिए कि सभी सामग्री सत्य और सटीक है जहाँ तक आप जानते हैं।
   • उदाहरण के लिए, आपका निष्कर्ष कुछ इस तरह दिखाई दे सकता है: "मेरे हस्ताक्षर के नीचे, मैं घोषणा करता हूं कि ऊपर दी गई सभी जानकारी, मेरे ज्ञान के सर्वोत्तम, सत्य और सही है। "
   • यदि आप हस्ताक्षर करने के बाद मेल को वैध बनाने की योजना बनाते हैं तो इस तरह का वाक्य विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।

भाग 3 पत्र को अंतिम रूप दें

1. 
   

   
   इसे ध्यान से पढ़ें। पत्रावलियों में वर्तनी और व्याकरण इसके स्वागत पर प्रभाव डाल सकते हैं। यदि बहुत सारे टाइपोस और त्रुटियां हैं, तो प्राप्तकर्ता आपको गंभीरता से नहीं ले सकता है।
   • अपनी जानकारी भी जांच लें। एक पत्र पर एक हस्ताक्षर लागू करने से सभी सामग्री की प्रामाणिकता निकल जाती है। सुनिश्चित करें कि आपने नंबर, दिनांक और अन्य नंबर लिखे हैं।

2. 
   

   
   यह प्रिंट। यदि आप इसे डाक से भेजने जा रहे हैं, तो इसे लेटरहेड पेपर या उच्च गुणवत्ता वाले पेपर पर प्रिंट करें। कृपया साधारण फोटोकॉपी कागज का उपयोग न करें क्योंकि यह एक अच्छा प्रभाव नहीं देता है। यदि आपके पास अच्छी गुणवत्ता के कागज नहीं हैं, तो बस स्थानीय किताबों की दुकान पर एक छोटा पैकेज खरीदें।
   • सुनिश्चित करें कि मेल ठीक से छपा है और मार्जिन पर्याप्त है। प्रत्येक पक्ष पर कम से कम 2.5 सेमी का अंतर होना चाहिए।
   • यदि आपके पास कई पृष्ठ हैं, तो उन्हें नंबर देना न भूलें। डिजिटल प्रारूप का उपयोग प्राप्तकर्ता को यह पुष्टि करने में मदद करेगा कि उसके पास सभी पृष्ठ हैं।

3. 
   

   
   यदि संभव हो तो नोटरी की उपस्थिति में मेल पर हस्ताक्षर करें। हमेशा सत्यापन पत्र को प्रमाणित करने के लिए आवश्यक नहीं है, क्योंकि कई मामलों में, अकेले हस्ताक्षर पर्याप्त हैं। वैधीकरण आवश्यक है या नहीं, यह जानने के लिए प्राप्तकर्ता से संपर्क करें।
   • यदि पत्र का कानूनी महत्व है, तो नोटरीकृत प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है। मान लें कि आप प्रमाणित करने के लिए एक पत्र प्रस्तुत करना चाहते हैं कि आप अपने विश्वविद्यालय की डिग्री प्राप्त करने के लिए आवश्यकताओं को पूरा कर चुके हैं। इस मामले में, एक कानूनी प्रति की आवश्यकता हो सकती है।

4. 
   

   
   अपना मेल प्राप्तकर्ता को भेजें। उन्हें यह जानने के लिए संपर्क करें कि वे आपके पत्र को कैसे प्राप्त करना चाहते हैं। ऐसे आधिकारिक दस्तावेज के लिए, यदि संभव हो तो इसे डाक से भेजने की सिफारिश की जाती है। हालाँकि, कुछ प्राप्तकर्ता ईमेल या फैक्स द्वारा भेजना पसंद करते हैं।
   • यदि आप इसे ईमेल से भेजते हैं, तो उसे प्रिंट करें और पहले हस्ताक्षर करें। फिर, मूल प्रतिलिपि को स्कैन करें ताकि आप हस्ताक्षरित पत्र की एक पीडीएफ फाइल संलग्न कर सकें।