काम पर फोन का जवाब कैसे दें

विषय

• चरणों
• भाग 1 फोन उठाओ
• भाग 2 फोन पर बात करें

काम पर एक पेशेवर छवि पेश करना किसी भी व्यावसायिक सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। कंपनी में उनकी स्थिति के बावजूद, फोन का जवाब देना लगभग सभी कर्मचारियों के लिए एक काम है। अच्छी तरह से उत्तर देने से आप फोन कॉल पर एक सकारात्मक स्वर डाल पाएंगे, संवाददाता को सहज महसूस करने में मदद मिलेगी और आप उसके विभिन्न सवालों के जवाब आसानी से दे सकते हैं।

चरणों

भाग 1 फोन उठाओ

1. 
   

   
   जल्दी जवाब दो। जब आप व्यवसाय में हों या पेशेवर सेटिंग में हों तो लोगों को व्यस्त रखना विनम्र नहीं है। हैंडसेट उठाएं और तीसरी रिंग से पहले कॉल का जवाब दें।

2. 
   

   
   हैंडसेट को अपने कान पर रखें। फोन को जल्दी से जवाब देना महत्वपूर्ण है, लेकिन आपको अभी भी पर्याप्त धैर्य रखना चाहिए कि वास्तव में आपके मुंह के पास माइक्रोफोन रखें। तब तक बात करना शुरू न करें जब तक कि आप पूरी तरह से निश्चित नहीं हो जाते हैं कि फोन का हैंडसेट आपके और आपके कान से चिपका हुआ है, ताकि दूसरा पक्ष किसी भी जानकारी को न खोए।

3. 
   

   
   जवाब देने से पहले गहरी सांस लें। एक बार फोन आपके मुंह के पास होने से पहले, अपना परिचय देने से पहले गहरी सांस लें। यह आपको शांत रखने और खुद को मास्टर करने की अनुमति देगा, जो आपको अपने दिमाग को इकट्ठा करने और शांति से बोलने की अनुमति देगा।

4. 
   

   
   
   
   अपना और अपने व्यवसाय का परिचय दें। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आपके संवाददाता ने सही जगह और सही व्यक्ति को बुलाया है, इसलिए आपके लिए यह बताना महत्वपूर्ण है कि आप कौन हैं और आपका व्यवसाय क्या है। पहले कंपनी का नाम बताना सुनिश्चित करें। आप अपना खुद का घर बनाने के बारे में सोच सकते हैं, इसलिए आपको यह सोचने की ज़रूरत नहीं है कि जब फोन बजता है और परिस्थितियों के आधार पर इसे थोड़ा बदल दिया जाता है।
   • यदि आप एक रिसेप्शनिस्ट या स्विचबोर्ड ऑपरेटर के रूप में काम करते हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप व्यवसाय के संचालन में बहुत अच्छी तरह से महारत हासिल करें, क्योंकि आप एक हैं जिन्हें कॉल करने वाले को उनकी ज़रूरत की सभी जानकारी प्राप्त करने में मदद करनी होगी। आप बस कह सकते हैं, "नमस्ते, यहाँ विकीहो कंपनीज, डिवाइस को यूसुफ। मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं? इस प्रकार, संवाददाता को पता चल जाएगा कि वह किससे बात कर रहा है और आपकी कंपनी की पहचान क्या है जो उसे बातचीत जारी रखने का अवसर देगी। यदि आप एक निजी सचिव के रूप में काम करते हैं, तो उस व्यक्ति को निर्दिष्ट करें जिसके लिए आप काम कर रहे हैं (उदाहरण के लिए, "श्री स्मिथ का कार्यालय, डिवाइस पर जोसेफ"), क्योंकि यह संभव है कि यह वही है जो आपके संवाददाता वास्तव में देख रहे हैं। में शामिल हो।
   • यदि आप किसी सेवा का हिस्सा हैं, तो उस व्यक्ति को बताएं कि आप क्या कर रहे हैं ताकि वे जान सकें कि किस तरह के प्रश्न पूछने हैं। "हैलो, यह जेसिका का लेखा है" कहकर अपने आप को पहचानें। अपीलकर्ता को यह जानने की अनुमति दें कि क्या उसने कार्यालय या उस व्यक्ति से संपर्क किया है जो वह चाहता है और यदि उसे किसी और से बात करनी चाहिए।

5. 
   

   
   
   
   फोन के पास एक नोटबुक और एक पेन रखें। यह आपको उस स्थिति में जल्दी से नोट्स लेने की अनुमति देगा जब व्यक्ति आपको छोड़ना चाहेगा या आपको अन्य जानकारी देगा। लिखने के लिए कुछ देखने के लिए समय के लिए अपने संवाददाता के इंतजार से बचें।

भाग 2 फोन पर बात करें

1. 
   

   
   बात करते हुए मुस्कुराएं। यहां तक ​​कि अगर आप एक अच्छे मूड में नहीं हैं, तो बस मुस्कुराते हुए और ऐसा करने का नाटक करने से आपके संवाददाता को लगता है कि आप अच्छे हैं। यह आपके मूड को बेहतर बनाने में भी आपकी मदद कर सकता है।

2. 
   

   
   स्पष्ट और पेशेवर बोलें। चूंकि आप एक पेशेवर सेटिंग में हैं, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप और आपके संवाददाता एक-दूसरे को स्पष्ट और सटीक रूप से समझ सकें। शांति से बोलें और अपने शब्दों का उच्चारण करें ताकि आप सुनिश्चित हों कि यह अच्छी तरह से समझ गया है।
   • "हाँ," "यकीन है," या "नाह" जैसे परिचित कठबोली अभिव्यक्तियों का उपयोग करने से बचें। "हाँ" और "नहीं" जैसे स्पष्ट शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करके उसके बजाय उससे बात करें। संवाद के दौरान आप अपने संवाददाता के साथ जो भी जानकारी का आदान-प्रदान करते हैं, वह आपके बीच किसी भी भ्रम से बचती है। सामान्य विनम्र वाक्यांशों जैसे "धन्यवाद" और "कुछ भी नहीं", यदि कोई हो, तो कहना न भूलें।
   • यदि आप व्यक्ति को विशिष्ट जानकारी जैसे कि पत्र या फ़ोन नंबर (जैसे नाम या फ़ोन नंबर) से संवाद करना चाहते हैं, तो ध्वन्यात्मक वर्णमाला का अच्छा कमांड होना सहायक हो सकता है। इस तरह, आप उन अक्षरों को भ्रमित करने से बच सकते हैं जो लगभग "एम" और "एन" के समान हैं, "एम लाइक ईटिंग" जैसे उपयोगी सुझावों को लागू करते हैं।

3. 
   

   
   संवाददाता से पेशेवर बात करें। व्यक्ति के नाम का उपयोग करें ("श्री स्मिथ") और उसका पहला नाम नहीं है, खासकर यदि आप व्यक्तिगत रूप से संवाददाता को नहीं जानते हैं। बातचीत के दौरान उसका उपयोग करके उसका नाम और पता न भूलें।
   • आप जैसे ही वह आपको बताएंगे, वैसे ही आप उस व्यक्ति का नाम लिखना चाहेंगे, ताकि आप उसे याद रख सकें। यह बहुत उपयोगी हो सकता है।

4. 
   

   
   यदि आवश्यक हो तो कॉल स्थानांतरित करें। यदि कोई आपको काम करने के लिए कहता है, तो यह बहुत संभव है कि वे किसी विशेष समस्या को हल करने की कोशिश कर रहे हों या किसी विशिष्ट व्यक्ति को प्रस्तुत करने के लिए प्रश्न हों। यदि आप वास्तव में किसी प्रश्न या चिंता का उत्तर देना नहीं जानते हैं, तो इसका उत्तर देने का प्रयास न करें। इसके बजाय, सुझाव दें कि आप अपने कॉल को किसी ऐसे व्यक्ति को स्थानांतरित करें जो बेहतर तरीके से आपको जवाब देने और मदद करने में सक्षम होगा। यह उसे यह भी दिखाएगा कि आप उसकी समस्या की परवाह करते हैं और उसे हल करने में उसकी मदद करने को तैयार हैं।
   • आजकल अधिकांश डेस्कटॉप फोन में कॉल ट्रांसफर की सुविधा है। यह पता करें कि क्या यह सुविधा आपके कार्यालय में उपलब्ध है और यह कैसे काम करता है। यदि यह मामला नहीं है, तो उस व्यक्ति का नंबर लें जिसे आपका संवाददाता फोन करेगा और उसे जानकारी देगा।
   • ऐसा करने से जितना संभव हो उतना विनम्र रहें और कॉल ट्रांसफर करने की पेशकश करें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मुझे डर है कि मैं आपके प्रश्न का उत्तर नहीं दे सकता। क्या आप मुझे अपने कॉल जैक्स में स्थानांतरित करना चाहेंगे, जो आपकी बेहतर मदद कर सकते हैं? "
   • यदि कोई और उपलब्ध नहीं है, तो सुझाव दें कि आप एक लेते हैं। इसे बाद में अग्रेषित करना न भूलें।

5. 
   

   
   कॉल को पेशेवर रूप से समाप्त करें। आप उसे स्पष्ट और विनम्रता से बता सकते हैं कि बातचीत खत्म हो गई है और वह केवल "धन्यवाद" या "अलविदा" कहकर लटक सकता है। इस बारे में कोई भ्रम नहीं होना चाहिए कि बातचीत जारी रहनी चाहिए या नहीं।
   • अपने संवाददाता को लटका दें। उसके पास कॉल है, इसलिए आपको उसे वही प्राप्त करने देना होगा जो वह चाहता था जब उसने पहली बार फोन किया और बातचीत बंद कर दी। यदि आप बातचीत को समाप्त करने के लिए तैयार नहीं हैं, तो भी आप लटक सकते हैं, यह असभ्य लग सकता है या आप महत्वपूर्ण जानकारी से बच सकते हैं।