सीधा मेल कैसे करें

विषय

• चरणों
• भाग 1 तैयार हो रहा है
• भाग 2 Microsoft Office के साथ एक मेल मर्ज करें
• भाग 3 OpenOffice के साथ मेल मर्ज करना

मेल मर्ज अधिकांश ऑफिस सुइट्स की एक विशेषता है जो आपको कई प्राप्तकर्ताओं को भेजने से पहले एक मूल दस्तावेज़ को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। लिफाफे, लेबल, प्रपत्र पत्र, एस, फैक्स या यहां तक ​​कि गिने कूपन और कूपन सहित बड़ी संख्या में विभिन्न दस्तावेजों के लिए मेल मर्ज का उत्पादन करना संभव है।

चरणों

भाग 1 तैयार हो रहा है

1. 
   

   
   अपनी डेटा फ़ाइल बनाएँ। यह एक कार्यपत्रक (एक्सेल प्रकार), कम डेटा या सही स्वरूपण वाला दस्तावेज़ ई भी हो सकता है। ज्यादातर मामलों में, कंपनियां या व्यक्ति स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं, इसलिए यह वह विकल्प है जिसका उपयोग हम इस लेख के बाकी हिस्सों में एक उदाहरण के रूप में करेंगे।
   • आपकी डेटा फ़ाइल में वह सभी जानकारी होनी चाहिए जो आप दो प्रतियों के बीच अलग-अलग करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक कस्टम फ़ॉर्म पत्र भेजने का निर्णय लेते हैं, तो आपकी डेटा फ़ाइल में कम से कम उन लोगों के नाम और पते शामिल होने चाहिए, जिन्हें आप पत्र भेजना चाहते हैं।
     • एक एकल पंक्ति में, अपनी स्प्रेडशीट पर एक सेल में जानकारी के प्रत्येक टुकड़े को रखें। इस प्रकार, आपकी डेटा फ़ाइल के निर्माण के अंत में, जानकारी की प्रत्येक श्रेणी (नाम, पहला नाम, पता ...) का अपना कॉलम होना चाहिए।
   • अपने प्रत्येक कॉलम के लिए प्रासंगिक शीर्षक चुनें। मेल मर्ज स्तंभ के बाद डेटा स्तंभ को बांधता है। इस प्रकार, जो भी सॉफ़्टवेयर उपयोग किया जाता है, वह सोचता है कि प्रत्येक कॉलम की पहली पंक्ति बाकी कॉलम में मौजूद जानकारी के प्रकार से मेल खाती है। इसलिए हम आपको उन नामों का उपयोग करने की सलाह देते हैं जो आपके लिए प्रासंगिक हैं ताकि आप आसानी से अपना रास्ता पा सकें।
     • उदाहरण के लिए, यदि आपके कॉलम का उपयोग पारिवारिक नामों को संग्रहीत करने के लिए किया जाता है, तो स्लो "नाम" हो सकता है और धीमेपन के नीचे आप शामिल लोगों के अंतिम नामों को दर्ज कर सकते हैं। इसलिए, मेलिंग के अगले चरण में, जब सॉफ़्टवेयर आपसे पूछता है कि आप किस क्षेत्र में अपने प्रकार को सम्मिलित करना चाहते हैं, तो आपको "नाम" लिखा दिखाई देगा और आपको याद होगा कि यह क्या है।
   • Microsoft Office सुइट वाले लोग जो Microsoft Outlook का उपयोग अपने लिखने के लिए करते हैं, उनके पास डेटा फ़ाइल के रूप में अपनी पता पुस्तिका का उपयोग करने का विकल्प भी है।

2. 
   

   
   
   
   अपनी डेटा फ़ाइल सहेजें। इसे आसानी से याद रखने वाले स्थान पर सहेजें और इसे एक अस्पष्ट नाम दें ताकि आप इसे आसानी से पा सकें।

3. 
   

   
   अब अपना मूल दस्तावेज लिखें। यह एक प्रकार का दस्तावेज़ है जिसे आप बाद में कस्टमाइज़ करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप एक नमूना पत्र का वर्णन करने का निर्णय लेते हैं, तो आपका आधार दस्तावेज ही पत्र होगा। सभी फ़ील्ड जिन्हें आप मेल मर्ज के साथ निजीकृत करना चाहते हैं, उन्हें इस समय रिक्त रहना चाहिए।

भाग 2 Microsoft Office के साथ एक मेल मर्ज करें

1. 
   

   
   मेल मर्ज सुविधा तक पहुँचें। अपना आधार दस्तावेज़ खोलें और "मेल मर्ज," फिर "मेल मर्ज प्रारंभ करें" और फिर "स्टेप बाय स्टेप मेल मर्ज विज़ार्ड" पर क्लिक करें। यदि कार्यक्षमता स्पष्ट नहीं है, तो "उपकरण"> "पत्र और मेलिंग"> "मेल मर्ज" पर क्लिक करें।

2. 
   

   
   
   
   Microsoft Office प्रश्नों का उत्तर दें। वर्ड मेलिंग टूल में आपके जीवन को आसान बनाने के लिए और अपने आधार दस्तावेज़ और अपनी डेटा फ़ाइल के बीच डेटा को मर्ज करने के लिए कुछ कदम उठाने होते हैं, जो आपकी ज़रूरतों के अनुकूल और बेहतर है।
   • अपने स्रोत दस्तावेज़ के दस्तावेज़ प्रकार को इंगित करके प्रारंभ करें। अपने दस्तावेज़ में किसी एक के निकटतम प्रकार पर क्लिक करें और अगला: मूल दस्तावेज़ पर क्लिक करें।
   • आधार दस्तावेज़ निर्दिष्ट करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। यदि आपने अभी तक हमारे स्पष्टीकरण का पालन किया है, तो आपको "वर्तमान दस्तावेज़ का उपयोग करें" बॉक्स की जांच करने में सक्षम होना चाहिए। "अगला: चयनकर्ताओं का चयन करें" पर क्लिक करें।

3. 
   

   
   चुनें कि वर्ड किसे "एक मौजूदा सूची" कहता है। यह वास्तव में आपके द्वारा बनाई गई डेटा फ़ाइल है। बॉक्स को चेक करें और अपनी डेटा फ़ाइल खोजने के लिए अपने कंप्यूटर को ब्राउज़ करने के लिए "अगला" पर क्लिक करें और इसे अपने स्रोत दस्तावेज़ से लिंक करें।
   • यदि आप अपनी Outlook पता पुस्तिका का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो यह भी संभव है, बस संबंधित बॉक्स को देखें।

4. 
   

   
   उपयोग करने के लिए डेटा चुनें। कार्यालय आपको सूचना के संपूर्ण स्तंभों का चयन या चयन करने की अनुमति देता है जैसा कि आप फिट देखते हैं। यह आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि आप अपने आधार दस्तावेज़ में कौन से फ़ील्ड भरना चाहते हैं, जिससे आपकी डेटा फ़ाइल अधिक बहुमुखी हो, क्योंकि आप विभिन्न मेलिंग में विभिन्न जानकारी का उपयोग करने में सक्षम होंगे। एक बार जब सब कुछ सही लगता है, तो "अगला" पर क्लिक करें।
   • प्रत्येक कॉलम के सिर पर क्लिक करके डेटा को सॉर्ट किया जा सकता है। यह आपको उदाहरण के लिए जल्दी से ब्राउज़ करने और सटीक जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देता है यदि आपकी डेटा फ़ाइल लगा रही है।

5. 
   

   
   आधार दस्तावेज़ में फ़ील्ड डालें। मेलिंग विज़ार्ड के इस नए पृष्ठ पर, आपको अपना आधार दस्तावेज़ (यदि यह पहले से नहीं हुआ है) लिखने के लिए कहा जाएगा और आपको अपनी डेटा फ़ाइल से डेटा फ़ील्ड सम्मिलित करने के लिए विकल्पों की एक विस्तृत पसंद की भी पेशकश की जाएगी मूल दस्तावेज।
   • अपने आधार दस्तावेज़ में फ़ील्ड सम्मिलित करने के लिए, वह कर्सर रखें जहाँ आप फ़ील्ड रखना चाहते हैं और अपना फ़ील्ड सम्मिलित करने के लिए विज़ार्ड में उपयुक्त बटन पर क्लिक करें।
     • गलत तरीके से हटाए गए फ़ील्ड को हटाना या अपने कीबोर्ड पर हटाए कुंजी को दबाकर दो बार रखना संभव है, जैसे कि आप Word में एक साधारण अक्षर को हटाने की कोशिश कर रहे हैं।
   • आपके द्वारा वर्ड में निर्दिष्ट किए गए दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर पूर्व-निर्धारित विकल्प थोड़े भिन्न होते हैं। आपके द्वारा चुनी गई डेटा फ़ाइल के आधार पर कार्यालय सही प्रकार के डेटा प्रदान करने की पूरी कोशिश करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपने वर्ड को इंगित किया है कि आप एक फॉर्म लेटर लिख रहे हैं, तो आपको एक ऑप्शन ब्लॉक देखने की अनुमति मिलती है, जिसमें आपको नाम और एड्रेस का पहला नाम के साथ-साथ उसका पूरा पता भी सम्मिलित होता है, सभी की व्यवस्था बेहतरीन तरीके से की जाती है। बस कुछ लाइनें।
     • कुछ पूर्वनिर्मित विकल्प स्वचालित रूप से आपको आवश्यक जानकारी भरने के लिए माध्यमिक खिड़कियां खोल देंगे। लेकिन चिंता न करें, यह सब हमेशा स्पष्ट और आसान तरीके से समझा जाता है।
     • यदि आप इनमें से किसी एक पूर्व-निर्धारित विकल्प का उपयोग करते हैं और वर्ड आपकी डेटा फ़ाइल में सही जानकारी खोजने में सक्षम नहीं लगता है तो यह कोई समस्या नहीं है: "फ़ील्ड से मेल करें" पर क्लिक करें और प्रोग्राम को बताएं कि प्रत्येक फ़ील्ड किस से मेल खाती है। उदाहरण के लिए, आप वर्ड दिखा सकते हैं कि यह आपके डेटा फ़ाइल के "नाम" कॉलम का उपयोग आपके स्रोत दस्तावेज़ के पते ब्लॉक में "अंतिम नाम" फ़ील्ड को पॉप्युलेट करने के लिए करना चाहिए।
   • अपने स्वयं के क्षेत्रों का उपयोग करने के लिए, "अतिरिक्त विकल्प" पर क्लिक करें। फिर आप अपने कॉलम के हेडर को देख पाएंगे और फिर इन नामों का उपयोग कर सकते हैं।

6. 
   

   
   अपने पत्रों की जाँच करें। मेल मर्ज का उपयोग करते समय, आपको पता होना चाहिए कि मुद्रण के समय कस्टम फ़ील्ड में केवल सटीक डेटा (आपकी डेटा फ़ाइल से आयात किए गए) शामिल होंगे। हालाँकि, कार्यालय आपको यह सत्यापित करने के लिए अपने दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन करने की अनुमति देता है कि जानकारी अच्छी तरह से रखी गई है जैसा कि आपने अपने विभिन्न क्षेत्रों को रखकर तय किया है। अपने दस्तावेज़ का पूर्वावलोकन करने में संकोच न करें जब तक कि सब कुछ ठीक वैसा ही न हो जैसा आप चाहते हैं।

7. 
   

   
   अपने दो दस्तावेज़ों को मर्ज करना समाप्त करें। चरण-दर-चरण मर्ज सहायक का अंतिम चरण आपको बताता है कि सब कुछ जगह में है और सॉफ्टवेयर आपके दस्तावेज़ों को प्रिंट करना शुरू करने के लिए तैयार है। फिर वह स्रोत दस्तावेज़ में आपके द्वारा निर्दिष्ट प्रत्येक फ़ील्ड के बीच भिन्नता के अनुसार आवश्यक के रूप में कई प्रतियों को प्रिंट करेगा।
   • दस्तावेज़ मुद्रित करना शुरू करने से पहले "व्यक्तिगत रूप से पत्र संपादित करें" बटन पर क्लिक करके अपनी पसंद के अक्षरों में व्यक्तिगत परिवर्तन करना संभव है।

भाग 3 OpenOffice के साथ मेल मर्ज करना

1. 
   

   
   एक डेटाबेस बनाएँ। OpenOffice.org के साथ, एक मेल मर्ज के लिए हमेशा एक डेटाबेस की आवश्यकता होती है, हालाँकि, आप अभी भी अपने डेटा को पहले स्प्रेडशीट (जैसे एक्सेल या कैल्क) में रख सकते हैं।
   • अपने आधार दस्तावेज़ में, फ़ाइल मेनू खोलें और एक नया डेटाबेस बनाने के लिए विकल्प चुनें।
   • अभी खुलने वाले संवाद में, "मौजूदा डेटाबेस से कनेक्ट करें" बॉक्स को चेक करें। ड्रॉप-डाउन मेनू में, "स्प्रेडशीट" चुनें और फिर "अगला" पर क्लिक करें।
   • अगले पृष्ठ पर, OpenOffice.org को उस स्प्रैडशीट तक पहुंचने का मार्ग बताएं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। आप डेटा फ़ाइल के पथ के तहत बॉक्स को चेक करके डेटाबेस पर पासवर्ड डाल सकते हैं या नहीं, यह भी चुन सकते हैं। "अगला" पर क्लिक करें।
   • इस विंडो में, चुनें कि आप डेटाबेस को अपने कंप्यूटर पर सहेजना चाहते हैं या नहीं (बाद में आसान पहुंच के लिए) और चुनें कि क्या आप डेटाबेस को खोलना चाहते हैं या नहीं, ताकि आप इसमें बदलाव कर सकें (यह शायद नहीं है आवश्यक नहीं है अगर आपने अभी अपनी स्प्रेडशीट बनाई है)। डेटाबेस को बचाने के लिए "समाप्त" पर क्लिक करें।
     • अपने डेटाबेस को याद रखने के लिए एक आसान नाम दें ताकि आपको बाद में इसे खोजने में समय बर्बाद न करना पड़े।

2. 
   

   
   अपने खेतों को डालें। अब जब आपका आधार दस्तावेज़ OpenOffice.org के लिए एक आसान-से-समझने वाले डेटाबेस से जुड़ा हुआ है, तो आपको बस इतना करना है कि अपनी पसंद का डेटा अपने मेल मर्ज में मर्ज कर दें।
   • सबमेनू में "इन्सर्ट" फिर "फील्ड्स" और अंत में "अन्य ..." मेनू पर क्लिक करें। आप इसे कीबोर्ड शॉर्टकट "Ctrl + F2" से भी एक्सेस कर सकते हैं।
   • संवाद बॉक्स में, "डेटाबेस" टैब पर क्लिक करें।
   • संवाद बॉक्स के निचले दाईं ओर "ब्राउज़ करें" बटन पर क्लिक करें और आपके द्वारा बनाए गए डेटाबेस की खोज करें।
     • एक बार जब आपका डेटाबेस चुना जाता है, तो यह विंडो के दाईं ओर "चयनित डेटाबेस" नामक सूची में दिखाई देगा।
   • विंडो के बाईं ओर "टाइप" नाम की सूची में, "मेलिंग फ़ील्ड" चुनें।
   • अपने डेटाबेस के आगे "+" बटन पर क्लिक करें: एक स्प्रेडशीट नीचे दिखाई देनी चाहिए। फिर "यह" के बगल में "+" पर क्लिक करें और आप अपनी स्प्रैडशीट बनाते समय आपके द्वारा चुने गए फ़ील्ड देखेंगे।
   • आपके द्वारा सम्मिलित किए जाने वाले किसी भी फ़ील्ड का चयन करें और इसे अपने आधार दस्तावेज़ में रखने के लिए "सम्मिलित करें" पर क्लिक करें।
     • अपना कर्सर रखना याद रखें जहाँ आप अपना क्षेत्र सम्मिलित करना चाहते हैं। यदि आप भूल जाते हैं, तो यह कोई समस्या नहीं है: बस फ़ील्ड को काटें और इसे सही जगह पर चिपका दें।
     • कार्यालय के साथ के रूप में, फ़ील्ड को सरल अल्फ़ान्यूमेरिक वर्ण माना जाता है जब वे आपके आधार दस्तावेज़ में होते हैं। आप उन्हें अपने कीबोर्ड पर डिलीट की के साथ स्पेसबार से हटा सकते हैं या उन्हें हटा सकते हैं।

3. 
   

   
   विलय समाप्त करें। जांचें कि सभी फ़ील्ड अपने उचित स्थान पर हैं। एक बार जब यह सत्यापन हो जाता है, तो मुद्रण शुरू करें। यह आपके द्वारा आधार दस्तावेज़ में निर्दिष्ट किए गए प्रत्येक क्षेत्र के बीच अलग-अलग करके आवश्यक के रूप में कई प्रतियों को प्रिंट करेगा