परिवर्तन प्रबंधन योजना कैसे लिखें

विषय

• चरणों
• विधि 1 संगठनात्मक परिवर्तनों को प्रबंधित करने के लिए एक योजना लिखें
• विधि 2 प्रोजेक्ट में परिवर्तन ट्रैक करें

दो प्रकार की परिवर्तन प्रबंधन योजनाएँ हैं। एक संगठन में परिवर्तनों के प्रभाव को संबोधित करता है और संक्रमण की सुविधा देता है। दूसरा एकल प्रोजेक्ट में हुए परिवर्तनों को ट्रैक करने में मदद करता है, जिससे उत्पादों में बदलाव या प्रोजेक्ट के दायरे का स्पष्ट रिकॉर्ड बनता है। ये योजनाएं संचार के बारे में हैं जो स्पष्ट और सटीक रूप से किए जाने की आवश्यकता है।

चरणों

विधि 1 संगठनात्मक परिवर्तनों को प्रबंधित करने के लिए एक योजना लिखें

1. 
   

   
   बदलाव किए जाने के कारणों को दिखाएं। उन कारकों को सूचीबद्ध करें, जिन्होंने बदलाव करने का निर्णय लिया, जैसे खराब प्रदर्शन, नई तकनीक या संगठन के मिशन में बदलाव।
   • एक दृष्टिकोण व्यवसाय की वर्तमान स्थिति का वर्णन करना है, और भविष्य की स्थिति इस योजना को बनाने का लक्ष्य रखती है।

2. 
   

   
   परिवर्तनों की प्रकृति और कार्यक्षेत्र को परिभाषित करें। परियोजना की अपेक्षित प्रकृति का संक्षेप में वर्णन करें। यह निर्धारित करें कि क्या यह स्थिति, प्रक्रिया में बदलाव, नीति में बदलाव, या संगठनात्मक संरचना को प्रभावित करेगा। सूची विभाग, कार्यसमूह, प्रणाली, या कोई अन्य घटक जो समायोजन के अधीन हो सकता है।

3. 
   

   
   
   
   हितधारकों के समर्थन का वर्णन करें। योजना में शामिल सभी हितधारकों, उदाहरण के लिए, शाखा, मिशन के प्रमुख, प्रस्तावक, उपभोक्ताओं या परिवर्तन से प्रभावित कर्मचारियों को सूचीबद्ध करें। इनमें से प्रत्येक भाग के लिए, निर्दिष्ट करें कि हितधारक किए जाने वाले परिवर्तनों का समर्थन करेगा या नहीं।
   • एक तालिका तैयार करना याद रखें जो इस जानकारी को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से समझा सकती है। प्रत्येक प्रभावित पार्टी के लिए, निम्न डेटा के प्राथमिकता स्तर (उच्च, मध्यम या निम्न) का आकलन करें: जागरूकता, समर्थन का स्तर, प्रभाव।
   • यदि संभव हो, तो हितधारक समर्थन का आकलन करने के लिए एक-पर-एक साक्षात्कार का आयोजन करें।

4. 
   

   
   एक टीम का गठन करें। यह टीम सभी हितधारकों के साथ संवाद करने, विभिन्न चिंताओं को सुनने और यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होगी कि ऑपरेशन सर्वोत्तम संभव परिस्थितियों में हो। ऐसे लोगों को चुनें जो व्यापार में बहुत विश्वसनीय हैं और जिनके पास अच्छा संचार कौशल है।
   • आपको वरिष्ठ प्रबंधन से एक प्रमोटर नियुक्त करना चाहिए। जोर दें कि यह योजना को अनुमोदित करने के लिए नहीं, बल्कि परिवर्तन को बढ़ावा देने के लिए सक्रिय कार्य होगा।

5. 
   

   
   
   
   प्रबंधन के साथ एक दृष्टिकोण विकसित करें। ऑपरेशन की सफलता के लिए कंपनी का सभी समर्थन प्राप्त करना आवश्यक है। सभी वरिष्ठ प्रबंधकों को परिवर्तनों पर टिप्पणी करने दें और इस परियोजना में सक्रिय भूमिका निभाने के लिए एक-दूसरे के साथ सहयोग करें।

6. 
   

   
   प्रत्येक अभिनेता के लिए एक योजना बनाएं। प्रत्येक हितधारक के लिए, जिसमें परियोजना का समर्थन करने वाले लोग शामिल हैं, जोखिम और मुद्दों का आकलन करते हैं। इन चिंताओं को दूर करने के कार्य के साथ टीम प्रभारी को सौंपें।

7. 
   

   
   एक संचार योजना बनाएं। संचार इस प्रक्रिया का प्रमुख तत्व है। शामिल सभी दलों के साथ अक्सर संवाद करें। बदलाव किए जाने के पीछे के कारणों और उनसे होने वाले फायदों के बारे में बताएं।
   • अभिनेताओं को एक-से-एक, दो-तरफ़ा संचार प्राप्त करना चाहिए। आमने-सामने की बैठकें आवश्यक हैं।
   • संचार मुख्य प्रबंधन के प्रमोटर, प्रत्येक कर्मचारी के प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक, और किसी अन्य प्रवक्ता से होना चाहिए, जिस पर अभिनेता भरोसा करते हैं। सभी संचार एक सुसंगत पारित करना होगा।

8. 
   

   
   किसी भी प्रतिरोध पर ध्यान दें। परिवर्तन के लिए हमेशा प्रतिरोध होता है। यह व्यक्तिगत स्तर पर होता है, और इसलिए, आपको इन प्रतिरोधों के कारण की खोज के लिए व्यक्तिगत रूप से हितधारकों के साथ संवाद करना चाहिए। शिकायतों पर ध्यान दें ताकि प्रबंधन दल उनका उपाय कर सके। इन चिंताओं में आमतौर पर निम्नलिखित बिंदु शामिल होते हैं।
   • कोई प्रेरणा, या तात्कालिकता की कोई भावना नहीं।
   • समग्र स्थिति या परिवर्तनों की आवश्यकता के कारणों की कोई समझ नहीं।
   • प्रक्रिया में भागीदारी की कमी।
   • नौकरी की स्थिरता, भविष्य की भूमिका या भविष्य की स्थितियों के लिए आवश्यक आवश्यकताओं और कौशल के बारे में अनिश्चितता।
   • परिवर्तन या संचार के कार्यान्वयन के बारे में अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए प्रबंधन की विफलता।

9. 
   

   
   बाधाओं को ले लो। आपको संचार को मजबूत करने, या रणनीति बदलने से दावों का जवाब देना चाहिए। अन्य दावों के लिए पूरक दृष्टिकोण की आवश्यकता हो सकती है, जिसे आप अपनी योजना में शामिल कर सकते हैं या प्रबंधन टीम को आउटसोर्स कर सकते हैं। जांच करें कि आपके संगठन के लिए इनमें से कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है।
   • पदों या प्रक्रिया में किसी भी बदलाव के लिए, कर्मचारियों के प्रशिक्षण को सर्वोच्च प्राथमिकता दें।
   • यदि आप संक्रमण अवधि को यथासंभव सुगम बनाने की योजना बना रहे हैं, तो बैठकों को शेड्यूल करें या कर्मचारी लाभ बढ़ाएं।
   • यदि हितधारक प्रेरित नहीं हैं, तो उन्हें प्रोत्साहन की पेशकश करें।
   • यदि वे परियोजना से वंचित महसूस करते हैं, तो फीडबैक इकट्ठा करने और योजना में किसी भी बदलाव की समीक्षा करने के लिए एक बैठक की व्यवस्था करें।

विधि 2 प्रोजेक्ट में परिवर्तन ट्रैक करें

1. 
   

   
   भूमिकाओं को परिभाषित करें। इस परियोजना के लिए प्रत्येक को सौंपी गई भूमिकाओं को सूचीबद्ध करें। प्रत्येक भूमिका के लिए आवश्यक जिम्मेदारियों और कौशल का वर्णन करें। बहुत कम से कम, सभी प्रगति को ट्रैक करने और महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए एक प्रमोटर के साथ-साथ एक दैनिक आधार पर परिवर्तनों को लागू करने के लिए एक शेफ डी मिशन को सौंपें।
   • एक बड़े निगम में बड़ी परियोजनाओं के लिए, आपको विशेष ज्ञान वाले कई लोगों के बीच भूमिका को विभाजित करना पड़ सकता है।

2. 
   

   
   एक नियंत्रण आयोग स्थापित करें। आईटी परियोजनाओं में आमतौर पर प्रत्येक हितधारक समूह के प्रतिनिधियों से बना एक परिवर्तन नियंत्रण आयोग शामिल होता है। यह आयोग मिशन के प्रमुख के बजाय अनुरोधों को मंजूरी देने, और हितधारकों को निर्णय लेने के लिए जिम्मेदार होगा। यह दृष्टिकोण कई हितधारकों के साथ परियोजनाओं के लिए बहुत अनुकूल है और मुख्य उद्देश्यों के बार-बार पुनर्मूल्यांकन की आवश्यकता हो सकती है।

3. 
   

   
   अनुरोधों को लागू करने के लिए एक प्रक्रिया बनाएं। एक बार जब टीम का सदस्य प्रगति की पहचान करता है, तो आप विचार से वास्तविकता की ओर कैसे बढ़ते हैं? इस प्रक्रिया का वर्णन यहाँ करें, जैसा कि टीम ने माना है। यहाँ है कि यह कैसा दिख सकता है।
   • टीम के सदस्यों को एक आवेदन पत्र पूरा करना होगा और इसे परियोजना प्राधिकरण को भेजना होगा।
   • HOM को अनुरोध लॉग में फ़ॉर्म से जानकारी दर्ज करनी चाहिए और इस लॉग को अपडेट करना चाहिए क्योंकि अनुरोधों को माना या अस्वीकार किया जाता है।
   • प्रबंधक टीम के सदस्यों को एक अधिक विशिष्ट योजना लिखने और आवश्यक प्रयास का अनुमान लगाने के लिए कहता है।
   • मिशन के प्रमुख संभावित गोद लेने के लिए प्रमोटर को योजना भेजते हैं।
   • बदलाव किए गए हैं। हितधारकों को अक्सर प्रगति की सूचना दी जाती है।

4. 
   

   
   एक आवेदन पत्र बनाएं। निम्न डेटा को प्रपत्र में शामिल किया जाना चाहिए और परिवर्तन लॉग में दर्ज किया जाना चाहिए।
   • परिवर्तन अनुरोध की तारीख।
   • परियोजना प्रबंधक द्वारा निर्दिष्ट अनुरोधों की संख्या।
   • शीर्षक और विवरण।
   • फॉर्म पूरा करने वाले व्यक्ति का नाम, ईमेल और फोन नंबर।
   • प्रत्येक अनुरोध (उच्च, मध्यम या निम्न) को दी गई प्राथमिकता। तत्काल परिवर्तनों के लिए, आपको विशिष्ट समय सीमा की आवश्यकता हो सकती है।
   • उत्पाद और संस्करण संख्या (आईटी परियोजनाओं के लिए)

5. 
   

   
   अतिरिक्त जानकारी जोड़ें। परिवर्तन लॉग भी किए गए निर्णयों का पालन करने और उनके कार्यान्वयन की बारीकी से निगरानी करने में सक्षम होना चाहिए। आवेदन प्रपत्रों की जानकारी के अलावा, आपको इसके लिए स्थान आरक्षित करना होगा:
   • अनुमोदन या आवेदनों की अस्वीकृति,
   • उस व्यक्ति के हस्ताक्षर जो आवेदन स्वीकार या अस्वीकार करेगा,
   • परिवर्तनों को लागू करने के लिए समय सीमा,
   • जिन तिथियों पर परिवर्तन समाप्त हो जाएंगे।

6. 
   

   
   महत्वपूर्ण निर्णयों का पालन करें परिवर्तन लॉग के अलावा, परियोजना महत्वपूर्ण निर्णयों के रिकॉर्ड से लाभान्वित हो सकती है। यह कथन लंबे समय में आपके लिए आसान बना सकता है, या उन परियोजनाओं को ट्रैक करने में मदद कर सकता है जिनमें प्रबंधन में कुछ बदलाव हुए हैं। यह फाइल क्लाइंट या गवर्निंग बॉडी के लिए एक कम्युनिकेशन गाइड के रूप में भी काम कर सकती है। समय पर किए गए प्रत्येक परिवर्तन के लिए, परियोजना की गुंजाइश या आवश्यकताएं, प्राथमिकता के स्तर या अपनाई जाने वाली रणनीति, निम्नलिखित जानकारी शामिल हैं।
   • परियोजना आरंभ करनेवाला।
   • जिस तारीख को फैसला हुआ।
   • निर्णय के पीछे कारणों का एक सारांश और दृष्टिकोण उन तक पहुंचने के लिए उपयोग किया जाता है। कृपया प्रक्रिया में कोई भी प्रासंगिक दस्तावेज शामिल करें।