कैसे अपने प्रशासन को प्रस्तुत करने के लिए एक परियोजना लिखने के लिए

विषय

• चरणों
• भाग 1 अपनी परियोजना लेखन
• भाग 2 अपनी परियोजना साझा करें

यह जानना कि आपके प्रशासन के लिए एक परियोजना कैसे प्रस्तुत करना एक उपयोगी कौशल है यदि आप अतिरिक्त राजस्व रिकॉर्ड करने के लिए नए अवसर पेश करना चाहते हैं, प्रक्रियात्मक सुधारों का प्रस्ताव करते हैं या अधिक किफायती होने के लिए प्रभावी तकनीकों को उजागर करते हैं। आप एक प्रस्ताव लिखने का फैसला भी कर सकते हैं जब आपको लगता है कि कुछ बदलने की जरूरत है। यदि आप अपनी कंपनी के प्रशासन को प्रस्तुत करने के लिए इस तरह के दस्तावेज़ का वर्णन करने का इरादा रखते हैं, तो आपको पहले प्रासंगिक जानकारी एकत्र करने के लिए आवश्यक समय निकालना होगा। अपनी राय रखने के लिए आप अपने विचारों को अपने सहकर्मियों को भी प्रस्तुत कर सकते हैं और जान सकते हैं कि क्या वे आपकी परियोजना का पालन करते हैं, जिसके बाद आपको अपनी दिशा के बारे में चतुराई से सुनिश्चित करना होगा।

चरणों

भाग 1 अपनी परियोजना लेखन

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   सवाल या अपने विचार में समस्या का सटीक निर्धारण करें। यदि आप लागत में कमी या सुव्यवस्थित संचालन का वर्णन करना चाहते हैं, तो आपको पहले मुख्य समस्या का निर्धारण करना होगा। सबसे अधिक बार, विचार आपके लिए स्पष्ट हो सकता है, लेकिन यदि आप इस पर संवाद करना चाहते हैं या समाधान प्रदान करना चाहते हैं, तो यह बहुत चौकस होना बुद्धिमानी होगी।

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   अपने शोध करो। एक परियोजना लिखने से पहले, यह महत्वपूर्ण है कि आप यह सुनिश्चित करें कि आप उन सभी तत्वों का विश्लेषण करें जो इससे संबंधित हैं। इसमें शामिल पक्षों के साथ चर्चा करें, चाहे आपके सहयोगी, प्रबंधक, या ग्राहक। आप अन्य कंपनियों द्वारा चलाए जा रहे समान कार्यक्रमों को पढ़ने के लिए भी देखेंगे कि वे क्या अलग कर रहे हैं।
   • यदि, उदाहरण के लिए, आपको लगता है कि प्रबंधन को अपने खानपान को बदलने की जरूरत है, तो पहले रसोई कर्मचारियों से इस पर चर्चा करें। वे क्या सोचते हैं? क्या उन्हें अन्य कैटरर्स के साथ कहीं और काम करना था? आपके सहकर्मी इस बारे में क्या सोचते हैं? ये सभी पहलू हैं जिन्हें आपको संबोधित करने की आवश्यकता है। यह अच्छी तरह से हो सकता है कि आपका असंतोष केवल गुणवत्ता के मामले के बजाय व्यक्तिगत स्वाद का सवाल है।

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   समस्या का वर्णन लिखें। अपनी परियोजना लिखना शुरू करने के लिए, पहले वर्तमान स्थिति का वर्णन करें। फिर संबंधित तथ्यों (स्थानों, तिथियों, लोगों को शामिल करना) पर प्रकाश डालें। इस स्तर पर, चीजों को समझाने के बजाय ध्यान केंद्रित न करें, जैसा कि वे हैं।
   • एक दृष्टांत के रूप में, आप लिख सकते हैं "कंपनी एक्स ने पिछले सात वर्षों से खानपान सेवाओं वाई से लाभ उठाया है। इस अवधि के दौरान, उपलब्ध मुख्य व्यंजनों की संख्या पाँच से गिरकर दो हो गई। मुख्य रूप से शाकाहारियों के लिए व्यंजनों की संख्या भी कम हो गई है और ऐसे दिन भी हैं जब किसी भी प्रकार का कोई भी प्रस्ताव नहीं है।

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   समझाएं कि आप एक प्रस्ताव के रूप में क्या प्रस्तावित करते हैं। एक बार जब आप समस्या की पहचान कर लेते हैं, तो आप वही लिखना शुरू कर सकते हैं जो आप करने का प्रस्ताव रखते हैं। सबसे महत्वपूर्ण पहलू पर ध्यान दें। सिद्ध करें कि आपके अवलोकन आपके शोध पर आधारित हैं।
   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "मेरा सुझाव है कि कंपनी एक्स के लिए कैटरर को दूसरे द्वारा प्रतिस्थापित किया जाए। कंपनी X के पास इस संबंध में कई विकल्प हैं। डब्ल्यू और जेड कैटरर्स दोनों ही विभिन्न प्रकार के मेनू की पेशकश करते हैं और हमारे वर्तमान प्रदाता की तुलना में लागत की पेशकश करते हैं। इसके अलावा, चूंकि कैटरर जेड हर दिन शाकाहारी, शाकाहारी और लस मुक्त प्रवेश प्रदान करता है, इसलिए यह हमारे कार्यबल की जरूरतों को पूरा कर सकता है। डब्ल्यू कैटरर के बारे में, यह शाकाहारी लोगों के लिए कम व्यंजन प्रदान करता है, लेकिन यह भी एक अच्छा विकल्प हो सकता है। 2011 में किए गए एक सर्वेक्षण से पता चला कि हमारे कर्मचारियों में से 40% शाकाहारी हैं, 10% शाकाहारी हैं और 2% लस मुक्त खाद्य पदार्थ पसंद करते हैं।

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   एक योजना विकसित करें। प्रत्येक चरण का वर्णन करें और उन्हें लागू करने के लिए समय या लागत पर ध्यान दें। आप जो जानते हैं उसके बारे में स्पष्ट रहें और जो खोजा जाना बाकी है। क्रमांकित चरणों को लिखना याद रखें और फिर अधिक विवरण दें। उस नवाचार के महत्व को नजरअंदाज न करें जो आप लाना चाहते हैं, लेकिन उन परिणामों को प्रस्तुत करें जिन्हें आप प्राप्त करने की उम्मीद करते हैं।
   • कैटरर को बदलने के लिए, हमें: 1: केटरर वाई, 2 के साथ अपने अनुबंध को समाप्त करना होगा: सेवा प्रदाताओं के व्यंजन डब्ल्यू और जेड, 3 की कोशिश करें: उनमें से एक चुनें, 4: चुने हुए कैटरर के साथ एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करें। शुल्क वर्तमान में कैटरर वाई द्वारा पेश किए गए लोगों के लिए तुलनीय होना चाहिए। जब ​​तक हम आपूर्तिकर्ता वाई के साथ हमारे अनुबंध को समाप्त नहीं करते हैं, तब तक कोई वित्तीय जुर्माना नहीं होना चाहिए। इसके अलावा, यदि हमारे कर्मचारी नए भोजन की अधिक सराहना करते हैं, तो एक अच्छा मौका है कि वे अपने कार्यस्थल में अधिक खुश होंगे।

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   संभावित आपत्तियां उठाएं। दिखाएँ कि आप किसी भी कमियों से पूरी तरह वाकिफ हैं जो आपकी योजना में सामने आ सकती हैं। क्या कर्मचारियों में विरोध होगा? उदाहरण के लिए, कुछ लोग आपके वर्तमान कैटरर की सेवाओं को पसंद कर सकते हैं। क्या आप किसी सरकारी एजेंसी को समझा पाएंगे कि आपका नया विचार सुरक्षित है? अपनी परियोजना की व्यवहार्यता और प्रासंगिकता के बारे में दूसरों को समझाने के लिए आपके द्वारा उठाए जाने वाले कदमों पर चर्चा करें।

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   आवश्यक सामग्री और कर्मियों को निर्दिष्ट करें। यदि आप जिस नए प्रोजेक्ट का प्रस्ताव कर रहे हैं, उसके लिए सामग्री की खरीद या नए कर्मचारियों को काम पर रखने की आवश्यकता है, तो चरणों को उल्लिखित करने के बाद इसे इंगित करें। याद रखें कि आवश्यक समय का उल्लेख करें, क्योंकि यह भी एक संसाधन है। इससे बाहर निकलने के लिए एक चेकलिस्ट बनाएं। उदाहरण के लिए, आप निम्नलिखित लिख सकते हैं।
   • आवश्यक: कैटरर का मूल्यांकन करने के लिए उपसमिति (कंपनी के विभिन्न हिस्सों से 4 लोग), चखने के लिए 2 घंटे और रिपोर्ट लिखने के लिए 3 घंटे।

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   मुख्य लाभों के आधार पर निष्कर्ष निकालें। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या बदलाव करने की योजना बना रहे हैं, इस प्रक्रिया को फिर से अंत में दोहराएं। अपनी परियोजना के तीन मुख्य तत्वों पर एक बार फिर चर्चा करें और फिर एक निष्कर्ष दें। इसे अपना सारांश समझें। चित्रण के रूप में, आप निम्नलिखित कह सकते हैं।
   • "जैसा कि इस प्रस्ताव से पता चलता है, कैटरर वाई ने पिछले सात वर्षों में जितने भी मनोरंजन के प्रस्ताव दिए हैं, उनकी संख्या कम कर दी है। प्रदाता डब्ल्यू और जेड अपेक्षाकृत तुलनीय कीमतों पर अधिक विविध मेनू प्रदान करते हैं। मेरा सुझाव है कि हम इस कंपनी के लिए एक नया खाद्य आपूर्तिकर्ता चुनने के लिए इन कैटरर्स के साथ स्वाद परीक्षण कर सकते हैं। यह निश्चित रूप से कर्मचारी संतुष्टि और प्रतिधारण को बढ़ावा देगा। "
   • विशिष्ट अजीबोगरीब या मात्रात्मक लाभ का उल्लेख करें। यदि उदाहरण के लिए आपका नवाचार लागत को कम कर सकता है, तो आपको इसे उजागर करना होगा।
   • गुणात्मक लाभ प्रस्तुत करें। एक कंपनी कभी-कभी ऐसे कई लाभों से लाभान्वित होती है जिन्हें ठोस डेटा और आंकड़ों के साथ मात्राबद्ध नहीं किया जा सकता है। यदि आपका विचार कर्मचारी की संतुष्टि को बढ़ावा देने में मदद करता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप इसका उल्लेख करें। ये सुधार केवल उन लोगों के लिए फायदेमंद हो सकते हैं जो मात्रात्मक हैं।

भाग 2 अपनी परियोजना साझा करें

1. 
   

   
   किसी सहकर्मी से इसे पढ़ने के लिए कहें। आपको अपने प्रोजेक्ट को पढ़ने और आपको अपनी राय देने के लिए एक सहयोगी को आदर्श रूप से प्रस्तुत करना चाहिए। वह आपके कार्यक्रम की सामग्री को अनुमोदित कर सकता है, लेकिन यदि यह मामला नहीं है, तो उसकी आपत्तियों को ध्यान में रखें। यदि आपको लगता है कि ये प्रासंगिक हैं और आप जो प्रस्ताव देते हैं, उससे बेहतर है, तो समीक्षा पर विचार करें। अन्यथा, यदि आप इसके तर्कों की प्रासंगिकता को समझते हैं लेकिन उन्हें स्वीकार नहीं करते हैं, तो उन्हें अपनी आपत्तियों वाले खंड में शामिल करें।

2. 
   

   
   अपने प्रोजेक्ट की पुनः जाँच करें। एक बार जब आप अपनी परियोजना लिख ​​चुके होते हैं और एक सहकर्मी इसे पढ़ चुका होता है, तो आपको प्रवाह, व्याकरण, सटीकता और शब्दों की संख्या में सुधार के लिए अब इसकी समीक्षा करनी चाहिए। आपको एक प्रस्ताव बहुत लंबा नहीं करना चाहिए, अन्यथा आप जोखिम देखते हैं कि आपके नेता इसे नहीं पढ़ते हैं। वह करें जो एक से दो पन्नों पर सब कुछ कम से कम रखने के लिए करता है।

3. 
   

   
   अपने प्रशासन को प्रोजेक्ट सबमिट करें। एक बार जब आपको लगता है कि आपकी परियोजना तैयार हो गई है, तो उस व्यक्ति को पहचानें, जिसे आपको इसे प्रस्तुत करना होगा। कुछ संगठनों में, सभी को जानने वाला एक नेता होता है जो निर्णय लेने के लिए जिम्मेदार होता है। अधिक पार्श्व संरचनाओं वाले अन्य समाजों में, यह जानना अधिक कठिन हो सकता है कि वास्तविक निर्णय निर्माता कौन हैं। इस तरह के मुद्दों के लिए कौन जिम्मेदार है, यह निर्धारित करने के लिए अपनी कंपनी पर गहन शोध करें।
   • एक बार जब आप यह जान लें कि आपको अपना प्रोजेक्ट किसके हवाले करना है, तो यह देखें कि क्या आप उसके साथ एक टेट-ए-टेट रख सकते हैं। बहुत बार, लोग नवाचारों के अनुरोधों के लिए अधिक अनुकूल प्रतिक्रिया देते हैं जब एक्सचेंज आमने-सामने होते हैं। यदि नहीं, तो परियोजना का एक या एक कागजी संस्करण भेजें।