रोजगार पत्र की पुष्टि कैसे लिखें

विषय

• चरणों
• भाग 1 पत्र लिखने की तैयारी
• भाग 2 रोजगार पत्र की पुष्टि लिखना

रोजगार पत्र की पुष्टि एक कर्मचारी के रोजगार के इतिहास को मान्य करने के लिए नियोक्ता द्वारा किसी अन्य संस्था को अक्सर एक आधिकारिक दस्तावेज भेजा जाता है। सामान्य तौर पर, इस पत्राचार की आवश्यकता तब होती है जब कोई व्यक्ति ऋण के लिए आवेदन करता है, संपत्ति किराए पर लेने का प्रयास करता है या नई स्थिति के लिए आवेदन करता है। कार्य इतिहास को सत्यापित करने के लिए इस तरह के पत्र की भी आवश्यकता होती है। रोजगार पत्र की पुष्टि लिखते समय, आपको स्वयं उपस्थित होना चाहिए, कर्मचारी के कर्तव्यों के बारे में सटीक जानकारी प्रदान करें और रोजगार की पुष्टि करें। आधिकारिक लेटरहेड का उपयोग करना याद रखें, अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करना सुनिश्चित करें और पत्र पर हस्ताक्षर करें। हम आपको आमंत्रित करते हैं कि रोजगार पत्र की एक पूर्ण और सटीक पुष्टि लिखने के तरीके के साथ खुद को परिचित करने के लिए पढ़ना जारी रखें।

चरणों

भाग 1 पत्र लिखने की तैयारी

1. 
   

   
   निर्धारित करें कि आप रोजगार पत्र की पुष्टि क्यों लिखना चाहते हैं। आपकी सामग्री और शैली पत्र के प्राप्तकर्ता के आधार पर भिन्न हो सकती है। यदि यह एक वित्तीय संस्थान है, तो औपचारिक शैली अपनाना बेहतर है। आपको संभवतः वित्तीय जानकारी, जैसे कि वेतन, कमीशन, वृद्धि और बोनस शामिल करने की आवश्यकता होगी। दूसरी ओर, यदि पत्र एक नई नौकरी के लिए आवेदन करने वाले कर्मचारी की चिंता करता है, तो आप इसे एक दोस्ताना शैली में लिख सकते हैं और वित्तीय जानकारी को छोड़ सकते हैं।
   • पत्र के उद्देश्य और दायरे को समझने से, आप एक दस्तावेज लिखने में सक्षम होंगे जो प्राप्तकर्ता की जरूरतों को पूरा करता है।

2. 
   

   
   पत्र लिखने के लिए सर्वश्रेष्ठ व्यक्ति की पहचान करें। आम तौर पर, यह पत्र नियोक्ता द्वारा कर्मचारी की ओर से लिखा जाता है। इस मामले में, यह कर्मचारी है जो आपको नियोक्ता के रूप में आपकी क्षमता में, एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए उसे काम का प्रमाण पत्र जारी करने के लिए कहता है। दूसरी ओर, किसी कर्मचारी के लिए पत्र का वर्णन करना भी संभव है। इस स्थिति में, कर्मचारी पत्र लिखता है और फिर नियोक्ता से इस पर हस्ताक्षर करने के लिए कहता है। यदि आवश्यक हो तो यह इसे संशोधित कर सकता है। लेकिन आम तौर पर बोलना, नियोक्ता पर निर्भर करता है कि वह कर्मचारी की ओर से पत्र लिखता है, न कि दूसरे तरीके से।
   • यदि आप अपने किसी कर्मचारी को ऐसा पत्र लिखते हैं, तो आप इसे अपने मानकों पर अनुकूलित कर सकते हैं और सामग्री को नियंत्रित कर सकते हैं। इसके अलावा, पत्र में अधिक वजन होगा क्योंकि आप एक नियोक्ता के रूप में लेखक हैं। हालांकि, यह कार्य पूरा करने का समय आ गया है। एक नियोक्ता के रूप में, आपके पास शायद एक व्यस्त कार्यक्रम होगा। दूसरी ओर, इन पत्रों को लिखना थकाऊ हो सकता है। हालांकि, यह माना जाना चाहिए कि आम तौर पर रोजगार पत्र की पुष्टि कम होती है। नतीजतन, लेखन में अधिक समय नहीं लगेगा, खासकर यदि आपने पहले ऐसे पत्र लिखे हैं।
   • यदि आप एक कर्मचारी के रूप में अपना पत्र लिखते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता को प्रकट करने के लिए अधिक आसानी से जानकारी का चयन करेंगे। इसके अलावा, आपको अपने नियोक्ता को मुद्दे के बारे में अपने विचारों के बारे में बताने की आवश्यकता नहीं होगी। इसके अलावा, अपना पत्र लिखना, पत्र तैयार करने की समय सीमा के संबंध में उसे किसी भी दबाव से मुक्त कर सकता है। दूसरे शब्दों में, आपका बॉस खुश होगा क्योंकि वह आपके लिए पत्र नहीं लिखेगा। हालाँकि, उसे अभी भी इस पर हस्ताक्षर करना होगा और वह ऐसा करने के लिए अनिच्छुक हो सकता है, जिसे आपने लिखा है। यदि यह मामला है, तो आपको संभवतः पत्र को फिर से लिखना होगा और समय बर्बाद करना होगा या नियोक्ता को आपके लिए इसे लिखना होगा।

3. 
   

   
   
   
   आवश्यक जानकारी जुटाएं। जब आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं, तो आपको पत्र को उसकी संपूर्णता में लिखने के लिए आवश्यक तत्वों को इकट्ठा करना होगा।
   • यदि आप नियोक्ता हैं, तो पत्र की सामग्री निर्धारित करने के लिए कर्मचारी का साक्षात्कार करने पर विचार करें। विशेष रूप से, आपको प्राप्तकर्ता की जानकारी, पत्र का उद्देश्य, शामिल किए जाने वाले बिंदु और प्रेषण की तिथि निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होगी।
   • यदि आप कर्मचारी हैं और आपको स्वयं पत्र लिखना है, तो आपके पास सभी आवश्यक जानकारी होगी, भले ही आपको अपने नियोक्ता से पहले यह पता लगाना पड़े कि वह इस पत्र से क्या अपेक्षा करता है। यह आपको एक पत्र लिखने में मदद करेगा जो आपके नियोक्ता की आवश्यकताओं को पूरा करता है और हस्ताक्षर करते समय किसी भी समस्या का कारण नहीं होगा।

भाग 2 रोजगार पत्र की पुष्टि लिखना

1. 
   

   
   कंपनी से लेटरहेड का उपयोग करें। अपने पत्र का वर्णन करने के लिए, हमेशा कंपनी के आधिकारिक प्रमुख के पास एक कागज रखें। यदि आप नियोक्ता हैं, तो इस नियम को स्वचालित रूप से लागू करने का प्रयास करें। यदि आप एक कर्मचारी हैं, तो आपको अपने बॉस को कंपनी से लेटरहेड का उपयोग करने के लिए कहना होगा। इस तरह के कागज पर लिखा गया एक पत्र अधिक औपचारिक होगा और प्राप्तकर्ता को सामग्री पर भरोसा करने के लिए प्रोत्साहित करेगा।
   • यदि आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो आप अपने कंप्यूटर का उपयोग करके एक बना सकते हैं। Lute में कंपनी का नाम, पता, फोन नंबर और ई-मेल पता शामिल होना चाहिए। इसमें पत्र के लेखक, उसके कार्य और पत्र लिखे जाने की तारीख की जानकारी भी होनी चाहिए।

2. 
   

   
   
   
   प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करके विशिष्ट बनें। यदि आप उसका नाम जानते हैं, तो उसे सीधे पत्र भेजें। यदि नहीं, तो पत्र के उद्देश्य का उल्लेख करते समय कंपनी के पते को इंगित करें।
   • उदाहरण के लिए, यदि आप पते और प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं, तो उन्हें हेडर के नीचे दर्ज करें। फिर "महंगे" के रूप में कॉल-आउट फॉर्म जारी रखें।
   • यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो कंपनी के किसी एक विभाग को पत्र भेजें, जो एक लाइन पर ऑब्जेक्ट को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक कर्मचारी ऋण प्राप्त करने के लिए एक वित्तीय संस्थान में प्रवेश कर रहे हैं, तो आप उस संस्था की स्थानीय शाखा को पत्र भेज सकते हैं। आप एक वाक्यांश के साथ पत्र के उद्देश्य को इंगित कर सकते हैं जैसे "ऋण प्राप्त करने के उद्देश्य से रोजगार पत्र की पुष्टि"।

3. 
   

   
   अपना परिचय दें। अपने पत्र के पहले पैराग्राफ को यह समझाने के लिए समर्पित करें कि आप कौन हैं और पत्र का उद्देश्य क्या है। आपको अपनी स्थिति, कंपनी में अपनी वरिष्ठता और कर्मचारी के साथ अपने संबंधों की लंबाई का संकेत देना चाहिए। यहां तक ​​कि अगर आप कर्मचारी हैं, तो आप अपने नियोक्ता के दृष्टिकोण से पत्र लिखेंगे, क्योंकि यह वह है जो इस पर हस्ताक्षर करेगा।
   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "मेरा नाम रॉबर्ट मार्टिन है और मैं ABC में सेल्स एंड मार्केटिंग का निदेशक हूं। मैं इस कंपनी में 12 साल से काम कर रहा हूं। मैं कर्मचारी को सात साल से जानता हूं और मैं तीन साल तक उसका डायरेक्ट लाइन मैनेजर रहा हूं।

4. 
   

   
   इच्छुक पार्टी के रोजगार की पुष्टि करें। अगले भाग में आप कंपनी के भीतर कर्मचारी के कार्य को संक्षेप में प्रस्तुत करेंगे। आप विशेष रूप से कर्मचारी के विभिन्न कार्यों में तारीखों की शिफ्ट का संकेत देंगे जो उसने आयोजित किया है, कंपनी में उसका वर्तमान शीर्षक, चाहे वह अस्थायी या स्थायी कर्मचारियों का हिस्सा हो और अभी भी अभ्यास कर रहा हो। यह इस अनुच्छेद में है कि यदि आवश्यक हो, तो आप कर्मचारी की वित्तीय जानकारी को शामिल करेंगे।
   • यहाँ एक उदाहरण है कि आप क्या लिख ​​सकते हैं। "हम एतद्द्वारा पुष्टि करते हैं कि कर्मचारी एबीसी कंपनी के साथ सात साल से प्रभावी है, 7 सितंबर, 2003। वह 7 जनवरी, 2011 से स्थायी बिक्री सहायक है।"
   • यहाँ एक और उदाहरण है। "हम एतद्द्वारा प्रमाणित करते हैं कि कर्मचारी ने एबीसी कंपनी के लिए 7 सितंबर, 2003 से 7 जनवरी, 2011 तक सात वर्षों तक काम किया। उस समय के दौरान, उन्होंने पूर्णकालिक आधार पर सहायक बिक्री प्रबंधक का पद संभाला। और उन्हें € 65,000 का वार्षिक वेतन मिला। "

5. 
   

   
   इच्छुक पार्टी के कार्यों को सारांशित करें। इस अनुच्छेद में आप कंपनी के भीतर कर्मचारी के कर्तव्यों का वर्णन करेंगे। यदि आप किसी अन्य नौकरी के लिए आवेदन करने वाले व्यक्ति के बारे में एक पत्र लिखते हैं तो यह जानकारी बहुत उपयोगी होगी। हालांकि, रोजगार की पुष्टि का एक पत्र सिफारिश के पत्र से अलग है, लेकिन विषय के अनुकूल सराहना को शामिल करना हमेशा अच्छा होता है। यह एक नियोक्ता के रूप में आपकी प्रतिष्ठा में सुधार करेगा और आपके कर्मचारी को एक नई नौकरी, संपत्ति या ऋण खोजने में मदद करेगा।
   • यहाँ इस अनुच्छेद का एक उदाहरण है। "एबीसी कंपनी में, कर्मचारी शुरू में प्रोवेंस में रेडिएटर्स की बिक्री के लिए जिम्मेदार था। उन्होंने एक प्रबंधन पद संभाला और सात से नौ लोगों की टीम के लिए जिम्मेदार थे। उनकी जिम्मेदारियों में ग्राहकों की संतुष्टि सुनिश्चित करना, उनके दावों को संसाधित करना और अपने क्षेत्र में बिक्री के रुझान पर कंपनी के प्रधान कार्यालय को तिमाही रिपोर्टिंग करना शामिल था। "

6. 
   

   
   कर्मचारी के बारे में संवेदनशील या अवैध जानकारी का संचार न करें। अधिकांश देशों में कानून की जानकारी के बारे में कानून होते हैं जो एक कंपनी एक संभावित नियोक्ता को अपने कर्मचारियों के बारे में बता सकती है। कुछ नियम आपको किसी कर्मचारी के बारे में केवल उसकी सहमति से जानकारी प्रदान करने की अनुमति देते हैं। दूसरों को उनके कर्मचारियों के बारे में कुछ भी बताने का कोई अवसर नहीं मिलता है, जब तक कि वे ईमानदार और अच्छे विश्वास में नहीं हैं। संवेदनशील जानकारी का खुलासा करने से पहले, इस संबंध में अपने देश के कानूनों की समीक्षा करें। अधिक नमूने लेने के लिए, इस वेबसाइट पर जाएँ।
   • उदाहरण के लिए, अलास्का (यूएसए) में, एक नियोक्ता नौकरी के प्रदर्शन की जानकारी प्रदान कर सकता है। उसे तब तक उत्तरदायी नहीं ठहराया जाएगा जब तक कि वह जानबूझकर या जानबूझकर गलत या भ्रामक जानकारी या जानकारी को विभाजित नहीं करता है जो कर्मचारी के नागरिक अधिकारों का उल्लंघन करता है।
   • एक और उदाहरण कनेक्टिकट राज्य द्वारा दिया गया है, जहां नियोक्ता को किसी भी सत्य जानकारी को प्रकट करने की अनुमति है।

7. 
   

   
   प्राप्तकर्ता को अपना विवरण दें। आपके पत्र के अंतिम पैराग्राफ में नियोक्ता की संपर्क जानकारी के बारे में जानकारी होनी चाहिए। आवश्यकता के मामले में प्राप्तकर्ता को आपसे संपर्क करने की अनुमति देने के लिए इस जानकारी को शामिल करना आवश्यक है। यह निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता ऐसा कर सकता है।
   • यहाँ एक उदाहरण है। "यदि आपके कोई प्रश्न हैं या अधिक जानकारी चाहते हैं, तो मुझे (555) 555-5555 पर कॉल करने या निम्नलिखित ईमेल पते पर लिखने में संकोच न करें: [email protected]। "

8. 
   

   
   पत्र पर हस्ताक्षर करें और भेजें। एक बार जब आपका पत्र पूरा हो जाता है, तो आपको इसे बंद और हस्ताक्षर करना होगा। आप या तो इसे सीधे इच्छुक पार्टी को दे सकते हैं या प्राप्तकर्ता को भेज सकते हैं।
   • अपने पत्र को शिष्टाचार के साथ सम्‍मिलित करें, उदाहरण के लिए, "मैं आपसे विनती करता हूं, मैडम, मेरी शुभकामनाएं।"
   • हमेशा अपने पत्र पर अपने आधिकारिक हस्ताक्षर और कंपनी के भीतर अपनी स्थिति के साथ हस्ताक्षर करें।
   • उचित जांच करना सुनिश्चित करें और आपकी कंपनी इस प्रकार के पत्र के लिए लागू होने वाले मानकों के अनुसार आधिकारिक मुहर लगा सकती है।