एक विश्वविद्यालय शिक्षा के लिए एक कवर पत्र कैसे लिखें

विषय

• चरणों
• भाग 1 मंथन
• भाग 2 लेखन प्रक्रिया शुरू करें
• भाग 3 पत्र की संरचना
• भाग 4 एक कठिन पत्र लिखें

अभिप्रेरण पत्र (या समर्थन पत्र) सभी प्रकार के दस्तावेज़ के ऊपर है, जो पाठ्यक्रम के लिए पूरक है, उसे एक भर्तीकर्ता को भेजा जाता है ताकि वह उसके साथ काम करने के लिए उम्मीदवार की इच्छा को सूचित कर सके। हालांकि, यह एक आवेदन फ़ाइल के साथ भी हो सकता है जब आप एक स्नातक कार्यक्रम या छात्रवृत्ति में भर्ती होना चाहते हैं। जब यह अच्छी तरह से लिखा जाता है, तो यह दस्तावेज़ उम्मीदवार के बारे में आवश्यक जानकारी प्रदान करता है, इसे रचनात्मक और विचारशील तरीके से लिखा जाना चाहिए। चूंकि आवेदन प्रक्रिया का यह हिस्सा इतना महत्वपूर्ण हो सकता है, इसलिए आपको इसे भेजने से पहले पत्र को पूरी तरह से लिखना और सही करना चाहिए।

चरणों

भाग 1 मंथन

1. 
   

   
   नोट ले लो। विचार-मंथन की प्रक्रिया के दौरान, पत्र लिखते समय परामर्श करने के लिए कुछ महत्वपूर्ण नोट्स लिखें। दोनों प्राथमिक और माध्यमिक विवरणों पर ध्यान दें, चाहे आप उन्हें कवर पत्र में उपयोग करें या नहीं।

2. 
   

   
   विश्वविद्यालय और उसके पाठ्यक्रम पर एक शोध करें। विश्वविद्यालय द्वारा प्रदान किए गए सभी मुद्रित या डिजिटल प्रलेखन पढ़ें और इसकी वेबसाइट की जांच करना सुनिश्चित करें। उस कार्यक्रम के प्रवेश मानदंड पर विशेष ध्यान दें जिसका आप अनुसरण करना चाहते हैं।
   • आमतौर पर, विश्वविद्यालय उन योग्यताओं का वर्णन करते हैं जो वे विभिन्न उम्मीदवारों से उम्मीद करते हैं। आप इस जानकारी का उपयोग उस कवर पत्र को उस संस्था के अनुकूल करने के लिए कर सकते हैं जिसमें आप पंजीकरण करना चाहते हैं।
   • उदाहरण के लिए, यदि विश्वविद्यालय कार्यक्रम के विषय से संबंधित कई मानवीय कारणों में शामिल है, तो आप अपने मानवीय हितों पर अधिक जोर दे सकते हैं। दूसरी ओर, यदि प्रवेश मानदंड कड़ाई से शिक्षाविदों तक सीमित हैं, तो आपको अपनी आकांक्षाओं और अपने अकादमिक अनुभवों पर ध्यान देने की आवश्यकता होगी।

3. 
   

   
   
   
   अपने आप से पूछें कि आप आदर्श उम्मीदवार क्यों हैं। कार्यक्रम की एडमिशन कमेटी यह जानना चाहेगी कि उसे किसी और के बजाय आपको क्यों चुनना चाहिए। हालांकि, अपना जवाब देने से पहले, आपको खुद से यह सवाल पूछना होगा।
   • अब तक के अपने विश्वविद्यालय करियर के बारे में सोचें। उन पाठ्यक्रमों, शिक्षकों और प्रभावों के बारे में सोचें, जिन्होंने आपको अपना वर्तमान शैक्षणिक मार्ग चुनने और अपने करियर के पाठ्यक्रम को निर्धारित किया।
   • इस बारे में सोचें कि आपने इस स्कूल और इस कार्यक्रम को क्यों चुना। अपने सभी प्रेरणाओं पर विचार करें, चाहे व्यक्तिगत या पेशेवर।

भाग 2 लेखन प्रक्रिया शुरू करें

1. 
   

   
   पत्र की योजना का विकास करना। अपने सभी नोटों को इकट्ठा करें और उन्हें व्यापक रूपरेखा में व्यवस्थित करने का प्रयास करें। आपकी योजना में परिचय, विकास और आपकी समापन टिप्पणियों के लिए अलग-अलग अनुभाग शामिल होने चाहिए।
   • यदि आपको पता नहीं है कि पत्र को कैसे बनाना है, तो अपने नोट्स को एक समान फ़्लोचार्ट या संरचना में वर्गीकृत करने पर विचार करें। इस कदम का लक्ष्य आपके असंरचित विचारों को व्यवस्थित करना है।

2. 
   

   
   
   
   पत्र लिखिए। अपने विचारों को व्यवस्थित करने के बाद, आपको अपने पत्र का पहला मसौदा लिखना शुरू करना चाहिए। ध्यान रखें कि यह केवल एक मोटा मसौदा है: आपको इसे भेजने से पहले इसे बेहतर बनाने के लिए संशोधन करने की आवश्यकता होगी।
   • किसी भी विचार को शामिल करें जो आपको लगता है कि प्रासंगिक हैं और जितना संभव हो उतना संवेदी विवरण के साथ उनका वर्णन करें। जब आप बहुत अधिक जानकारी के साथ समाप्त हो सकते हैं, तो आपके पास रिप्ले चरण के दौरान अप्रासंगिक विचारों को हटाने के लिए अक्षांश होगा।
   • प्रक्रिया के इस भाग के लिए अपने अनौपचारिक नोट्स और अपनी औपचारिक योजना की समीक्षा करें। यह भी ध्यान दें कि आपको इस लेख के तीसरे खंड में दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए।

3. 
   

   
   कुछ दिन बाद पत्र फिर से पढ़ें। पहले मसौदे को पूरा करने के बाद, पत्र को संशोधित करने के बारे में सोचने से पहले कम से कम एक या दो दिन का आराम करें।
   • बहुत कम से कम, आपको अपने पत्र के व्याकरण और संरचना पर पूरा ध्यान देना चाहिए।
   • और इससे भी महत्वपूर्ण बात, आपको अपनी सटीकता और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए अपने पत्र को प्रूफरीड करना चाहिए। तथ्य सही होने चाहिए, विचार मूल होने चाहिए और स्वर पेशेवर होना चाहिए।

4. 
   

   
   रचनात्मक आलोचना की तलाश करें। यह कदम आवश्यक नहीं है, लेकिन यह शिक्षकों और सहकर्मियों सहित योग्य लोगों से बाहरी राय लेने के लिए उपयोगी हो सकता है जो आपके समान पाठ्यक्रम ले रहे हैं।
   • आदर्श रूप से, आपको उस कार्यक्रम में पहले से ही पंजीकृत किसी व्यक्ति से संपर्क करने की कोशिश करनी चाहिए, जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं। इस व्यक्ति के पास विश्वविद्यालय की अपेक्षाओं का बेहतर विचार होगा।

5. 
   

   
   आवश्यकतानुसार पत्र को संशोधित करें। एक महत्वपूर्ण दृष्टिकोण (आपकी और अन्य) से प्रेरणा के पत्र की समीक्षा करें। जब तक यह अच्छी तरह से लिखा नहीं जाता है, तब तक इसे कई बार फिर से लिखने से डरो मत।
   • अनावश्यक विचारों या शब्दों को हटा दें, साथ ही ऐसी जानकारी जो सीधे पत्र के मूल विचार से संबंधित नहीं है। औसतन, आवरण पत्र में केवल एक पूर्ण पृष्ठ होना चाहिए, सभी अतिरिक्त पृष्ठों को आमतौर पर अनावश्यक और पदावनत माना जाता है।
   • फिर भी, कुछ विश्वविद्यालयों को आवेदकों को दो या तीन पृष्ठों के साथ लंबे पत्र प्रस्तुत करने की आवश्यकता हो सकती है। इन विवरणों को खोजने के लिए आवेदन पत्र या प्रोग्राम दिशानिर्देशों को पढ़ना सबसे अच्छा है। यदि आपको कुछ नहीं मिल रहा है, तो एक पृष्ठ पर रहना सबसे अच्छा है।
   • सुनिश्चित करें कि आप अपने पत्र की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण विचार रखते हैं और इसे कुछ तरलता देने के लिए आवश्यक सामग्री को पुन: व्यवस्थित करते हैं।

भाग 3 पत्र की संरचना

1. 
   

   
   पत्र को यथासंभव सटीक रूप से संबोधित करें। यदि आप उस व्यक्ति का नाम जानते हैं जो विश्वविद्यालय में प्रवेश फार्मों का अध्ययन कर रहा है, तो उसे नाम से पत्र भेजना बेहतर है।
   • यदि आपको इस व्यक्ति का नाम नहीं मिल रहा है, तो आपको कम से कम पाठक को उसकी स्थिति के अनुसार संबोधित करने का प्रयास करना चाहिए। यहाँ कुछ उदाहरण हैं:
     • प्रिय प्रवेश सलाहकार;
     • प्रिय प्रवेश समिति;
     • प्रवेश के प्रिय निर्देशक।
   • केवल सामान्य ग्रीटिंग रूपों का उपयोग करें (किसको, प्रिय महोदय और महोदया) यदि आपके पास कोई अन्य विकल्प नहीं है।

2. 
   

   
   स्पष्ट लक्ष्य बताएं। कवर पत्र के पहले पैराग्राफ को अपनी सभी सामग्री को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए और पाठक को यह स्पष्ट विचार देना चाहिए कि क्या उम्मीद की जानी चाहिए।
   • इस पहले पैराग्राफ में केवल एक से तीन वाक्य होने चाहिए, जिसमें आपको परोक्ष रूप से संकेत देना चाहिए कि आप अपने द्वारा चुने गए कार्यक्रम के लिए एक कवर पत्र प्रस्तुत कर रहे हैं।
   • आपका परिचयात्मक वाक्य इस उदाहरण की तरह लग सकता है: "मैं XYZ विश्वविद्यालय के एबीसी कार्यक्रम में अपनी रुचि व्यक्त करने के लिए यह पत्र लिख रहा हूं। "

3. 
   

   
   अपने कारणों को संक्षेप में बताएं। पत्र के मुख्य भाग में, आपको प्रवेश परिषद को बताना चाहिए कि आप इस विश्वविद्यालय को क्यों मानते हैं और इसका कार्यक्रम आपकी सबसे अच्छी संपत्ति है। आपको यह भी बताना चाहिए कि क्यों बोर्ड को अन्य संभावित उम्मीदवारों के बजाय आपको स्वीकार करना चाहिए।
   • अपनी प्रेरणाओं और योग्यता के आधार पर नोटों को देखें।
   • स्पष्ट करें कि आप आदर्श उम्मीदवार क्यों हैं। आप जिस कार्यक्रम में रुचि रखते हैं, उसमें अपने पिछले शैक्षणिक और व्यावसायिक अनुभवों का वर्णन करने का प्रयास करें। तथ्यात्मक जानकारी प्रदान करें, लेकिन यह दिखाएं कि इन तथ्यों ने आपके जीवन को कैसे प्रभावित किया है।
     • उदाहरण के लिए, आप उल्लेख कर सकते हैं कि आपने पिछले विश्वविद्यालय स्तर पर विषयगत पाठ्यक्रमों पर कैसे प्रतिक्रिया दी, उदाहरण के लिए, आपकी डिग्री का पहला वर्ष। यह कहने के बजाय कि आपने प्रश्न में विषय पर पाठ्यक्रम लिया है, यह बताएं कि इन पाठ्यक्रमों की सामग्री ने आपको कैसे मोहित किया है, आपके दृढ़ संकल्प या आपकी जिज्ञासा को मजबूत किया है।
   • समझाएं कि आपने इस विश्वविद्यालय, इस कार्यक्रम और इस स्थान को क्यों चुना। कई विश्वविद्यालय स्कूलों में उन उम्मीदवारों को स्वीकार करने की अधिक संभावना है जो भावुक या प्रेरित हैं।
     • अपने पेशेवर लक्ष्यों का वर्णन करें और बताएं कि आपको क्यों लगता है कि प्रश्न में कार्यक्रम आपको उन तक पहुंचने का सबसे अच्छा अवसर प्रदान करता है। आप सीधे उन्हें उद्धृत किए बिना कार्यक्रम के रूप में वर्णित मुख्य संपत्ति का उल्लेख कर सकते हैं।
     • संकेत दें कि विश्वविद्यालय में आपकी रुचि क्या है। यदि आप एक विदेशी छात्र हैं, तो आपको यह भी बताना चाहिए कि आप उस देश में अध्ययन क्यों करना चाहते हैं जिसे आप चुनते हैं। उदाहरण के लिए, यदि यह एक अंग्रेजी विश्वविद्यालय है, तो बताएं कि आप इंग्लैंड में अपनी उच्च शिक्षा क्यों चाहते हैं।

4. 
   

   
   अपनी मुख्य योग्यता का वर्णन करें। यह प्रदर्शित करते हुए कि आप कार्यक्रम के लिए आदर्श उम्मीदवार क्यों हैं, आपको अपने शैक्षणिक अनुभवों, व्यक्तिगत गुणों और अन्य संबंधित अनुभवों को सूचीबद्ध करना होगा। उन बिंदुओं पर ध्यान दें जो प्रोग्राम से सीधे संबंधित हैं।
   • अपना फिर से शुरू करें, लेकिन इसे कॉपी न करें। अक्सर, आवेदकों को अपने पाठ्यक्रम की एक प्रति आवेदन पत्र के साथ संलग्न करनी होगी जो कवर पत्र के साथ होती है। महत्वपूर्ण विवरणों को याद रखने के लिए आप अपनी सीवी जानकारी का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन पत्र सीवी की एक सटीक प्रति नहीं होनी चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो अपने कवर पत्र के पाठकों को सीवी के लिए उन्हें किसी भी अतिरिक्त विवरण के साथ प्रदान करने के लिए देखें जो कवर पत्र में संक्षिप्त रूप से सूचीबद्ध नहीं हो सकते हैं।
   • अपने लेखन का समर्थन करें जब भी आप अपने किसी एक गुण का उल्लेख करते हैं, तो आपको उपयुक्त शब्दों का उपयोग करके इसे योग्य बनाना चाहिए। यह कहना बहुत आसान है कि आप एक कठिन कार्यकर्ता हैं: आपको अनुभवों के उदाहरणों से इसे साबित करना होगा।
   • डींग न मारें।आपको विनम्र दिखने के लिए अपने रास्ते से बाहर नहीं जाना चाहिए, बल्कि ऐसी किसी भी चीज़ का वर्णन करने से भी बचना चाहिए जो आपको अहंकारी या अति आत्मविश्वास का अनुभव कराती है। ऐसा करने के लिए, व्यक्तिपरक विश्लेषण किए बिना, मुख्य रूप से तथ्यों पर ध्यान केंद्रित करें।

5. 
   

   
   अपने दृष्टिकोण की पुष्टि करें। पत्र को समाप्त करने के लिए, पत्र को समाप्त करने से पहले कार्यक्रम का पालन करने और अपने हस्ताक्षर पर हस्ताक्षर करने की अपनी इच्छा को संक्षेप में दोहराएं, समय और ध्यान देने के लिए प्रवेश समिति के सदस्यों के प्रति विनम्रता से अपना आभार व्यक्त करें।
   • अंतिम पैराग्राफ में लगभग तीन वाक्य होने चाहिए। अपनी परिचयात्मक रेखा को सुधारें और प्रत्येक अनुच्छेद में प्रत्येक वाक्य में शामिल मुख्य बिंदुओं को एक-एक वाक्य में सारांशित करें।
   • पाठकों को समय और ध्यान देने के लिए धन्यवाद और एक पेशेवर विनम्र वाक्यांश (जैसे कि "सम्मानपूर्वक",) के साथ अपना हस्ताक्षर करके पत्र को पूरा करें, उसके बाद अपना पूरा नाम रखें।

भाग 4 एक कठिन पत्र लिखें

1. 
   

   
   स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग करें। पत्र के विषय पर रखें, एक व्याकरणिक रूप से सही भाषा का उपयोग करके जो आपके कौशल और इरादे को सीधे शब्दों में बताता है। खिलने या मैला वर्णन से बचें और सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें।
   • उन वाक्यांशों या शब्दों का उपयोग न करें जिन्हें क्लिच माना जाता है। आम वाक्यांश आपकी बहुत खराब छवि देते हैं, क्योंकि वे यह आभास देते हैं कि आप बहुत रचनात्मक नहीं हैं। जब आप किसी विशेष क्लिच का उपयोग करना चाहते हैं, तो अपने आप से पूछें कि आपको इसका उपयोग कैसे करना चाहिए और कैसे करना चाहिए, जबकि इस विचार की सच्चाई को अनौपचारिक वाक्यांशों का उपयोग करने के बजाय स्पष्ट उदाहरणों के साथ प्रदर्शित करना चाहिए।
     • यहाँ आम स्नैपशॉट के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
     • "मैं बहुत प्रेरित हूं ...";
     • "मैंने हमेशा प्यार किया है ...";
     • "मेरे मुख्य लक्ष्य हैं ..."
   • साहित्यिक चोरी से बचें। यहां तक ​​कि अगर आप अपने विचारों को तैयार करने के लिए प्रवेश बोर्ड द्वारा प्रदान किए गए प्रलेखन से जानकारी का उपयोग करते हैं, तो आपको इस जानकारी को शब्द के लिए दोहराना नहीं चाहिए। यदि कार्यक्रम "सबसे आधुनिक उपकरण" पर केंद्रित है, तो "सबसे आधुनिक उपकरण" वाक्यांश से बचें।
   • मानक पत्रों की नकल न करें। संरचना को अपनाने और टोन को अपनाने के बारे में विचार करने के लिए आपको कवर पत्रों की प्रतियों की तलाश करने में मदद मिल सकती है, लेकिन आपको इन प्रतियों की सामग्री को ओवर-कॉपी करने से बचना चाहिए। आखिरकार, हर कोई एक मानक पत्र की प्रतिलिपि बनाने और वाक्यों को पूरा करने में सक्षम है। आपको दिखाना होगा कि आप हर कोई नहीं हैं। ऐसा करने के लिए, एक मूल टोन का उपयोग करें।

2. 
   

   
   सकारात्मक स्वर का प्रयोग करें। आपके पत्र को नकारात्मक पहलुओं के बजाय सकारात्मक पर ध्यान देना चाहिए। यदि आप अतीत में सामने आई कठिनाइयों या चुनौतियों का वर्णन करने का निर्णय लेते हैं, तो इस बात पर ध्यान केंद्रित करें कि आप उन्हें कैसे दूर करते हैं, बजाय इसके कि वे कितने गंभीर हैं।
   • अपने कमजोर बिंदुओं का वर्णन न करें। आप शायद साक्षात्कार चरण के दौरान इसके बारे में बात करेंगे, लेकिन आपके कवर पत्र को आपकी ताकत पर प्रकाश डालना चाहिए।
   • भविष्य पर ध्यान लगाओ। यद्यपि आपको अपनी पिछली योग्यताओं का वर्णन करना होगा, लेकिन यह प्रदर्शित करना भी महत्वपूर्ण है कि आपके पास भविष्य की दृष्टि है। उदाहरण के लिए, एक बड़े कार्यक्रम में शामिल किसी विशेष क्षेत्र में अपने अनुभव की कमी का वर्णन करने के बजाय, बस यह इंगित करें कि आप इस क्षेत्र के बारे में अधिक जानना चाहते हैं।

3. 
   

   
   पेशेवर स्वर और व्यक्तिगत जानकारी को फिर से संगठित करें। यद्यपि आपको अपने हितों और अनुभवों का वर्णन करने के लिए अपने कवर पत्र को अनुकूलित करने की आवश्यकता है, आपको एक पेशेवर पत्र लिखना चाहिए और उपयुक्त प्रारूप अपनाना चाहिए।
   • अपनी बौद्धिक प्रेरणाओं पर ध्यान दें। यहां तक ​​कि अगर आपके पास धार्मिक, परोपकारी या व्यक्तिगत उद्देश्य हैं जो हृदय से आते हैं, तो बोर्ड के सदस्य आपकी बौद्धिक प्रेरणाओं में अधिक रुचि रखते हैं। अपने शैक्षणिक और व्यावसायिक लक्ष्यों पर ध्यान दें।
   • इसी समय, बाकी उम्मीदवारों से बाहर खड़े होने की कोशिश करें। अपने पेशेवर लक्ष्यों के बारे में बहुत अधिक सामान्यीकरण न करें: भावनात्मक या व्यक्तिगत प्रेरणाओं को व्यक्त किए बिना, विशिष्ट रहें।

4. 
   

   
   ईमानदार बनो। आप चाहे कुछ भी लिखें, झूठ न बोलें। पिछले अनुभवों या उनकी वास्तविक पहुंच से परे अन्य योग्यताओं को अतिरंजित करने से बचें।
   • एक नैतिक दृष्टिकोण से, जिस पद के लिए आप लक्ष्य कर रहे हैं, वह सबसे योग्य उम्मीदवारों द्वारा भरा जाना चाहिए। आपको किसी चीज़ पर काबू पाने के लिए अपनी खुद की क्षमता पर विश्वास करने की आवश्यकता है ताकि आपके कौशल के बारे में झूठ बोलने का मतलब हो सकता है कि आपको खुद पर भरोसा नहीं है।