बैठक की तैयारी कैसे करें

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बैठक सफल होने के लिए तैयारी बहुत महत्वपूर्ण है। बैठकें भी कई करियर का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, इसलिए यह एक छोटा व्यवसाय नहीं है!

चरणों

1. अपने आप से पूछें कि क्या यह आवश्यक है या नहीं। यदि आप केवल जानकारी देने के लिए एक बैठक निर्धारित करते हैं, तो अन्य लोगों का समय बर्बाद न करें। उन्हें मेमो भेजो।
2. एक राय तैयार करें। इसमें बैठक की तारीख, समय, एजेंडा और स्थान शामिल होना चाहिए। इस सूचना को प्रतिभागियों को पर्याप्त समय पहले वितरित करें।
3. पिछली बैठक से नोट संलग्न करें, यदि कोई था। यह प्रतिभागियों को उन बिंदुओं की पहचान करने का अवसर देगा, जिन्हें वे नहीं समझते हैं या जिनके साथ वे सहमत नहीं हैं।
4. मूल तत्वों को जगह दें। बैठक की शुरुआत से पहले कुर्सियों और तालिकाओं की व्यवस्था करें। सभी के लिए कागज और पेन प्राप्त करें। मेज के किनारे और चश्मे के बीच में पानी का एक कैफ़े डालें।
5. सत्र खोलने की घोषणा। इसका मतलब है कि बैठक की अध्यक्षता करने वाला व्यक्ति चुप्पी साध रहा है ताकि बैठक शुरू हो सके। टीम के तिमाही उद्देश्यों का निर्धारण करें।दिन का एजेंडा उन विषयों की एक सूची है जिन्हें आप इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए पूर्व निर्धारित समय में संबोधित करेंगे। उदाहरण के लिए: 1) पिछली तिमाही के उद्देश्यों की स्थिति में संशोधन (15 मिनट), 2) लक्ष्य सुझावों के लिए टूर डी टेबल (20 मिनट), 3) 5 उद्देश्यों (10 मिनट) का चयन।
6. उपस्थिति पुस्तक पास करें। आप बैठक की शुरुआत में एक कागज़ के टुकड़े का उपयोग भी कर सकते हैं और सभी के पास उनके नाम और हस्ताक्षर का वर्णन है। इन नामों को रिपोर्ट में शामिल किया जाएगा।
7. रिपोर्ट के बारे में सोचें। बैठक के मुख्य बिंदुओं का वर्णन करने और बाद में उन्हें टाइप करने के लिए मिनट के प्रभारी सचिव से पूछें।
8. आधिकारिक बैठक के अंत में, यदि किसी से कोई प्रश्न हो, तो पूछें। इसे विविध मुद्दों के रूप में जाना जाता है। अगली बैठक के लिए एक तारीख निर्धारित करें और इसे औपचारिक रूप से पूरा करें।

• एक एजेंडा एक बैठक को चित्रित करता है और हमें किसी विशेष विषय के बारे में लंबे समय तक बात करने से रोकता है।
• वार्षिक आम बैठक में अध्यक्ष स्थापित करना आम बात है। कुर्सी बैठक का नेतृत्व करती है, यह सुनिश्चित करती है कि एजेंडे का पालन किया जाता है और यह कि एक समय में केवल एक ही व्यक्ति बोलता है।
• यदि कोई अध्यक्ष नियुक्त नहीं किया गया है, तो पूछें कि क्या कोई और बैठक के लिए उस भूमिका को भरना चाहेगा।
• रिपोर्ट के लिए जिम्मेदार सचिव पर भी यही सिद्धांत लागू होता है।
• आगे की असहमति से बचने के लिए एक सटीक खाता होना महत्वपूर्ण है।
• ये निर्देश एक औपचारिक बैठक से संबंधित हैं।
• यहां तक ​​कि एक अनौपचारिक बैठक के संदर्भ में, सबसे पहले एक नोटिस भेजें जो बैठक के समय और तारीख को दर्शाता है। काम पर, प्रतिभागियों को एक अनौपचारिक बैठक में भाग लेने के लिए कहना पर्याप्त हो सकता है।

• बैठक को सुचारू रूप से चलाने के लिए राष्ट्रपति के पास एक मजबूत व्यक्तित्व होना चाहिए।