कैसे एक उत्कृष्ट रिपोर्ट लिखने के लिए

विषय

• चरणों
• भाग 1 एक रिपोर्ट लिखने की तैयारी
• भाग 2 अपनी रिपोर्ट का आयोजन
• भाग 3 अपने लेखन कौशल में सुधार करें
• भाग 4 अपनी रिपोर्ट की समीक्षा करना

एक रिपोर्ट एक प्रकार का दस्तावेज है जो किसी विषय पर चर्चा करने या किसी समस्या का विश्लेषण करने के लिए लिखा जाता है। दिए गए समय पर, आपको एक को लिखने के लिए कहा जाएगा, या तो अकादमिक या पेशेवर सेटिंग में। इस तरह के दस्तावेज़ के लिए कभी-कभी विशिष्ट आवश्यकताओं की आवश्यकता होती है, और दूसरी बार जब आप इसमें डालते हैं तो आप अभिनव हो सकते हैं। विशिष्ट आवश्यकताओं के बावजूद, किसी भी अच्छी तरह से लिखी गई रिपोर्ट सटीक, संक्षिप्त, स्पष्ट होनी चाहिए और अच्छी तरह से संरचित होनी चाहिए।

चरणों

भाग 1 एक रिपोर्ट लिखने की तैयारी

1. अपनी रिपोर्ट की आवश्यकताओं की समीक्षा करें। यदि आप अकादमिक सेटिंग में लिख रहे हैं, तो आपको अपने शिक्षक से उन विशिष्ट निर्देशों का पता लगाना होगा, जिनका आप कार्य के लिए अनुसरण करना चाहते हैं। यदि आप एक पेशेवर रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो अपने बॉस के साथ दस्तावेज़ की इन अपेक्षाओं पर चर्चा करें। पहले निर्धारित करना कि आप क्या विशिष्ट कथन देना चाहते हैं, इस प्रक्रिया में एक महत्वपूर्ण पहला कदम है। पहले से स्थापित सभी मानकों का पालन करना सुनिश्चित करें।
   • आप अपने काम के लिए आवश्यक शब्दों (या पृष्ठों) की संख्या के लिए अपने शिक्षक या अपने बॉस से पूछेंगे, यदि आपको टेबल, आंकड़े, या चित्र लगाने की आवश्यकता है, और यहां तक ​​कि फ़ॉन्ट और आकार जैसे पहलुओं पर भी चर्चा करें। दस्तावेज़ के लिए उपयोग करने के लिए।
   • अधिकांश रिपोर्टों में कवर पेज, सारांश, परिचयात्मक अध्याय, कार्यप्रणाली अध्याय (यदि संभव हो), परिणाम अध्याय (यदि संभव हो), चर्चा अध्याय और निष्कर्ष शामिल हैं।

2. 
   

   
   
   
   एक विषय चुनें। कभी-कभी आपको एक विशिष्ट विषय पर एक रिपोर्ट लिखने की आवश्यकता होगी, लेकिन कभी-कभी आप अपने विषय को स्वयं चुन सकते हैं। यदि संभव हो, तो ऐसे विषय का चयन करें जो आपकी रुचि का हो, खासकर यदि आप एक दीर्घकालिक परियोजना पर काम कर रहे हों। या ऐसा विषय चुनें जो आपके लिए अपेक्षाकृत अपरिचित हो। इससे आपको नई चीजें सीखने का मौका मिलेगा।
   • अपनी रिपोर्ट लिखने से पहले, आपको विषय को समझने और यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आप दस्तावेज़ के उद्देश्य को जानते हैं।
   • यदि आप विज्ञान और इंजीनियरिंग का अध्ययन कर रहे हैं तो आपको अक्सर लिखना होगा। कभी-कभी आपको मानविकी के लिए एक रीडिंग रिपोर्ट या अन्य प्रकार के दस्तावेज़ लिखने के लिए कहा जा सकता है।
   • यदि आपको कोई विषय चुनने में कठिनाई होती है, तो प्रेरणा के लिए समाचार पत्रों, पत्रिकाओं या ऑनलाइन जानकारी को पढ़ने का प्रयास करें। आप एक वर्तमान विषय (जैसे एक राजनीतिक घटना, खेल घटना, या आर्थिक स्थिति) में रुचि रख सकते हैं, क्योंकि ज्यादातर लोग "पॉप संस्कृति" विषयों से संबंधित जानकारी का चयन करते हैं।

3. 
   

   
   
   
   अपने विषय से खुद को परिचित करें। विषय पर शोध शुरू करें। आपको विश्वविद्यालयों या सार्वजनिक पुस्तकालयों में उपलब्ध पुस्तकों का उपयोग करने या इंटरनेट पर शोध करने की आवश्यकता होगी। एक उत्कृष्ट रिपोर्ट लिखने के लिए, आपको अपने काम के विषय पर एक विशेषज्ञ बनने की आवश्यकता होगी। यह महत्वपूर्ण है कि आप उपलब्ध नवीनतम जानकारी का उपयोग करें। इसके अलावा, अपनी रिपोर्ट लिखने से पहले बहुत सारे शोध करना आवश्यक है।
   • सबसे पहले, अपने विषय की "विस्तारित" समीक्षा करें (जैसा कि "पूरी तरह से" के विपरीत)। इसका मतलब है कि आपको बहुत सारे स्रोतों को थोड़े समय में पढ़ना होगा, बजाय इसके कि आप बहुत से लेखों पर ध्यान दें।
   • यदि आप एक ऐसे विषय पर लिख रहे हैं जिसमें एक से अधिक पहलू हैं (उदाहरण के लिए, एक विषय जो आप बहस कर सकते हैं, जैसे संयुक्त राज्य में मृत्युदंड का आवेदन), तो आपको विषय की संभावनाओं और दोनों के साथ खुद को परिचित करना होगा सकारात्मक और नकारात्मक दोनों पहलुओं पर चर्चा करने में सक्षम हो।
   • आप अपने दस्तावेज़ लिखने में मदद करने के लिए विश्वसनीय संसाधन खोजने में मदद करने के लिए एक लाइब्रेरियन से पूछ सकते हैं। एक संदर्भ लाइब्रेरियन आपको विश्वसनीय स्रोतों की पहचान करने में मदद करेगा जिसका उपयोग आप विषय के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए कर सकते हैं। इसके अलावा, उनमें से कई शोध करने की प्रक्रिया में भी आपका साथ देंगे और ऑनलाइन डेटाबेस का प्रभावी उपयोग करने में आपकी मदद कर सकते हैं।

4. 
   

   
   विश्वसनीय स्रोतों का उपयोग करें। जबकि आपके विषय पर सूत्रों की एक बड़ी संख्या होगी, आपको उपलब्ध सबसे विश्वसनीय और विश्वसनीय स्रोतों को खोजने के लिए सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी। एक विश्वसनीय स्रोत में एक लेखक होना चाहिए और सबसे अधिक बार एक प्रतिष्ठित संस्थान (जैसे कि एक विश्वविद्यालय, एक विश्वसनीय मीडिया, या एक सरकार या मंत्री कार्यक्रम) के साथ जुड़ा होगा।
   • यदि आपको किसी स्रोत के बारे में संदेह है, तो अपने शिक्षक, अपने बॉस या लाइब्रेरियन से चर्चा करें। कभी-कभी खराब लिखित या बुरी तरह से प्रकाशित लेख प्रमुख अकादमिक पत्रिकाओं में प्रकाशित होते हैं, और आपको इन लेखों पर भरोसा नहीं करना चाहिए।

5. 
   

   
   अपने दर्शकों को लक्षित करें। क्या आप इस रिपोर्ट को किसी विषय के विशेषज्ञों के समूह के लिए लिखते हैं, या किसी ऐसे व्यक्ति के लिए जिसे विषय का कोई बुनियादी ज्ञान नहीं है? आपको अपने लक्षित दर्शकों के लिए यथासंभव लेखन के बारे में सोचना चाहिए।
   • यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को अपनी रिपोर्ट लिखते हैं जो विषय से परिचित नहीं है, तो सुनिश्चित करें कि आपने बुनियादी जानकारी, संबंधित जानकारी और आवश्यक शब्दावली सहित मूल बातें पेश की हैं। पहले शंकु को खोजने के बिना एक जटिल विवरण में जल्दी मत करो।
     • शंकु का पता लगाने के लिए, जांचें कि आप जो प्रश्न लिखते हैं जैसे कि "विषय महत्वपूर्ण क्यों है?" जो वर्तमान में इस मुद्दे पर काम कर रहे हैं, वे विशेष रूप से क्या काम कर रहे हैं और किस कारण से कर रहे हैं? और ऐसे विषय का समग्र महत्व और परिणाम क्या होगा? "
   • यदि आप विशेषज्ञों के लिए लिख रहे हैं, तो विषय के लिए अधिक जटिल भाषाओं और शब्दजाल का उपयोग करने में संकोच न करें। हालांकि, यदि आप नौसिखियों या उन लोगों के लिए लिख रहे हैं जो आपके विषय को नहीं जानते हैं, तो आपको भ्रामक भाषा का उपयोग नहीं करना होगा, और यदि आप विशेष रूप से शब्दजाल का उपयोग करते हैं, तो परिभाषाओं को भी शामिल करने का प्रयास करें।

भाग 2 अपनी रिपोर्ट का आयोजन

1. 
   

   
   सारांश से शुरू करें। यह खंड आपके काम की सामग्री का संक्षेप में वर्णन करता है और निम्नलिखित सवालों के जवाब देता है: "दस्तावेज़ के बारे में क्या है? “आपने इस विशेष विषय को क्यों चुना? आपके निष्कर्ष क्या थे? "। यह आधा पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए।
   • अपनी रिपोर्ट के मुख्य भाग को समाप्त करने के बाद आपको सारांश का वर्णन करना आसान लगता है। हालांकि, अंतिम दस्तावेज के मुख्य निकाय से पहले सार को तैनात किया जाना चाहिए।

2. 
   

   
   परिचय लिखिए। यह अनुभाग उस विषय के बारे में बुनियादी जानकारी प्रदान करना चाहिए, जिस पर आप काम कर रहे हैं। यदि आपको एक साहित्यिक पत्रिका का उल्लेख करने की आवश्यकता है, तो आप इसे यहाँ ठीक कर सकते हैं।
   • परिचय में, उस समस्या या विषय का वर्णन करें जो आपके शोध को संबोधित करता है। यह एक वैज्ञानिक मुद्दा हो सकता है, जैसे कि खाने के कीड़ों की वृद्धि दर, या दिन के कारोबार पर एक विषय, जैसे हवाई अड्डे की सुरक्षा।
   • उपयोगी शोध को सारांशित करें, लेकिन इसे परिचय से परे न बनाएं। आपकी रिपोर्ट का सार आपका काम होना चाहिए, दूसरों का विश्लेषण नहीं।
   • यदि आप इस बारे में प्रयोग और लेखन कर रहे हैं, तो परिचय में अपने शोध का वर्णन करें।

3. 
   

   
   अपनी कार्यप्रणाली या अपने विश्लेषण का लक्ष्य प्रस्तुत करें। वैज्ञानिक कार्यों के लिए, यह जानकारी आमतौर पर "मेथोडोलॉजी" नामक एक अध्याय का हिस्सा है। इस अध्याय में, आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रक्रियाओं, हार्डवेयर और अन्य साधनों की व्याख्या करें।
   • आप अपनी कार्यप्रणाली को कालानुक्रमिक रूप से व्यवस्थित कर सकते हैं, जो आपने पहले किया था। वैकल्पिक रूप से, आप उन्हें प्रकार से समूहित कर सकते हैं, जो मानविकी में अनुसंधान के लिए भी अनुशंसित है।
   • आपके द्वारा किए गए कार्यों का वर्णन करने के लिए अतीत का उपयोग करें।

4. 
   

   
   अपने परिणाम प्रस्तुत करें। इस अध्याय में, आप अपनी टिप्पणियों, या अपनी कार्यप्रणाली के परिणामों को प्रस्तुत करते हैं। आपको अपने अनुभवों या प्रक्रियाओं का संक्षेप में वर्णन करने की आवश्यकता होगी (पिछले अध्याय में आपके द्वारा किए गए विवरण से कम विवरण दें) और मुख्य परिणामों की रिपोर्ट करें।
   • आप परिणामों को कई अलग-अलग तरीकों से प्रस्तुत कर सकते हैं। आप उन्हें सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम महत्वपूर्ण, सरल से जटिल या प्रकार से व्यवस्थित कर सकते हैं।
   • यहां अपने परिणामों की व्याख्या न करें। आप इसे अगले अध्याय में करेंगे।

5. 
   

   
   अपने डेटा पर चर्चा करें। यह आपकी थीसिस का दिल है। यह वह जगह है जहां आप अपने परिणामों का विश्लेषण करते हैं और पाठक को इसका मतलब बताते हैं। चर्चा की शुरुआत में सबसे महत्वपूर्ण खोजों को सारांशित करें। आप निम्नलिखित पैराग्राफ में अधिक विस्तार से जा सकते हैं।
   • अपने परिणामों और अपने काम में पहले की गई साहित्यिक समीक्षा के बीच संबंध को स्पष्ट करें।
   • ध्यान दें कि अतिरिक्त शोध आपको अपने अध्ययन में अंतराल को भरने या किसी भी समस्या को हल करने में मदद करेगा।
   • अपने परिणामों के महत्व को समझाएं। यह सवाल का जवाब देने जैसा है "तो क्या? "। आपकी खोज वैज्ञानिक समुदाय के लिए क्या लाती है? वे उपयोगी और महत्वपूर्ण क्यों हैं?
   • कुछ खातों में, आपको आंशिक निष्कर्ष के साथ समाप्त करने के लिए कहा जा सकता है जो महत्वपूर्ण बिंदुओं के पाठक को याद दिलाता है। हालाँकि, कई रिपोर्टों के लिए, आप चर्चा अध्याय के अंत में अपने शोध को समाप्त कर सकते हैं।

भाग 3 अपने लेखन कौशल में सुधार करें

1. 
   

   
   जो आपने सीखा है, उसका संवाद करें। रिपोर्ट लिखने का एक अच्छा तरीका यह है कि आप इसे एक माध्यम के रूप में सोचें, जिसके द्वारा आप पाठक को "यहां वही किया जाए जो मैंने किया है, और यहां जो मैंने पाया है" या "यहां वही है जो मैं इस विशेष के बारे में जानता हूं" । अपने पाठकों को प्रभावित करने के लिए न लिखें, बल्कि उनसे संपर्क करें। इस तरह, आप इसे करने की कोशिश किए बिना भी उन्हें प्रभावित करेंगे।

2. 
   

   
   एक पेशेवर भाषा का प्रयोग करें। शब्द स्लैंग का उपयोग करने से बचें। उदाहरण के लिए, "परिणाम अच्छे थे" कहने के बजाय, "परिणाम महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण थे"। यथासंभव अधिक बोली जाने वाली भाषा से बचें (अनौपचारिक और बोलने में सामान्य)। इसका मतलब है कि आपके ई को फ्रेंडली नहीं बल्कि प्रोफेशनल होना चाहिए।
   • अपने शिक्षक (या किससे) के साथ स्पष्ट करें कि क्या एकवचन के पहले व्यक्ति का उपयोग करना उचित है (वाक्यांशों के लिए जिसमें आप "I" शब्द को विषय के रूप में उपयोग करते हैं)। कई मामलों में, पहला व्यक्ति अकादमिक पत्र या रिपोर्ट लिखने के लिए उपयुक्त नहीं है। हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब पहले व्यक्ति का उपयोग प्रभावी और ठोस होता है। यह अनुमान लगाने की कोशिश करने के बजाय कि यह उचित है या नहीं, आपको बस अपने शिक्षक से बात करनी चाहिए।

3. 
   

   
   स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से लिखें। वाक्य बहुत जटिल या अंतहीन नहीं होने चाहिए। स्पष्ट वाक्य रचना संरचनाओं के साथ सर्वोत्तम छोटे वाक्यों का उपयोग करने का प्रयास करें। यदि संभव हो तो, अल्पविराम, अर्धविराम और बृहदान्त्र के अधिक उपयोग से बचें। लघु, स्पष्ट वाक्यों का उपयोग उत्कृष्ट रिपोर्ट की एक महत्वपूर्ण विशेषता है।
   • प्रत्यक्ष और सक्रिय पुष्टि करें। आपके वाक्यों की संरचना निम्नलिखित को व्यक्त करनी चाहिए: "मैंने इस विषय पर शोध किया है, इस परिणाम को पाया और प्रदर्शित किया है। यदि संभव हो, तो निष्क्रिय आवाज़ के उपयोग से बचने की कोशिश करें, क्योंकि पाठक के लिए इसे समझना अधिक कठिन हो सकता है।

4. 
   

   
   अध्याय और शीर्ष लेख शामिल करें। इससे आपके दस्तावेज़ में जानकारी को समझना आसान हो जाएगा और पाठक और आलोचकों के लिए इसे और अधिक आकर्षक बना देगा।
   • आपको बोल्ड, इटैलिक, या बड़े फ़ॉन्ट आकार का उपयोग करके उन्हें बाकी ई से अलग करने के लिए अपने शीर्षकों को भेद करने की आवश्यकता होगी। यदि आप एक विशिष्ट शैली गाइड का पालन करते हैं, तो इन हेडर के लिए सिफारिशों का पालन करना सुनिश्चित करें।

5. 
   

   
   विश्वसनीय स्रोतों की एक विस्तृत श्रृंखला का उपयोग करें। स्रोतों की एक विविध श्रेणी का उपयोग करने से आपको किसी विशेष विषय के बारे में अपने ज्ञान को व्यापक बनाने में मदद मिलेगी, जिससे आपको अपनी रिपोर्ट का विस्तार करने के लिए अधिक जानकारी मिलेगी, और आकस्मिक साहित्यिक चोरी की संभावना कम हो जाएगी।
   • विश्वसनीय स्रोतों के रूप में पुस्तकों और पाठ्यक्रम सामग्री, समाचार पत्रों, वैज्ञानिक पत्रिकाओं और सरकारी रिपोर्टों और अन्य कानूनी दस्तावेजों का उपयोग करें। इनमें से कई दस्तावेज़ ऑनलाइन उपलब्ध हो सकते हैं या एक मुद्रित संस्करण हो सकता है।
   • यदि आपको इस विषय पर जानकारी प्राप्त करने में कठिनाई हो, तो अपने लाइब्रेरियन से बात करें! इस तरह की स्थिति में आपकी मदद करने के लिए लाइब्रेरियन प्रशिक्षित होते हैं।
   • आपको उन दस्तावेजों से बचने का प्रयास करना होगा जो केवल राय पर आधारित हैं। दूसरे शब्दों में, उन दस्तावेजों की तलाश करें जो तथ्यों से प्राप्त होते हैं, और यदि संभव हो तो किसी भी दावे को सत्यापित करने के लिए बहुत उपयोगी जानकारी होती है।

6. 
   

   
   पहले से अच्छी तरह तैयार करें। रिपोर्ट लिखने में समय लगता है। एक उत्कृष्ट रिपोर्ट लिखने में अधिक समय लगता है। अपने काम को तैयार करने, लिखने और प्रमाण करने के लिए पर्याप्त समय दें। इसका मतलब है कि आपको समय सीमा से कई महीने पहले शुरू करना होगा, यह उस गति पर निर्भर करता है जिस पर आप काम करते हैं, रिपोर्ट की लंबाई और अन्य आवश्यकताएं।
   • अपने विषय के लिए केवल आवश्यक शोध करने के लिए एक समय निर्धारित करें। जितना संभव हो सके उतने दस्तावेजों के साथ खुद को परिचित करके अपने विषय पर विशेषज्ञ बनने के लिए खुद को समय दें। जब आप लेखन चरण के लिए आगे बढ़ने के लिए तैयार होते हैं, तो आपके पास एक ठोस ज्ञान आधार होगा जिसे आप अपने अध्ययन में पास करेंगे।

भाग 4 अपनी रिपोर्ट की समीक्षा करना

1. 
   

   
   अपनी रिपोर्ट को प्रूफरीड या रीराइट करने के लिए आवश्यक समय का बजट बनाएं। आपका पहला ड्राफ्ट केवल एक ड्राफ्ट होना चाहिए। मूल्यांकन के लिए नोट या अपने बॉस के साथ इसे दर्ज करने से पहले आपको अपने खाते को फिर से पढ़ने और फिर से लिखने की अपेक्षा करनी होगी। यदि आप एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण रिपोर्ट लिखना चाहते हैं, तो आपको उचित और आवश्यक सुधार और बदलाव करने के लिए पर्याप्त समय देना चाहिए।

2. 
   

   
   वर्तनी और व्याकरण की जाँच करें। आपको व्याकरण और वर्तनी दोनों के संदर्भ में अपने काम का फिर से ध्यान रखना होगा। याद रखें कि आपके कंप्यूटर का सुधारक किसी भी त्रुटि का पता नहीं लगाएगा। उदाहरण के लिए, आप "समय" के बजाय "उनके" शब्द का दुरुपयोग कर सकते हैं। कंप्यूटर का सुधारक इसका पता लगाने में सक्षम नहीं होगा, इसलिए आपको इस फ़ंक्शन पर पूरी तरह भरोसा नहीं करना चाहिए। वर्तनी और व्याकरण जैसे छोटे विवरणों पर ध्यान देना, दस्तावेज़ की समग्र गुणवत्ता में सुधार करेगा।

3. 
   

   
   अपने स्वरूपण की जाँच करें। सुनिश्चित करें कि आप अपनी रिपोर्ट या प्रोजेक्ट सबमिशन में सभी विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा कर चुके हैं। आपको एक कवर पेज बनाने की आवश्यकता होगी, कुछ प्रकार के फ़ॉन्ट या फ़ॉन्ट आकार, या किसी विशेष आकार के मार्जिन का उपयोग करना होगा।

4. 
   

   
   आलोचनात्मक दृष्टि से अपने काम की जाँच करें। प्रक्रिया का यह चरण केवल एक रिप्ले से अधिक हो सकता है। इसके विपरीत, यह आपकी रिपोर्ट का एक महत्वपूर्ण विश्लेषण होना चाहिए। दिन के अंत में, आपको गलतियों और त्रुटियों की तलाश करनी होगी जो आपके काम की समग्र गुणवत्ता को प्रभावित करती हैं, और इसका मतलब है कि आपके दस्तावेज़ के पूरे अनुभाग को हटाना या फिर से लिखना।
   • अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें: "क्या मेरा दस्तावेज़ अपने उद्देश्य को पूरा करता है? अन्यथा, आपको एक गहन पुनरावृत्ति के बारे में सोचना होगा।

5. 
   

   
   अपनी रिपोर्ट किसी और को दें। यदि संभव हो, तो किसी विश्वसनीय मित्र, सहकर्मी या सहकर्मी से अपने मिनटों की समीक्षा करने के लिए कहें। संभव वर्तनी या व्याकरण की गलतियों की तलाश के अलावा, व्यक्ति रचनात्मक टिप्पणी करने में सक्षम हो सकता है। यह आपके अध्ययन की गुणवत्ता को बेहतर बनाने में आपकी सहायता कर सकता है।

• जब आप किसी ऐसे स्रोत से जानकारी का उपयोग करते हैं जिसके आप लेखक नहीं हैं, तो आपको उस स्रोत के मूल लेखक को उस विशिष्ट जानकारी के लिए क्रेडिट करना चाहिए। किसी अन्य व्यक्ति के वाक्य लेना और उन्हें अपने जैसा उपयोग करना एक साहित्यिक चोरी है, और यह आपको अकादमिक और व्यावसायिक रूप से गंभीर समस्याएं पैदा कर सकता है।