पत्र कैसे प्रस्तुत करें

विषय

• चरणों
• विधि 1 वाणिज्यिक या आधिकारिक पत्र
• विधि 2 अनुकूल पत्र
• विधि 3 आधिकारिक या वाणिज्यिक ईमेल
• विधि 4 दोस्ताना ईमेल

एक पत्र प्रस्तुत करने के लिए, आपको इसके प्रकार पर विचार करना होगा। वास्तव में, इस बात पर निर्भर करता है कि पत्र किसी मित्र या आधिकारिक प्राप्तकर्ता को संबोधित है या नहीं। इसके अलावा, आप मेल द्वारा भेजे गए पारंपरिक पत्र और इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे गए ईमेल को एक ही तरीके से जमा नहीं करेंगे। यह प्रश्न जटिल लग सकता है, लेकिन बाकी का आश्वासन दिया गया है, क्योंकि थोड़ी सी विधि के साथ, आप आसानी से अपने सभी पत्रों को सही ढंग से प्रारूपित करेंगे।

चरणों

विधि 1 वाणिज्यिक या आधिकारिक पत्र

1. 
   

   
   अपना नाम और पता दर्ज करें। आपको इसे अक्षर के शीर्ष पर करना होगा। यदि आवश्यक हो, तो अपना पता, शहर, प्रांत दर्ज करें और पोस्टल कोड। सिंगल लाइन रिक्ति के साथ बाईं ओर सब कुछ संरेखित करें।
   • शहर, प्रांत और पोस्टल कोड एक ही लाइन पर हैं। आप पते को चिह्नित करने के लिए एक पंक्ति भी आरक्षित करेंगे।
   • यदि आप लेटरहेड का उपयोग करते हैं तो इस चरण को छोड़ देंगे जिसमें यह जानकारी है। दरअसल, भेजने वाले का पता दो बार न लिखें।

2. 
   

   
   पते के तुरंत बाद दिनांक दर्ज करें। यह पत्र के लेखन की तारीख है या वह पत्र जिसमें से एक को पूरा किया गया था।
   • उपरोक्त पते की तरह, दिनांक को संरेखित किया जाना चाहिए।
   • तारीख को सही ढंग से लिखें। सामान्य प्रारूप "दिन-महीने-वर्ष" में है। अमेरिकी प्रारूप के लिए, यह थोड़ा अलग है, क्योंकि हम महीने के साथ शुरू करते हैं, फिर दिन और अंत में वर्ष। महीना पूरा लिखा जाना चाहिए। दिन और वर्ष के लिए संख्याओं का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप लिखेंगे: 9 फरवरी, 2013।

3. 
   

   
   
   
   डेट के बाद एक लाइन छोड़ें। इस प्रकार, पता अगले अनुभाग से अच्छी तरह से अलग हो जाएगा।

4. 
   

   
   संदर्भ दर्ज करें। यदि आपके पास शामिल करने के लिए संदर्भ हैं, तो उन्हें एक अलग लाइन पर लिखें। लाइन संक्षिप्त नाम "रेफरी" से शुरू होनी चाहिए। एक बृहदान्त्र (:) द्वारा पीछा किया।
   • बाईं ओर संदर्भ के ई को संरेखित करें, जो एक पंक्ति से अधिक नहीं होनी चाहिए।
   • आपके द्वारा प्राप्त एक पत्र, रोजगार का प्रस्ताव, या जानकारी के लिए अनुरोध करने पर एक अलग लाइन पर एक संदर्भ शामिल करें।
   • इसे हाइलाइट करने के लिए संदर्भ के बाद एक लाइन छोड़ें।

5. 
   

   
   प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करें। इसमें उसका नाम, उसका शीर्षक, कंपनी का नाम, पता खुद, प्रांत यदि कोई हो, और पोस्टल कोड का वर्णन किया गया है।
   • इस जानकारी को सिंगल लाइन रिक्ति के साथ बाईं ओर संरेखित करें। प्राप्तकर्ता का नाम एक स्वतंत्र रेखा पर पंजीकृत होना चाहिए, जैसा कि उसका शीर्षक, कंपनी का नाम और पता होना चाहिए। शहर का नाम, यदि लागू हो तो प्रांत का नाम और पोस्टल कोड एक ही लाइन पर होना चाहिए।
   • यदि आप अपना पत्र विदेश में भेजते हैं, तो पते के नीचे एक अलग लाइन पर बड़े अक्षरों में देश का नाम लिखें।
   • किसी विशिष्ट व्यक्ति को उचित शीर्षक, जैसे "श्री" या "सुश्री" लिखकर पत्र को संबोधित करें। अनिश्चितता के मामले में, इस शीर्षक का उल्लेख नहीं करना बेहतर है।
   • पते के बाद एक लाइन छोड़ें।

6. 
   

   
   
   
   कॉल-आउट फ़ॉर्म के साथ अपने पत्र का मुख्य भाग शुरू करें। प्राप्तकर्ता के शीर्षक और अंतिम नाम के बाद एक ठेठ अभिवादन "महंगा" से शुरू होता है। नाम के बाद एक अल्पविराम है।
   • शिष्टाचार रूप को संरेखित किया जाना चाहिए।
   • यदि आप नहीं जानते कि यह एक पुरुष या महिला है, तो आप कंपनी के भीतर अपने कार्य के बाद व्यक्ति का पूरा नाम या सिर्फ अंतिम नाम लिख सकते हैं।
   • कॉल फॉर्म के बाद एक लाइन छोड़ें।

7. 
   

   
   यदि आप चाहते हैं तो पत्र के विषय को इंगित करें। आम तौर पर, एक आधिकारिक पत्र के विषय को एक अलग लाइन पर संदर्भ के पहले या बाद में संकेत दिया जाता है जो कि "ऑब्जेक्ट" शब्द के साथ शुरू होता है और उसके बाद एक कोलन होता है।
   • कथन सुसाइड और प्रासंगिक होना चाहिए। आम तौर पर, ऑब्जेक्ट का ई एक लाइन पर फिट होना चाहिए।
   • फ्रेंच में आधिकारिक पत्रों में आमतौर पर ऑब्जेक्ट के लिए आरक्षित एक पंक्ति होती है।यह अभ्यास एंग्लो-सैक्सन के बीच आम नहीं लगता है।
   • वस्तु का उल्लेख आपको पत्र के संदर्भों को इंगित करने से छूट नहीं देता है। दूसरी ओर, यदि पत्र अंग्रेजी में लिखा गया है, तो यह विषय या संदर्भों को शामिल करने के लिए सीमित होना चाहिए, लेकिन दोनों नहीं।
   • सामान्य तौर पर, वस्तु का अनुसरण करने वाली रेखा संदर्भ के लिए आरक्षित होती है। अमेरिकी में, हम ऑब्जेक्ट के बाद एक लाइन छोड़ते हैं।

8. 
   

   
   एक संक्षिप्त परिचय लिखें। अपने पत्र के उद्देश्य को लागू करने और समझाने के लिए एक छोटे पैराग्राफ से शुरू करें। अनुच्छेदों को बाईं ओर संरेखित करें या एक उचित संरेखण चुनें, और प्रत्येक अनुच्छेद की पहली पंक्ति को इंडेंट करने में संकोच न करें।

9. 
   

   
   पत्र के शरीर लिखें। यह खंड परिचय के बाद आता है। इसे आपके पत्र के विषय को संबोधित करना चाहिए और एक निष्कर्ष के साथ समाप्त होना चाहिए जो पूरे संक्षेप में प्रस्तुत करता है।
   • संक्षिप्त रहें, और प्रत्येक पैराग्राफ के लिए एकल रिक्ति लागू करें। हालाँकि, आपको एक पैराग्राफ़ से अगले और आख़िरी पैराग्राफ से एक लाइन छोड़नी होगी।

10. 
    

    
    एक विनम्र वाक्यांश के साथ समाप्त करें। उदाहरणों की कमी नहीं है। आप एक समर्थित सूत्र का उपयोग कर सकते हैं जैसे: "मैं आपसे विनती करता हूं, प्रिय महोदय, मेरे प्रतिष्ठित विचार की अभिव्यक्ति", या एक मध्यम सूत्र, उदाहरण के लिए "सौहार्दपूर्ण रूप से आपका"। अपने शिष्टाचार को सही ठहराना न भूलें जैसा कि आपने पिछले भागों के लिए किया था।
    • बड़े अक्षरों का प्रयोग बुद्धिमानी से करें और सभी व्याकरण और वर्तनी के नियमों का सम्मान करें।

11. 
    

    
    अपने हस्ताक्षर के लिए जगह तैयार करें। बस अपने नाम का वर्णन करें। ऐसा करने से पहले शिष्टाचार रूप के बाद तीन पंक्तियों को कूदें। अपने हस्ताक्षर के तहत अपने कार्य को भी इंगित करें।

12. 
    

    
    अपने पत्र में संलग्नक का उल्लेख करें। यदि आप अपने पत्र में सिक्के शामिल करते हैं, तो उन्हें अपने हस्ताक्षर के तहत लिखें।
    • यदि आपके पास संलग्न करने के लिए भाग नहीं हैं, तो यह संकेत बहुत ही कम है।
    • एक साधारण अंतराल लागू करें और अपनी सूची को बाईं ओर संरेखित करें।

13. 
    

    
    टाइपिस्ट के प्रारंभिक संकेत दें। यदि पत्र को किसी अन्य व्यक्ति द्वारा टाइप किया गया है, या यदि आपने इसे निर्धारित किया है, तो अपने कर्मचारी को संलग्नकों की सूची के तहत पत्र के निचले भाग में उसके प्रारंभिक लिखने के लिए कहें।

14. 
    

    
    प्रिंट के बाद पत्र पर हस्ताक्षर करें। अपने नाम को हाथ से लिखें, अधिमानतः शाप में, पत्र के अंत और अपने टाइप किए गए नाम के बीच के स्थान पर। एक हस्तलिखित हस्ताक्षर प्राप्तकर्ता को आपके द्वारा भेजे जा रहे पत्र के साथ आपके द्वारा संलग्न महत्व को दर्शाता है।

विधि 2 अनुकूल पत्र

1. 
   

   
   तारीख बताइए। यह दाईं ओर पृष्ठ के शीर्ष पर सूचीबद्ध होना चाहिए। यह वह तिथि है जिसे आपने पत्र लिखा या पूरा किया है।
   • तारीख लिखिए। सामान्य प्रारूप "दिन-महीने-वर्ष" में है। अमेरिकी प्रारूप के लिए, यह थोड़ा अलग है, क्योंकि हम महीने के साथ शुरू करते हैं, फिर दिन और अंत में वर्ष। यह तकनीक आधिकारिक पत्रों के लिए आरक्षित है। आप केवल नंबरों का उपयोग करके तारीख भी दर्ज कर सकते हैं।
   • दिनांक को पृष्ठ के दाईं ओर संरेखित किया जाना चाहिए।

2. 
   

   
   एक अनुकूल कॉलिंग फ़ॉर्म लिखें। "महंगा" के साथ शुरू करना आम है, लेकिन आप प्राप्तकर्ता के पहले नाम का उपयोग करके अन्य परिचित फॉर्मूले का उपयोग कर सकते हैं, यदि आपके रिश्ते की प्रकृति आपको अनुमति देती है।
   • कॉल फॉर्मूला को छोड़ दिया जाना चाहिए और उसके बाद अल्पविराम का उपयोग करना चाहिए।
   • किसी मित्र या सहकर्मी को लिखते समय, आप आमतौर पर केवल उसका नाम लिख सकते हैं। उदाहरण के लिए: "प्रिय जीन"।
   • यदि पत्र का स्वर परिचित है, तो "प्रिय" को "हैलो" या "हैलो" जैसे शब्द से बदलना संभव है।
   • यदि प्राप्तकर्ता आपसे अधिक पुराना है, या यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति हैं जिसका आप सम्मान करते हैं, तो किसी के अंतिम नाम और नागरिकता के उचित शीर्षक सहित विचार करें। उदाहरण: "प्रिय श्रीमती रॉबर्ट"।
   • पत्र सूत्र और पत्र के मुख्य भाग के बीच एक रेखा कूदें।

3. 
   

   
   आपके पत्र की संरचना। एक परिचय, विषय का एक निकाय और एक निष्कर्ष लिखें। परिचय और निष्कर्ष एक छोटे पैराग्राफ से मिलकर होते हैं, लेकिन बाकी अक्षर आमतौर पर अधिक सुसंगत होते हैं।
   • बाईं ओर ई को संरेखित करें या एक उचित संरेखण चुनें, और प्रत्येक पैराग्राफ के पहले वाक्य को इंडेंट करने में संकोच न करें।
   • संपूर्ण मुख्य ई एकल-स्थान होना चाहिए। सामान्य तौर पर, एक मैत्रीपूर्ण पत्र में, आप प्रत्येक पैराग्राफ के बाद एक पंक्ति को छोड़ते नहीं हैं, लेकिन आप अपने पत्र की पठनीयता में सुधार के लिए ऐसा कर सकते हैं।
   • निष्कर्ष से अलग करने के लिए मुख्य ई के अंतिम वाक्य के बाद एक पंक्ति कूदें।

4. 
   

   
   एक उचित निष्कर्ष लिखें। "ईमानदारी से" मैत्रीपूर्ण पत्रों में भी, राजनीति का एक बहुत ही सामान्य रूप है। यदि टोन पर्याप्त रूप से परिचित है, तो आप कम पारंपरिक सूत्र का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप पास हैं, तो "आपको जल्द ही देखने का प्रयास करें" या "बाद में आपको देखें"।
   • इस सूत्र का अनुसरण अल्पविराम द्वारा किया जाता है, लेकिन यह आपके टाइप किए गए नाम को बाहर नहीं करता है।
   • शिथिलता के साथ शिष्टाचार सूत्र संरेखित करें।

5. 
   

   
   अपना नाम दर्ज करके साइन इन करें। आपका हस्ताक्षर निष्कर्ष के तहत होना चाहिए। अपने नाम का वर्णन शाप में करना सबसे अच्छा है।
   • आप अपने पहले नाम के साथ हस्ताक्षर कर सकते हैं, यदि प्राप्तकर्ता के साथ आपका रिश्ता इसकी अनुमति देता है। अपना नाम जोड़ें, यदि यह केवल आपके पहले नाम को पढ़कर आपको पहचान न सके।

विधि 3 आधिकारिक या वाणिज्यिक ईमेल

1. 
   

   
   एक परिचय के साथ शुरू करो। आपको अपने ईमेल के उद्देश्य का सही और संक्षिप्त रूप से वर्णन करना होगा। यह विवरण ऑब्जेक्ट के लिए आरक्षित फ़ील्ड में लिखा जाना चाहिए, और अपने आप में नहीं।
   • यदि प्राप्तकर्ता आपके ईमेल का इंतजार कर रहा है, तो आप ऑब्जेक्ट के संदर्भ को इंगित करने के लिए खुद को सीमित कर सकते हैं। अन्य मामलों में, यह विवरण लिखना अधिक नाजुक हो सकता है। उद्देश्य प्राप्तकर्ता को आपकी सामग्री के बारे में सूचित करना है। दूसरे शब्दों में, अपने पाठक को ईमेल खोलने के लिए प्रेरित करने का प्रयास करें।

2. 
   

   
   एक कॉल फॉर्म लिखें। आमतौर पर यह शब्द "महंगा" होता है जिसके बाद प्राप्तकर्ता का शीर्षक या कंपनी का नाम होता है।
   • यदि संभव हो तो किसी विशिष्ट व्यक्ति को पत्र को संबोधित करें। अपरिभाषित प्राप्तकर्ता को एक पत्र भेजने से बचें। अंतिम उपाय के रूप में "जिस पर यह सही है" अभिव्यक्ति का उपयोग करें।
   • सख्ती से, फ्रेंच में, कॉल-इन फॉर्म के बाद एक अल्पविराम रखा जाना चाहिए।
   • यदि आप "मैडम" या "सर" के बीच संकोच करते हैं, तो प्राप्तकर्ता का पूरा नाम लिखें।
   • कॉल फॉर्म के बाद एक लाइन छोड़ें।

3. 
   

   
   एक संक्षिप्त और सूचनात्मक पत्र लिखें। अन्य पत्रों की तरह, आपके पास एक परिचय, विषय का एक निकाय और एक निष्कर्ष शामिल होना चाहिए। आलेखन करते समय, यथासंभव संक्षिप्त और संक्षिप्त होने का प्रयास करें।
   • बाईं ओर मुख्य ई संरेखित करें।
   • इंडेंटेशन का इस्तेमाल न करें।
   • ई एकल-स्थान होना चाहिए। हालांकि, एक पैराग्राफ को अगले पैराग्राफ से और आखिरी पैराग्राफ के बाद छोड़ दें।

4. 
   

   
   एक शिष्टाचार रूप चुनें। इसका उपयोग पत्र को समाप्त करने के लिए किया जाएगा। आपके पास "ईमानदारी से" या किसी अन्य अभिव्यक्ति के बीच विकल्प है। इस सूत्र के बाद अल्पविराम लगाएं।
   • बाईं ओर विनम्र सूत्र संरेखित करें, और बड़े अक्षरों का उपयोग करके वर्तनी के नियमों का पालन करें।
   • आप अन्य वाक्यांशों जैसे "सर्वश्रेष्ठ संबंध," "धन्यवाद" या "ईमानदारी से तुम्हारा" का भी उपयोग कर सकते हैं।

5. 
   

   
   निष्कर्ष के तहत तुरंत अपना नाम टाइप करें। इलेक्ट्रॉनिक्स के साथ, आप शायद इसे हाथ से हस्ताक्षर करने में सक्षम नहीं होंगे।
   • बाईं ओर अपना नाम संरेखित करें।

6. 
   

   
   पत्र के नीचे अपनी संपर्क जानकारी दर्ज करें। अपने नाम के बाद एक पंक्ति छोड़ें, फिर अपना पता, ईमेल पता, फोन नंबर और, यदि लागू हो, अपनी साइट या ब्लॉग का पता लिखें।
   • इस सूची को एकल-रिक्ति के साथ बाईं ओर संरेखित करें। प्रत्येक जानकारी को एक अलग लाइन पर दर्ज करें।

विधि 4 दोस्ताना ईमेल

1. 
   

   
   वस्तु का संकेत देना। दिए गए बॉक्स में अपने ई-मेल के विषय का एक छोटा और सटीक विवरण दर्ज करके प्रारंभ करें। यह प्राप्तकर्ता को आपका ईमेल खोलने से पहले विषय का विश्लेषण करने की अनुमति देता है। इस प्रकार, वह आपकी सामग्री को पढ़ने के लिए सूचित और तैयार हो जाएगा।

2. 
   

   
   कॉल-इन फॉर्म के साथ शुरू करें। आपके पास कई फॉर्मूलों के बीच चुनाव है। आम तौर पर, आप "महंगी" से शुरू करेंगे। फिर प्राप्तकर्ता का नाम दर्ज करें।
   • इस सूत्र को बाईं ओर संरेखित करें।
   • यदि आप एक करीबी दोस्त को लिख रहे हैं, तो आप इस फॉर्म को छोड़ सकते हैं और बस अपना पहला नाम एक अल्पविराम के बाद लिख सकते हैं।
   • कॉल फॉर्म और ईमेल ई के बीच एक लाइन छोड़ें।

3. 
   

   
   अपने लिखो। अन्य अक्षरों के साथ, आपके ई में एक परिचय, विषय का एक निकाय और एक निष्कर्ष शामिल होना चाहिए। हालाँकि, यदि प्राप्तकर्ता एक करीबी दोस्त है, तो यह फ़ॉर्मेटिंग शानदार हो सकती है।

4. 
   

   
   अपने ईमेल को शिष्टाचार रूप से समाप्त करें। आपको औपचारिक होने की जरूरत नहीं है। हालाँकि, आपको अपना ईमेल बंद करना होगा, भले ही वह किसी प्रियजन को संबोधित हो।
   • यदि प्राप्तकर्ता एक बहुत ही अंतरंग मित्र है, तो आप अपना नाम दर्ज करके अपना नाम समाप्त कर सकते हैं, सामान्य राजनीति फॉर्मूला को छोड़कर।