प्रगति रिपोर्ट कैसे लिखनी है

विषय

• चरणों
• भाग 1 प्रक्रिया शुरू करें
• भाग 2 रिपोर्ट लिखना
• भाग 3 आम गलतियों से बचना

एक पेशेवर या शैक्षणिक परियोजना के प्रबंधन के लिए प्रगति रिपोर्ट बहुत महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, वे आपको उस परियोजना की प्रगति पर अपने वरिष्ठों, अपने सहयोगियों या अपने ग्राहकों को बेहतर ढंग से सूचित करने में मदद करेंगे, जिन्हें आप महसूस करते हैं। आपकी रिपोर्ट में किए गए कार्य को निर्दिष्ट करना चाहिए और परियोजना को पूरा करने के लिए जो कदम उठाने की आवश्यकता है।

चरणों

भाग 1 प्रक्रिया शुरू करें

1. 
   

   
   अपनी रिपोर्ट का उद्देश्य निर्धारित करें। कोई आपको कई कारणों से प्रगति रिपोर्ट का वर्णन करने के लिए कह सकता है। जाहिर है, और ज्यादातर मामलों में, यह एक विशिष्ट परियोजना को पूरा करने में आपके द्वारा की गई प्रगति को दिखाना है। हालाँकि, आपको अपने लक्ष्य पर थोड़ा और विचार करने की आवश्यकता होगी।
   • एक कार्यक्रम या अनुसंधान परियोजना की प्रगति पर एक रिपोर्ट एक पेशेवर परियोजना पर एक रिपोर्ट से थोड़ा अलग होगी। इस मामले में, आपको आवश्यक रूप से लागत जैसे अन्य तत्वों को ध्यान में रखते हुए जानकारी देने के लिए कहा जाएगा, लेकिन यह हमेशा ऐसा नहीं होता है।
   • एक ग्राहक के लिए एक रिपोर्ट एक बेहतर के लिए लिखी गई रिपोर्ट से अलग होगी। किसी भी मामले में, आपको अपनी रिपोर्ट लिखने के कारणों पर विचार करना होगा।

2. 
   

   
   
   
   अपने पाठकों को निर्धारित करें। जब आपने अपनी रिपोर्ट का लक्ष्य निर्धारित कर लिया है, तो आपको अपने पाठकों की ज़रूरत की जानकारी को अपने ई में शामिल करने के लिए चुनने की आवश्यकता होगी। प्रगति रिपोर्ट योजना वस्तुतः समान होगी, भले ही विषय प्रस्तुत न हो। हालांकि, आपको अपने प्रोजेक्ट की विशिष्टताओं पर विचार करना होगा।
   • प्रोजेक्ट के साथ आपके पाठकों के रिश्ते क्या हैं? उन पर परियोजना का क्या प्रभाव है? उदाहरण के लिए, यह प्रभाव अलग होगा यदि यह आपका बेहतर या ग्राहक है।
   • आपकी रिपोर्ट को पढ़ने के बाद निर्णय पाठक सोचेंगे। उदाहरण के लिए, रसद, वित्तपोषण या समय सीमा हो सकती है।
   • यह निर्धारित करें कि आपके पाठकों को परियोजना में भाग लेने और प्रभावी रूप से इसका पालन करने के लिए कौन सी जानकारी की आवश्यकता होगी। आपके पाठकों को जानने के लिए कौन से तकनीकी पहलू हैं? क्या वे प्रश्न में गतिविधि में उपयोग किए गए शब्दजाल के लिए उपयोग किए जाते हैं?

3. 
   

   
   अपने दर्शकों के साथ संवाद करने का सबसे अच्छा तरीका खोजें। एक प्रगति रिपोर्ट केवल एक लिखित दस्तावेज नहीं है जिसे आप अपने पर्यवेक्षक या शिक्षक को देते हैं। यह विभिन्न रूप ले सकता है, जैसा भी मामला हो।
   • एक प्रगति रिपोर्ट एक साप्ताहिक या मासिक कार्य बैठक के दौरान की गई मौखिक प्रस्तुति हो सकती है।
   • यह सहकर्मियों को नियमित रूप से भेजे गए ईमेल का रूप भी ले सकता है।
   • आप एक संस्मरण लिखने और अपने पर्यवेक्षक को संबोधित करने का निर्णय भी ले सकते हैं।
   • आमतौर पर, आप एक ग्राहक या सरकारी एजेंसी के लिए एक आधिकारिक रिपोर्ट लिखेंगे।

4. 
   

   
   
   
   अपने शेफ के साथ जांच करें। जब तक आपने इस तरह की रिपोर्ट नहीं लिखी है और इस मामले में आप इस मुद्दे के बारे में सब कुछ जानते हैं, अपने वरिष्ठों से अधिकतम जानकारी प्राप्त करने का प्रयास करें। आपकी कंपनी को एक विशिष्ट प्रस्तुति की आवश्यकता हो सकती है, जिस स्थिति में आपको अनुपालन करना होगा।

5. 
   

   
   रिपोर्ट की टोन चुनें। सभी प्रगति रिपोर्ट जरूरी औपचारिक नहीं हैं। वास्तव में, सहकर्मियों या प्रत्यक्ष पर्यवेक्षकों को आंतरिक रिपोर्ट अक्सर एक सुकून भरे लहजे में लिखी जाती है। यही कारण है कि आपको अपने नेता के साथ यह जांचने की आवश्यकता होगी कि वह आपकी रिपोर्ट से क्या अपेक्षा करता है।
   • यदि यह एक ग्राहक या एक थीसिस समीक्षा समिति को एक रिपोर्ट है, तो यह एक औपचारिक स्वर अपनाने की सिफारिश की जाती है।
   • हालांकि, एक औपचारिक या अनौपचारिक स्वर कोई फर्क नहीं पड़ता, क्योंकि मुख्य बात स्पष्ट, सटीक और ईमानदार होना है।

भाग 2 रिपोर्ट लिखना

1. 
   

   
   अपने दस्तावेज़ की प्रस्तुति चुनें। इससे पहले कि आप लिखना शुरू करें, आपको एक उपयुक्त प्रस्तुति चुनने और अपनी रिपोर्ट की सामग्री और टोन सेट करने की आवश्यकता होगी।
   • आप बुलेटेड सूची का उपयोग कर सकते हैं। यह विधि आपको अपनी जानकारी को स्पष्ट तरीके से प्रस्तुत करने की अनुमति देती है। पाठक आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए आसानी से अपने ई ब्राउज़ करने में सक्षम होगा। हालांकि, इस तरह की सूची में अंतरिम रिपोर्ट के मामले में औपचारिकता की कमी हो सकती है। इसलिए, यदि रिपोर्ट आपकी पंक्ति के नेताओं के लिए है, तो संक्षिप्त का उपयोग करना सबसे अच्छा है। लेकिन, यदि आप सहकर्मियों के साथ संवाद करते हैं, तो एक ईमेल चुनें।
   • चार्ट या टेबल को शामिल करना भी याद रखें। यह विशेष रूप से प्रासंगिक है यदि आप एक परियोजना पर प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं जिसके लिए आप धन प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं या यदि आप पाठक को प्राप्त धन को औचित्य देने की कोशिश कर रहे हैं।

2. 
   

   
   पैराग्राफ में अपने ई व्यवस्थित करें। एक अच्छी प्रगति रिपोर्ट जितना संभव हो उतना स्पष्ट होना चाहिए। एक ही प्रश्न पर समूह जानकारी के लिए, पैराग्राफ में अपने ई को विभाजित करना बेहतर है।
   • अपने ई को स्पष्ट करने के लिए, उपशीर्षक जोड़ने के बारे में सोचें, इसलिए आपके पाठकों को प्रत्येक अनुभाग की सामग्री के बारे में एक विचार है। यदि कोई बिंदु उनके लिए विशेष रूचि का है, तो वे इसे सीधे एक्सेस कर पाएंगे।

3. 
   

   
   शीर्षक लिखें। आम तौर पर, शीर्षक पहले पृष्ठ के शीर्ष पर रखा जाता है, यदि आप अपने दस्तावेज़ को निम्नलिखित पृष्ठों पर प्रस्तुत करते हैं। फिर, यह आपकी कंपनी या विश्वविद्यालय द्वारा की गई प्रस्तुति के नियमों पर निर्भर करेगा। इसलिए, नियत समय में आवश्यक जाँच करें।
   • शीर्षक में तिथि, अर्थात् रिपोर्ट प्रस्तुत करने की तिथि, प्राप्तकर्ता का नाम और कार्य, लेखक का नाम, उसका कार्य और रिपोर्ट का उद्देश्य शामिल होना चाहिए।

4. 
   

   
   परिचय दर्ज करें। यह खंड शीर्षक के बाद आता है। अक्सर, इसे बाकी ई से अलग करने के लिए इटैलिक किया जा सकता है। यह परियोजना और उसकी प्रगति का अवलोकन देने का कार्य करता है। आप प्रगति और प्राप्त लक्ष्यों को प्रस्तुत करेंगे।
   • रिपोर्ट के विषय को शामिल करना सुनिश्चित करें। परियोजना को भी शुरू करें, यह याद करते हुए कि यह अपनी प्रगति पर एक अद्यतन है।

5. 
   

   
   अपने ई के शरीर लिखें। इस भाग को वर्गों और उप-वर्गों में विभाजित किया जा सकता है। वास्तव में, यह अनिवार्य रूप से एक अधिक विस्तृत परिचय है। इसकी सामग्री की जांच करें और इसे बाहर निकाल दें।
   • अंतिम रिपोर्ट के साथ-साथ उन कार्यों को निर्दिष्ट करें जो प्रगति पर हैं।
   • सामने आई समस्याओं, विश्लेषण किए जाने वाले प्रश्नों और उन समाधानों का विश्लेषण करें जिन्हें बरकरार रखा जा सकता है।
   • इवोक और प्रोजेक्ट के दौरान हुए परिवर्तनों को सही ठहराते हैं।
   • आप अन्य वस्तुओं को भी शामिल कर सकते हैं जैसे कि स्टाफ टर्नओवर, लागत ओवररन, देरी, दस्तावेजों को प्राप्त करने में कठिनाई, या कंप्यूटर और सुरक्षा मुद्दे।

6. 
   

   
   परियोजना के अगले चरण लें। यह अनुभाग रिपोर्ट के मुख्य भाग का हिस्सा है। यह परियोजना के शेष चरणों के बारे में पाठक को सूचित करने का काम करेगा। बजट, प्रबंधन या परियोजना के पूरा होने की समय सीमा को प्रभावित करने वाली समस्याओं का उल्लेख करना न भूलें।
   • इन सबसे ऊपर, परियोजना की समय सीमा में किसी भी बदलाव को अनदेखा न करें।
   • समस्याओं को कम करने से बचें। हालांकि, अनावश्यक रूप से पाठक के बारे में चिंता न करें और वादे न करें जो आप नहीं रख पाएंगे।

7. 
   

   
   काम किए गए कुल घंटे दर्ज करें। आपको यह दिखाना होगा कि आप और आपकी टीम ने कितना समय बिताया है, अगर आपके पास एक है, तो परियोजना पर। आपके पाठकों को पता चल जाएगा कि आपने कड़ी मेहनत की है, चाहे वह आपका लाइन मैनेजर हो, आपके ग्राहक हों, या कोई सरकारी एजेंसी जो आपको पैसे दे सकती है।

भाग 3 आम गलतियों से बचना

1. 
   

   
   सावधान रहें कि अपने विषय से विचलित न हों। जब तक आप ऊपर वर्णित बिंदुओं का सम्मान करते हैं, तब तक आपका लेखन सही होगा। सीमांत मुद्दों से निपटने के लिए विषय से दूर न होने का प्रयास करें, भले ही वे दिलचस्प हों।
   • उदाहरण के लिए, यदि आपकी परियोजना किसी कला आयोजन के स्वयंसेवी संगठन के लिए है, तो आपको कला की निष्ठा की निपुण स्थिति का विश्लेषण करने के लिए लुभाया जा सकता है, लेकिन यह वास्तव में आपकी परियोजना की प्रगति को इंगित करने में आपकी मदद नहीं करेगा।

2. 
   

   
   सरल बनो। एक अंतरिम रिपोर्ट का उद्देश्य आपके द्वारा की गई प्रगति को शब्दों और सतही विचारों की धारा में डूबे बिना प्रस्तुत करना है। आपको बस प्रोजेक्ट की प्रगति, उन कदमों पर ध्यान देने की जरूरत है जिन पर कदम उठाने की जरूरत है और जो बदलाव किए जाने की जरूरत है।
   • रिपोर्ट के प्राप्तकर्ता के आधार पर, आपको कुछ निश्चित शब्दों से अधिक की आवश्यकता नहीं हो सकती है। एक अच्छा नियम आवश्यक जानकारी को यथासंभव संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत करना है।

3. 
   

   
   बहुत ज्यादा अस्पष्ट होने से बचें। परियोजना की वर्तमान स्थिति को स्पष्ट करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, "हम अपनी कलात्मक घटना को निधि देने के लिए प्रगति कर रहे हैं" जैसे कुछ कहने से बचें। इसके बजाय, अपनी जानकारी को अधिक स्पष्ट तरीके से प्रस्तुत करें: "इन विभिन्न संस्थानों द्वारा दिए गए € 5,000 के दो अनुदानों के लिए धन्यवाद, हमें € 12,000 के अपने लक्ष्य तक पहुंचने के लिए केवल € 2,000 की आवश्यकता है"।

4. 
   

   
   विस्तारक भाव हटाएं। याद रखें, आप एक स्पष्ट और संक्षिप्त रिपोर्ट लिखना चाहते हैं। जाहिर है, अपने ई को अभिव्यक्ति के साथ अव्यवस्थित करने की कोशिश न करें जो रिपोर्ट में कुछ भी नहीं जोड़ता है। उदाहरण के लिए, "कुल आपदा" या "भारी सफलता" जैसे शब्द किसी ग्राहक या निर्देशक को एक रिपोर्ट में शामिल करने के लिए बहुत भावनात्मक या बहुत अस्पष्ट हैं।

5. 
   

   
   अपने सूत्रों को उद्धृत करें। आपकी रिपोर्ट में एम्बेडेड जानकारी, डेटा और ग्राफिक्स के बाहरी स्रोतों की सही पहचान करें। आप एक पृष्ठ जोड़ सकते हैं जहाँ आप इन स्रोतों को इंगित करेंगे।