मेरे बॉस के फोन कॉल का जवाब कैसे दें

विषय

• चरणों
• भाग 1 फोन पर पेशेवर शिष्टाचार का अभ्यास करना
• भाग 2 अपने पर्यवेक्षक के साथ चर्चा करना
• भाग 3 काम के घंटों के बाहर एक फोन कॉल का जवाब देना

अपने बॉस से फोन कॉल प्राप्त करना कभी-कभी चिंता का स्रोत होता है, खासकर अगर यह अक्सर आपको परेशान करता है और आपको अपना आत्मविश्वास खो देता है। अपने नियोक्ता से फोन कॉल का जवाब देने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप हर समय फोन पर पेशेवर शिष्टाचार का अभ्यास करें और कार्यों को स्वीकार करने और उनके काम से संबंधित सवालों के जवाब देने के लिए हमेशा तैयार रहें।

चरणों

भाग 1 फोन पर पेशेवर शिष्टाचार का अभ्यास करना

1. 
   

   
   कॉल उठाओ। फोन को उठाने से पहले दो से तीन बार बजने दें। इससे उसे आभास होगा कि आप व्यस्त हैं और अच्छा प्रदर्शन कर रहे हैं। कॉल को बहुत जल्दी उठाएं, यह धारणा दें कि आप बहुत व्यस्त नहीं हैं या कुछ भी नहीं करते हैं, ऐसा करने से बहुत पहले इंतजार करना बताता है कि कॉलर आपके लिए प्राथमिकता नहीं है।
   • इस नियम को हर बार जब आप एक पेशेवर सेटिंग में हों, जो कोई भी आपको बुलाता है, लागू करना याद रखें। ऐसा न करें या इसकी सुविधा के नियमों को केवल तभी लागू न करें, जब आपका बॉस फोन करके आपसे संपर्क करने की कोशिश करता है, लेकिन सभी के साथ, अपने सहयोगियों, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं सहित, जो आपके लिए उचित व्यवहार करेंगे तो अधिक ग्रहणशील होंगे। इसके अलावा, आप यह सुनिश्चित करने के लिए कभी नहीं जान सकते कि आपका नियोक्ता आपको दूसरी पंक्ति से कब बुलाएगा।

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   उन्हें पेशेवर रूप से बधाई। फोन का जवाब देते समय, जितना संभव हो उतना पेशेवर और सुखद होने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके सहकर्मी या आपके नियोक्ता आपको फोन करते हैं, तो कहें, "यहां जीन पॉइसन। मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं? "
   • यदि आप कई विभागों के साथ एक बड़े संगठन में काम करते हैं, तो अपने ग्रीटिंग में अपने विभाग या विभाग का नाम निर्दिष्ट करें। कहो, "यहाँ वाणिज्यिक विभाग से जीन पॉइसन। मैं आपके लिए क्या कर सकता हूं? "
   • जब आप बाहरी लाइन से फोन कॉल का जवाब दे रहे हों, तो अपने व्यवसाय का नाम दर्ज करें, भले ही आपको लगे कि आपका बॉस आपको बुला रहा है। उदाहरण के लिए, कहते हैं, “नमस्ते! यहाँ एबीसी सेवा, जीन पॉइसन को उपकरण। मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं? "

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   भोजन को निगलें या अपने चबाने वाली गम को थूक दें। फोन उठाने से पहले इसे सबसे अच्छा करें, लेकिन अगर आप इसे समय पर नहीं कर सकते हैं, तो सबसे विवेकपूर्ण और शांत तरीके से कार्रवाई को समाप्त करें। चबाने वाली गम या भोजन के साथ मुंह में बात करना अनुचित है और एक खराब आत्म-छवि देता है। बेहतर होगा कि वार्ताकार इसे महसूस करेंगे।

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   स्पष्ट रूप से और सीधे माइक्रोफोन में बोलें। यह आपके और आपके पर्यवेक्षक के बीच संचार समस्याओं से बचने में मदद करेगा, जो बाद में समस्याएं पैदा कर सकता है। इसके अलावा, आपके बॉस को निराशा होगी यदि उसे ध्वनि या खराब ऑडियो गुणवत्ता की समस्या के कारण आपके साथ संवाद करने में परेशानी होती है।
   • जवाब देने और फोन पर बात करने के दौरान मुस्कुराना भी याद रखें। आपके बॉस सहित अधिकांश कॉलर्स को पता होगा कि आप अपनी आवाज़ और लहजे से मुस्कुरा रहे हैं। इसका आपके बॉस पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा, खासकर यदि आप बिक्री और ग्राहक सेवा से संबंधित उद्योग में काम करते हैं।

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   इसे अपना सारा ध्यान दें। अपने बॉस के साथ फोन पर बात करते समय बहुत सावधान रहें। वह सब बंद करो जो आप करते हैं भले ही यह एक ऐसा कार्य हो जो उसने आपको पहले दिया था। वह आपसे जो कहना चाहता है, उसे सुनने के लिए तैयार रहें।
   • सामान्य तौर पर, अपने बॉस के साथ संवाद करते समय बाहरी कारकों से विचलित होने से बचें। उदाहरण के लिए, यदि आपका कोई साथी आपके कार्यालय में है, जब आप फोन पर होते हैं, तो उसे विनम्र भाव से बताएं कि आप अभी उससे बात नहीं कर सकते हैं।

भाग 2 अपने पर्यवेक्षक के साथ चर्चा करना

1. 
   

   
   नोट ले लो। अपनी नोटबुक लें और जब आप उससे बात करें तो नोट्स लेने के लिए तैयार रहें। ऐसा करने से आप किसी भी महत्वपूर्ण जानकारी को नोट करने के लिए किसी भी समय तैयार हो सकते हैं जिसे वह आपसे बातचीत के दौरान संवाद करना चाहते हैं जैसे: समय, दिनांक, पते या किसी विशिष्ट कार्य के लिए निर्देश। यह आपको उन सभी महत्वपूर्ण प्रश्नों को लिखने की अनुमति देगा, जो आप उससे बदले में पूछना चाहते हैं।
   • हमेशा अपने डेस्क पर, एक शीर्ष दराज में या आसानी से सुलभ जगह, एक नोटपैड और एक पेन में रखना याद रखें। पास में एक नोटबुक होने से आप हर बार एक अनुसूचित या अनियोजित फोन कॉल पर महत्वपूर्ण जानकारी रिकॉर्ड कर पाएंगे।
   • यदि आपके पास हाथ में नोटबुक नहीं है, लेकिन अपने कंप्यूटर के सामने बैठें, तो एक खाली पृष्ठ या वर्ड दस्तावेज़ खोलें और नोट करें जैसे कि आप नोटबुक का उपयोग कर रहे थे। हालाँकि, अवगत रहें, कि वह आपको टाइप करने में सक्षम होगा, इसलिए बहुत सावधान रहें और ध्यान से सुनें ताकि वह आश्चर्यचकित न हो कि अगर आपके कीबोर्ड की आवाज़ें वास्तव में आपकी बातचीत से संबंधित हैं।

2. 
   

   
   शांत रहें। कुछ क्षणों के लिए गहरी और शांति से सांस लें और आपको शांत करने के लिए आवश्यकतानुसार थोड़ा पानी पिएं। फोन पर एक चिंतित व्यक्ति को पहचानना आसान है, खासकर यदि वह कठिन साँस ले रहा है या उसके पास एक कांप, झिझकती आवाज़ है। शांत रहने से आपको अधिक आत्मविश्वास महसूस करने और स्थिति को नियंत्रित करने में भी मदद मिलेगी।
   • यदि आप जानते हैं कि आपका नियोक्ता जल्द ही आपको कॉल करेगा, तो अपना कॉल प्राप्त करने से पहले थोड़ा पैदल चलकर चिंता से खुद को मुक्त करें। अपने कार्यालय या सेवा में थोड़ा उठो और चलो, इससे आपको मदद मिलेगी। बस कॉल के लिए समय पर वापस आना सुनिश्चित करें।
   • यदि आपको कॉल से पहले या उसके दौरान जल्दी से शांत होने की आवश्यकता महसूस होती है, तो कुछ गहरी साँस लें। चार से पांच सेकंड के लिए नाक के माध्यम से जितना संभव हो उतना धीरे-धीरे श्वास लें। अपनी सांस को तीन सेकंड के लिए रखें, फिर चार से पांच सेकंड के लिए धीरे से सांस छोड़ें। ऑक्सीजन को साँस लेना आपको तनाव से राहत देने में मदद करेगा और आपको अपना सिर साफ़ करने की अनुमति देगा।

3. 
   

   
   हर समय सक्रिय सुनने का अभ्यास करें। चूंकि वह आपसे चेहरे पर बात नहीं करता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आप उसे फोन पर बताई गई हर बात को स्पष्ट रूप से समझें। उसे उन चीजों को दोहराने और समझाने में संकोच न करें, जो आपने सुनी या समझी नहीं हैं।
   • वास्तव में, स्पष्टीकरण के लिए पूछें या समय-समय पर कुछ विवरणों की पुष्टि करें, भले ही आप उसके निर्देशों को समझें। लटकने से पहले अपने निर्देशों को अपने शब्दों में संक्षेप में बताने का प्रयास करें। सक्रिय सुनने का अभ्यास करके, आप उसे दिखाएंगे कि आप उसे आत्मसात करते हैं और पेशेवर हैं।

4. 
   

   
   उसका संक्षिप्त उत्तर दें। झाड़ी के चारों ओर मत जाओ, सीधे बिंदु पर जाएं और उसे सीधे जवाब दें। इससे यह आभास होता है कि आप अच्छी तरह से तैयार हैं और अपने बॉस को बिना विचलित हुए उसकी कॉल के उद्देश्य पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देगा। ज्यादातर मामलों में, आपका नियोक्ता बहुत व्यस्त है और केवल आपको फोन करता है क्योंकि वह आपसे कुछ विशिष्ट जानकारी चाहता है। जब तक वह विशेष रूप से आपसे उसे सभी विवरण देने के लिए नहीं कहता है, तब तक उसे वही दें जो वह चाहता है।
   • एक बार फिर, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको जरूरत पड़ने पर स्पष्टीकरण नहीं मांगना चाहिए। आपका नियोक्ता निश्चित रूप से बहुत व्यस्त है, लेकिन 60 सेकंड अधिक खर्च करने से बेहतर है कि आप अपने बॉस से अपनी गलतियों को सुधारने में घंटों बिताने की तुलना में अपना प्रश्न पूछें। यदि आपके पास पूछने के लिए बहुत सारे प्रश्न हैं, लेकिन पूछने के लिए पर्याप्त समय नहीं है, तो अपने नेता से पूछें कि क्या आप किसी विशेष सहकर्मी के करीब जा सकते हैं या अधिक लिखित होने के लिए लिखित दस्तावेज से परामर्श कर सकते हैं।

5. 
   

   
   मौखिक रूप से करें। बातचीत के दौरान ऐसा करें। वर्बल नोड्स "हां," "सहमत," "मैं समझता हूं," और "मैं देखता हूं" जैसे बयान हैं। वे सभी दिखाते हैं कि आप सक्रिय रूप से इसे सुन रहे हैं।
   • बेशक, ये मौखिक बातचीत बातचीत के दौरान उचित समय पर की जानी चाहिए। ऐसा करने से पहले एक निर्देश या स्पष्टीकरण के बाद विराम की प्रतीक्षा करें।

6. 
   

   
   कॉल के दौरान सकारात्मक दृष्टिकोण रखें। सकारात्मक और गतिशील रवैया रखने से आपके बॉस को पता चलता है कि आप काम करने की चुनौतियों का सामना करने के लिए आश्वस्त, सक्षम और डरे हुए नहीं हैं। उदाहरण के लिए, यदि वह आपको किसी समस्या पर चर्चा करने के लिए कहता है, तो उससे संभावित समाधान के बारे में बात करें, जिसे आप कार्यान्वित कर सकते हैं।
   • जितना संभव हो उतना ग्रहणशील रहें, भले ही वह आपके काम या रवैये की आलोचना कर रहा हो। आलोचना को अपने शब्दों के साथ संक्षेप में स्वीकार करें, फिर चर्चा करें कि इसे कैसे ठीक किया जाए। आप भविष्य में आगे बढ़ने के तरीके के बारे में ईमानदारी से अपनी चिंताओं को व्यक्त कर सकते हैं, लेकिन पिछली गलतियों या समस्याओं के बहाने से बचें।
   • जब आप अपनी चिंताओं को व्यक्त करना चाहते हैं या पिछली समस्याओं की व्याख्या करना चाहते हैं, तो "आप" के बजाय सर्वनाम "I" का उपयोग करके अपने वाक्य को तैयार करें। यह आपके नेता को खुद को रक्षात्मक पर नहीं डालने देगा, जो आपको नकारात्मक या गुस्से के स्ट्रोक पर जवाब देगा। उदाहरण के लिए, यदि वह आपसे किसी ऐसे कार्य के बारे में चर्चा करने के लिए कहता है जिसे आप समय पर पूरा नहीं कर पाए थे, तो कहें, "मुझे आपको" कहने के बजाय "आवश्यक जानकारी एकत्र करने में परेशानी हुई थी" मुझे समय में आवश्यक जानकारी नहीं दी ”।

7. 
   

   
   उसे धन्यवाद। आपको कॉल करने के लिए समय निकालने के लिए अपने महाराज को धन्यवाद देना याद रखें। हालाँकि वह वही है, जिसने आपको बुलाया है, न कि दूसरे तरीके से, आपको कॉल करने के लिए उसे धन्यवाद देना, उसे उस समय के लिए अपनी प्रशंसा दिखाने का एक शानदार तरीका है, जो उसने आपको दिया है। उदाहरण के लिए, कहें, "मुझे पता है कि आपके पास एक व्यस्त दिन है, मुझे फोन करने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। "
   • ऐसा हर बार करें जब आपका पर्यवेक्षक आपको फोन करता है, और विशेष रूप से तब जब वह ऐसा करता है कि वह एक चिंता व्यक्त करे, आपके काम की आलोचना करे या एक परियोजना की व्याख्या करे। लक्ष्य आपको यह दिखाने के लिए है कि आपके द्वारा दिए गए कार्यों को पूरा करने के लिए आप कितने उत्सुक हैं, और जो समय उसने आपको दिया है, उसके लिए उसे धन्यवाद देना यह पहचानने का एक तरीका है कि उसकी कॉल आपको काम को अच्छी तरह से करने में मदद करेगी।

भाग 3 काम के घंटों के बाहर एक फोन कॉल का जवाब देना

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   हो सके तो कॉल का जवाब दें। यदि आपका बॉस काम के घंटों के बाद आपको फोन करता है, तो उसे उठाएं और उसके साथ चर्चा करें यदि यह आपकी अन्य प्राथमिकताओं में हस्तक्षेप नहीं करता है। ऐसा करना और भी महत्वपूर्ण है यदि आप छह महीने से कम समय तक इस पद पर रहे हैं।
   • नियमित व्यावसायिक घंटों के बाद अपने बॉस के साथ संवाद करने की आपकी इच्छा यह दिखाएगी कि आप अपने व्यवसाय और अपने काम के प्रति कितने समर्पित हैं।
   • यदि वह आपको कॉल करने पर उसका जवाब नहीं दे सकता है, तो जितनी जल्दी हो सके उसे साइन इन करें। आदर्श रूप में, आप अपने द्वारा छोड़ी गई आवाज़ को सुनेंगे और जितनी जल्दी हो सके वापस बुला लेंगे। कंपनी की संस्कृति और कॉल की प्रकृति के आधार पर, आपको यह समझाने के लिए ई-मेल या ई-मेल भेजकर प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए कि यदि आप उसे वापस नहीं बुला सकते हैं तो आप उसका कॉल क्यों नहीं ले सकते।

2. 
   

   
   अपनी कॉर्पोरेट संस्कृति की समीक्षा करें। कुछ कंपनियों में, नियोक्ता को समय या दिन की परवाह किए बिना कर्मचारी को फोन और ईमेल के माध्यम से संपर्क में रखने की आवश्यकता होती है। हालांकि यह अनुचित लग सकता है, फिर भी यदि आप इस पर काम करना जारी रखना चाहते हैं, तो आपको इसे अपनी कंपनी संस्कृति के हिस्से के रूप में स्वीकार करना होगा।
   • यदि आप नहीं जानते हैं कि किन नियमों का पालन करना है, तो अपने सहकर्मियों के करीब जाएं। आप सीख सकते हैं कि आप जवाब देने से कुछ घंटे पहले इंतजार कर सकते हैं या हर कोई तुरंत जवाब देता है। सही जानकारी प्राप्त करें और इसे लागू करें।

3. 
   

   
   सकारात्मक रहें और परिस्थिति के अनुसार कार्य करें। अपने नियोक्ता की बात सुनकर हमेशा विनम्र और सकारात्मक रहें, यहां तक ​​कि काम के घंटों के बाहर भी। उस ने कहा, आपको यह तय करने से पहले प्रत्येक स्थिति को व्यक्तिगत रूप से देखना होगा कि इसका जवाब कैसे दिया जाए।
   • उदाहरण के लिए, यदि आपका नियोक्ता आपकी आलोचना करता है या आपको नौकरी के बारे में निर्देश देता है, तो बातचीत के दौरान नोट्स लें, लेकिन कॉल खत्म होने के बाद अपनी अतिरिक्त-व्यावसायिक गतिविधियों को जारी रखने में संकोच न करें। यदि आपके द्वारा दिया गया कार्य अत्यावश्यक नहीं है, तो आप इसे अलग रख सकते हैं और सामान्य कार्य घंटों के दौरान इसे पूरा कर सकते हैं।
   • दूसरी ओर, यदि यह एक आपात स्थिति है, तो आपको अपने बॉस की इच्छा के अनुसार, एक ही समय में खुद को रखना चाहिए और एक सेकंड गंवाए बिना समस्या का समाधान करना चाहिए।

4. 
   

   
   अपनी नौकरी की संतुष्टि का मूल्यांकन करें। आपके बॉस से यह अपेक्षा नहीं की जा सकती है कि आप सप्ताह में 24 घंटे, सप्ताह के 7 दिन उपलब्ध रहें। हालाँकि, इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि उनकी अपेक्षाएँ उचित होंगी। यदि आपका बॉस आपको नियमित रूप से घंटों के बाद फोन करता है और यह आपको असहज या चिंतित महसूस करता है, तो दूसरी नौकरी की तलाश करें।
   • यदि आप जानते हैं कि आपका नियोक्ता घंटों के बाद कॉल करेगा, तो अपना सेल फ़ोन बंद कर दें, लेकिन जब तक आप संघबद्ध नहीं होंगे, आपको किसी भी समय निकाल दिया जा सकता है। यदि वह काम के घंटों के बाद उसकी कॉल का जवाब नहीं दे रहा है या आपको इसके लिए वापस भेज रहा है, तो आपका बॉस पीछे हट सकता है।